La collecte de l'expression du besoin en gestion de projet est un point à soigner dans la démarche.
Pratique
Téléchargez et conservez près de vous la fiche "Collecte des besoins d'un projet" en version PDFSi cette étape est mal réalisée, la réussite du projet risque d'en pâtir. En effet, la conception et la planification du projet reposent sur ces spécifications. En conséquence, elles doivent être conformes aux attentes des parties prenantes.
Un bon management de projet commence par une solide compréhension des besoins, posant ainsi les bases d'une réalisation cohérente.
Voici une méthode détaillée pour y parvenir, intégrant divers outils et techniques de management de projets.
Analyser le cahier des charges
La première est de passer en revue les documents existants, tels que le cahier des charges (lorsqu'il existe). Ce document de référence contient les spécifications initiales, les exigences, les objectifs du projet, ainsi que les contraintes fonctionnelles.
Identifier les parties prenantes
La première étape consiste à identifier tous les acteurs du projet. Le périmètre peut être large selon les ouvrages : en interne : utilisateurs, sponsors, membre de l'équipe projet... En externe : clients, fournisseurs... .Chaque partie prenante possède des besoins et des attentes spécifiques. Il est essentiel de les identifier pour la collecte des exigences.
Recueillir les besoins et attentes des parties prenantes
Organiser des ateliers collaboratifs
Une fois les parties prenantes ciblées, pour Une approche efficace pour analyser les besoins est d'organiser des ateliers de travail. La synergie entre les différents intervenants permettent de liste les besoins de manière exhaustive. Chacun venant avec ses propres exigences et sensibilité. En adoptant des méthodes agiles, comme le Kanban, ces ateliers peuvent être structurés pour faciliter l'échange d'idées et la priorisation des besoins.
Utiliser des techniques d'interview
Une autre approche est celle des entretiens individuels. Leur intérêt est de permettre une compréhension approfondie des attentes des parties prenantes. A l'aide de questions ouvertes le chef de projet peut explorer en détail les besoins fonctionnels et non fonctionnels. Et comprendre leur raison d'être. Au delà des besoins exprimés, le questionnement peut révéler des besoins latents.
Créer des diagrammes et des maquettes
Pour clarifier les besoins, il peut être utile de représenter certains livrables de manière visuelle. Par exemple en arborescence. Un maquettage fonctionnelle peut également être bénéfique pour communiquer les idées. Le concept peut alors servir de base pour recueillir la validation des besoins avec les utilisateurs finaux.
Formaliser les besoins
Une fois les besoins recueillis, transformer chaque exigence en spécifications claires, complètes et vérifiables pour bâtir un solide référentiel. Un bon document de spécifications fonctionnelles servira de référence tout au long du cycle de vie du projet.
Valider les besoins avec les parties prenantes
Cette validation est incontournable. Elle garantie que tous les aspects ont été pris en compte. De même que les attentes sont alignées avec la portée du projet. Rendre cette approbation formelle. L'engagement de chaque acteur du projet garantie un consensus sur la portée du projet.
Quels sont les outils et méthodes pour recueillir les besoins ?
- Bête à corne : pour exprimer précisément les attentes.
- Diagramme pieuvre pour identifier les interactions clés,
- Analyse fonctionnelle interne pour détailler les fonctions requises.
Suivi et gestion des changements
Une fois les exigences formalisées et validées, le travail n'est pas fini. La gestion des besoins est un processus itératif. Tout changement pouvant survenir durant le projet peut impacter les besoins tels qu'il ont été définis.
C'est le rôle du chef de projet de piloter les évolutions en appui avec le COPIL. Sa mission est de minimiser les impacts négatifs sur la progression du projet.
Les conseils de Marjorie Meunier
Comment identifier les parties prenantes ?
→ Certaines parties prenantes influentes sont souvent oubliées bien qu’étant largement capables de ralentir le projet, comme par exemple les experts extérieurs. Cartographier les différents acteurs d’un projet permet d'identifier les forces d’influence et les priorités.
→ Pour réaliser cette cartographie, il faut :
- identifier le maximum de parties prenantes du projet ( internes, externes, …)
- représenter les relations, les forces d’influence, les enjeux de chacun, le contexte, etc.
- utiliser une méthode/un outil de visualisation pour mettre les liens entre acteurs en évidence
Dans la fiche méthode, un exemple concret de cartographie vous aidera à réaliser la vôtre.
Comment récolter les données ?
→ En identifiant les questions précises pour la collecte et les méthodes pertinentes à utiliser. Pour des besoins utilisateurs sur un produit, il faudra par exemple certainement réaliser une observation. Pour comprendre les besoins des parties prenantes, un entretien sera essentiel.
→ Quelques clés :
- Créer une relation de confiance avec votre interlocuteur
- Écouter très attentivement tout ce que dit l’interlocuteur sans l’interrompre
- Poser des questions de plus en plus précises et reformuler pour l’aider à expliciter ce qui est resté implicite jusque là.
Par exemple, si vous concevez un nouveau téléphone, il faudra observer vos utilisateurs se servant de leur téléphone, mais aussi faire des entretiens avec le commanditaire par exemple pour comprendre l’orientation stratégique du projet. Cet exemple est détaillé dans la fiche méthode pour illustrer précisément la manière de bien déterminer les questions et les méthodes de collecte.
Comment analyser les données et en ressortir les besoins ?
→ Les besoins sont souvent latents et ressortent davantage dans le vocabulaire utilisé et les émotions que l’on peut identifier que dans le discours exprimé. Pour bien identifier les traits saillants et les éléments répétitifs, il faut donc :
- reprendre l’intégralité de ses notes écrites
- réécouter attentivement les enregistrements des entretiens, à froid
- analyser chaque partie des entretiens : le vocabulaire, les thématiques, etc.
→ Les parties prenantes sont souvent inscrites dans des réseaux d’enjeux sociaux qui brident leur discours. Cette autocensure est parfois même inconsciente, ce qui rend l’analyse de besoins beaucoup plus complexe. Pour dépasser cette barrière, il faut donc :
- classer en catégories les éléments revenus fréquemment (par type de besoin par exemple)
- comparer les matériaux recueillis par les différentes méthodes utilisées (les actions de la personne expriment-elles les mêmes besoins que son discours ?)
→ Tous les acteurs concernés par un projet n’ont pas le même poids dans la direction de celui-ci. Pour prioriser les besoins recueillis, il faut donc :
- enrichir cette cartographie grâce aux matériaux recueillis dans le processus de collecte
- expliciter sur cette cartographie l’influence, le poids, les enjeux de chacun
Téléchargez notre fiche pratique en pdf
- Explications simples pour une mise en oeuvre facile
- Illustrée par des exemples
- Fiche pdf agréable et efficace
Vous l’aurez compris, cette étape est non seulement essentielle, mais aussi fort intéressante ! En exprimant les besoins de manière efficace, vous formaliserez déjà les fonctionnalités du projet.
Auteur - Laurent GRANGER
Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 500 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.
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