Pourquoi et comment auditer une organisation
Rédigé par Laurent GRANGER - Mis à jour le 13/03/2023
L'audit interne est un outil permettant de vérifier l'efficacité d'un système de management. L'essentiel à savoir.
En l’occurrence, dans le domaine du management de la qualité, la norme ISO 9001 mais aussi les autres référentiels tels que OHSAS 18001 et ISO 14001 exigent que le système soit régulièrement contrôlé par des audits.
Ils font partie intégrante des outils de démarches de progrès .
Dans le cadre d'une action interne, l'auditeur fait partie de l'effectif de l'entreprise en question. Il est courant d'observer des interventions croisées entre services. Un collaborateur formé aux techniques d'audit vérifie le service d'à côté. L’indépendance de l'auditeur est un préalable indispensable pour une action pertinente.
Les objectifs
Cette démarche répond principalement à 2 objectifs :
- vérifier la conformité par rapport à un référentiel
- vérifier l'efficacité du système qualité : l’atteinte des niveaux de réalisation planifiés
Il convient de rester vigilant à ce que le processus ne se transforme pas en outil de contrôle. Procéder de la sorte condamnerait les audits futurs.
De même qu'il ne faut pas confondre avec audit et diagnostic. Ce dernier va beaucoup plus loin que la simple constatation d'écarts, il évalue la pertinence des décisions.
L'audit vérifie que "l'on fait bien les choses", le diagnostic évalue en plus si "on fait les bonnes choses".
L'investigation aboutit sur un constat d'audit et donne lieu à 2 niveaux de constatation : des écarts mineurs et écarts majeurs (on parlait avant d'observations, de remarques et de non-conformités)
Les phases de l'audit
Elles sont au nombre de 5 :
Le déclenchement : suite à un programme d'audit, l'action est lancée. Le domaine d'intervention est défini et l'auditeur nommé
La préparation : conception du plan d'audit (objectifs, audités, planning...) et consultation des référentiels et autres documentations.
La réalisation : tenue de la réunion d'ouverture, conduite des entretiens terrain et animation de la réunion de clôture.
Le rapport : rédaction du rapport d'audit et communication auprès des parties prenantes
Le suivi : élaboration du plan d'action suite aux constats, suivi de l'efficacité des actions engagées.
Les particularités de l'audit externe
Instrument de progrès et d'évaluation contractuel, l'audit externe aussi appelé "tierce partie" se révèle intéressant pour obtenir une appréciation de l'efficacité de son système qualité par rapport à un référentiel : relevé des écarts, identification de dysfonctionnements...
Cet outil est souvent mis en oeuvre dans le cas d'une relation client/fournisseur pour vérifier le respect des engagements contractuels.
L'accès à des informations sensibles par un tiers n'est pas sans poser problème au niveau de la protection des données. Dans certains cas extrêmes, l'audit externe est même proscrit.
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