Le management visuel : concept et mise en oeuvre

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel, aussi appelé « Gestion et organisation par la vue » est une démarche du Lean Management reposant sur un ensemble de techniques de communication. L’objectif est de faciliter la transmission d’informations entre toutes les parties prenantes et pour chaque niveau hiérarchique.

Ce concept permet de stimuler l’efficacité de l’entreprise et de ce fait améliorer la satisfaction client. Son efficacité opérationnelle est renforcée, son organisation est plus réactive, plus flexible, plus agile.

Dans la pratique, le management visuel prend la forme d’un tableau, d’un marquage au sol ou d’un écran placé là où l’équipe travaille. On doit y lire en quelques secondes où en est le travail, ce qui s’écarte de l’objectif et qui s’en occupe. L’équipe met l’affichage à jour elle-même et le commente lors d’une réunion courte.

Quand utiliser le management visuel, et quand s’en passer

Le management visuel est utile quand une équipe poursuit un objectif commun, que la situation change d’un jour à l’autre et que les décisions doivent se prendre vite : atelier de production, service client, équipe projet...

Le management visuel présente de nombreux bénéfices pour l’entreprise, il permet notamment :

En termes de pilotage

• repérer rapidement les écarts, les tendances pour décider
• mettre en relief les informations importantes
• évaluer l'efficacité des plans d'action
• Visualiser et améliorer l’efficacité des processus, et plus globalement la performance organisationnelle

En termes de dynamique d'équipe

• stimuler la créativité de l'équipe pour générer plus d'idées
• poser les bases d'un travail collaboratif reposant sur le partage d'informations

En termes de management

• rendre la communication plus explicite, plus facile à comprendre - simplifier les messages et réduire les incompréhensions
• faire passer les messages clés avec efficacité
• aider à convaincre, à faire prendre conscience notamment pour la conduite du changement
• améliorer l'implication des collaborateurs grâce à des outils stimulants

Dans quels cas s’en passer ?

• Des informations confidentielles. Les salaires ou les évaluations individuelles n’ont pas leur place sur un mur.
• Aucun objectif commun. Si chacun traite des dossiers sans lien entre eux, un tableau d’équipe n’aide à prendre aucune décision collective.
• Personne pour l’animer. Sans responsable ni réunion régulière devant le tableau, les données sont périmées en quelques semaines.

Comment mettre en place un management visuel en 6 étapes ?

Pour conduire un projet de management visuel, un état des lieux de votre activité s’impose afin de bien clarifier votre besoin. Pour vous aider à comprendre la méthode, voici une démarche en six étapes.

À la fin, vous disposez d’un tableau installé, d’une personne chargée de le tenir à jour et d’une date pour faire le bilan.

Étape 1 : construire un groupe de travail

Définissez une ou plusieurs thématiques et pour chacune d’entre elles, créez un groupe de travail avec un chef de projet. L’objectif est de rassembler plusieurs personnes d’horizons différents afin de mettre en commun les compétences et les visions de chacun.

Intégrez dans ce groupe ceux qui utiliseront le tableau chaque jour, ainsi que leur responsable direct (voir l’erreur n° 5 plus bas).

À noter : organisez une réunion de lancement (kick off meeting) pour mettre votre projet sur les bons rails.

Étape 2 : définir le périmètre de votre management visuel

Commencez par une question : quelle décision ce tableau doit-il aider à prendre, et à quel rythme ? Un tableau lu chaque matin ne contient pas les mêmes informations qu’un tableau revu une fois par mois.

Vous pouvez utiliser le questionnement QQOQCCP pour explorer le sujet :

• Quoi ? Périmètre du projet, éléments à communiquer...
• Qui ? Services ou collaborateurs cibles...
• Où ? Lieux, sites...
• Quand ? Dates de lancement, mise en place...
• Comment ? Les moyens
• Combien ? Le budget
• Pourquoi ? Les objectifs

Notez les réponses sur une page : cette fiche de cadrage servira de référence au groupe.

Étape 3 : choisir vos outils

Il existe de nombreux outils permettant de créer un management visuel, dont certains sont peut-être déjà présents dans votre entreprise. Sélectionnez-en quelques-uns, utilisez-les, créez votre support dont vous avez besoin pour communiquer avec vos interlocuteurs.

• Quels outils avez-vous déjà à votre disposition ?
• Comment pouvez-vous les améliorer ?
• Sont-ils adaptés à votre interlocuteur ?
• Quels sont les nouveaux outils que vous pouvez mettre en place ?

Étape 4 : concevoir votre visuel

En partant toujours de votre cible, vous concevez votre visuel en fonction des outils que vous aurez sélectionnés. L’objectif est toujours de faciliter la transmission d’informations en évitant au maximum la surinformation et en mettant le moins de texte possible.

Avant de fabriquer quoi que ce soit, faites une maquette : des feuilles A4 fixées au mur, que le groupe déplace jusqu’à trouver la bonne disposition. Quatre règles guident la conception :

• Le bon graphique. Une courbe pour une évolution dans le temps, des barres pour comparer des quantités.
• Peu de couleurs. Réservez la couleur aux points à signaler, un écart par exemple.
• Pas de décor. Supprimez les cadres, bordures et quadrillages qui n’apportent aucune donnée.
• Un sens de lecture. Disposez les éléments de gauche à droite, dans l’ordre où vous les commenterez en réunion.

Étape 5 : définir les bons points d’affichage

En fonction des informations que vous souhaitez faire passer, il est important de placer le bon outil au bon endroit. Pour cela, vous devez définir un lieu de passage, un poste de travail, la taille de l’affichage, etc.

Étape 6 : s’assurer du bon fonctionnement des moyens mis en place

Fixez dès le départ une date de bilan, par exemple trois mois après l’installation. Il est important de réaliser un retour d’expérience (RETEX) sur ce qui est mis en place (outils, affichage, messages à faire passer, etc.) afin de mettre en place des actions correctives.

Trois questions suffisent pour ce bilan : le tableau est-il à jour ? Ses données sont-elles utilisées en réunion ? Des actions en sortent-elles ?

Les méthodes et outils du management visuel : lequel choisir ?

Les méthodes et outils doivent être simples à mettre en œuvre et accessibles à tous. Ils doivent pouvoir être repris par n’importe quel autre collaborateur sans avoir besoin d’un mode d’emploi pour les mettre à jour.

La grille ci-dessous relie chaque besoin de l’équipe à l’outil le plus courant.

À noter : un planning de Gantt rangé dans un dossier partagé ne relève pas du management visuel. L’outil doit être affiché et commenté devant l’équipe pour qu'il prenne cette dimension.

Le tableau Kanban, pour suivre l’avancement

Le tableau Kanban comporte au minimum trois colonnes : « À faire », « En cours », « Terminé ». Chaque tâche est une carte que l’on déplace de gauche à droite. Les équipes agiles l’utilisent pour suivre un sprint, c’est-à-dire une période de travail d’une à quatre semaines. Son intérêt : on voit tout de suite les tâches qui s’accumulent dans une colonne.

La roue chromatique et les couleurs

La roue chromatique est un cercle de couleurs qui permet d’associer les bonnes couleurs entre elles.

Le rouge, quant à lui, est une couleur qui appelle à l’action, attire l’œil. C’est aussi une couleur représentant une interdiction, un avertissement ou pour signaler un danger. Le rouge peut également suggérer l’urgence.

Il est recommandé de limiter votre combinaison de couleurs à deux, trois ou quatre couleurs.

Les matrices

Le diagramme d’Eisenhower est l’un des outils visuels de classification des priorités et d’appréciation des urgences. Il permet d’établir un plan d’action, réguler et déléguer des activités, autour de quatre axes :

• Les tâches importantes et urgentes
• Les tâches importantes, non urgentes
• Les tâches non importantes, urgentes
• Les tâches non importantes et non urgentes

Cet outil peut être affiché dans un bureau, salle de réunion, atelier, etc. Il doit être vivant et pousser les collaborateurs à atteindre leurs objectifs.

La carte mentale (mind mapping)

C’est une représentation visuelle permettant de prendre des notes et de consigner des idées.

Au centre de la feuille, notez un sujet central, et autour, des sujets secondaires qui sont reliés. Cette méthode permet d’organiser ses pensées grâce à la mise en forme d’informations graphiques et permet de faciliter la mémorisation. Voir le dossier sur la carte heuristique.

Les diagrammes de Gantt et de PERT, pour gérer un projet

Ce sont des méthodes d’ordonnancement, un planning, permettant de visualiser le début et la fin d’un projet ainsi que toutes les tâches qui amènent à l’aboutissement du projet. Pour en savoir plus, voir le planning de Gantt et le diagramme PERT.

D’autres outils peuvent être utilisés : 5S, Kanban, SWOT, PDCA, six Sigma, outils de résolution de problèmes, indicateurs de performance, logigrammes, méthode Kaizen, Juste à temps, etc.

Exemple de tableau de management visuel rempli et commenté

L’exemple ci-dessous est construit pour illustrer la méthode : le tableau d’une équipe projet de six personnes qui déploie un nouveau logiciel de facturation. Il se lit de gauche à droite, dans l’ordre du point quotidien.

L’écart se concentre sur les anomalies : neuf ouvertes pour cinq autorisées. Sans la zone 5, l’équipe verrait le problème chaque matin sans que personne ne s’en charge.

Éviter les 5 erreurs qui rendent un management visuel inutilisable

Voici 5 erreurs qui peuvent rendre votre communication inopérante :

• Un indicateur que l’équipe conteste. Quand l’équipe ne croit pas au chiffre affiché, la réunion sert à discuter de la mesure, plus du problème.
• Un panneau jamais mis à jour. Une information périmée n’est plus regardée, et l’équipe finit par douter du reste du tableau.
• Trop d’éléments affichés. Une personne garde en tête environ sept informations à la fois (George Miller, 1956) : au-delà, regroupez ou supprimez.
• Des écarts affichés sans leurs causes. Un écart signalé sans analyse revient d’une semaine à l’autre : prévoyez une zone pour noter la cause et l’action décidée.
• Des responsables intermédiaires mis de côté. Un responsable qui n’a pas participé à la conception donne ses propres consignes, et chaque équipe utilise le tableau à sa façon.

Notre avis : un tableau à moitié à jour fait plus de dégâts que pas de tableau du tout. L’équipe en déduit que ces chiffres n’intéressent personne. Retirez un indicateur qui n’est plus suivi plutôt que de le laisser vide.

Après l’affichage : animer le tableau avec un point d’équipe

Une fois le tableau installé, réunissez l’équipe devant lui à heure fixe, debout, quelques minutes. Dans les ateliers, cette réunion s’appelle l’animation à intervalle court (AIC). Les équipes agiles parlent de mêlée quotidienne, que le guide Scrum limite à quinze minutes.

Le déroulé tient en quatre temps :

1. Les résultats de la veille, comparés à l’objectif.
2. Les écarts et les problèmes apparus.
3. Le travail du jour : qui fait quoi.
4. Les actions décidées, avec un responsable et une date.

Un problème que l’équipe ne peut pas régler seule est noté, puis transmis au niveau supérieur. Attention : chez Assa Abloy, certaines réunions du matin restaient un monologue du chef d’équipe. Posez des questions et laissez chacun déplacer ses cartes lui-même.

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Auteur - Clarisse GUIGON

La satisfaction client a toujours été l’objectif de Clarisse que ce soit pour le client interne ou externe.

Depuis son entrée dans le monde du travail, il y a 10 ans, ses expériences l’ont amenée à gérer de multi-projets dans les industries ou les services.

Diplômé de Master en Management de la Qualité, Sécurité et Environnement, rédiger des articles permet à Clarisse de partager ses connaissances et vous éclairer sur votre travail au quotidien.