Comment responsabiliser vos collaborateurs ?

Les bonnes pratiques pour rendre vos équipes autonomes

1. Faire une demande claire

Pour responsabiliser, le premier pas est de faire comprendre ce que vous attendez et en quoi c'est important (donner du sens favorise la motivation).

Comment vous assurer de faire une demande claire ? Reformuler et faire reformuler pour vérifier que votre demande a été bien comprise. Le sens des mots diffère selon les personnes !

Ex : demander à un collaborateur d'expliquer, devant vous, à un autre de son équipe ce que vous avez demandé.

2. Etre au clair avec vos objectifs

Il est important d'être au clair avec vos propres attentes : quels résultats escomptez-vous ? quel but poursuivez-vous en responsabilisant ? En effet, si vous n'êtes pas au clair avec ces attentes, comment saurez-vous qu'elles sont - ou non - satisfaites ?

Pensez "mesurable", fixez des indicateurs de réussite, même basiques. Cela vous permettra d'avancer vers ces objectifs de responsabilisation de votre équipe - sans cap, pas de progression.

 Ex : fixer comme objectif que chaque commercial ou chef de projet soit le seul point d'entrée pour son client, qu'il gère l'ensemble du dossier et vous reporte une fois par semaine, sans que vous ayez à intervenir ni relancer.

3. Insuffler la confiance

Attention à l'effet Pygmalion ! Si vous pensez qu'ils sont incapables d'autonomie et le leur montrez, ils vous donneront raison.A l'inverse, ressentir et projeter votre confiance en eux aidera à les responsabiliser.
Comment faire ?

Ex : listez pour vous-même 5 bonnes raisons de leur faire confiance. Pensez à ces 5 points quand vous leur communiquez vos demandes. Votre non-verbal s'en ressentira, il dégagera cette confiance que vous investissez en eux.

4. Responsabiliser et lâcher !

Une fois votre demande faite, laissez faire. Faites vous discret(e), absent(e), au besoin testez les effets de votre absence par petites touches pour voir si tout se passe comme vous le souhaitez. Il n'y a pas pire, pour responsabiliser, qu'un manager qui reste sur le pas de la porte, "encore là" ! Comme un parent qui laisse ses enfants pour la soirée et doute.

Pensez "nul n'est indispensable", ou toute autre croyance qui vous aidera à lâcher prise.

Ex : faire une demande claire, vérifier qu'elle a été entendue, demander à avoir des nouvelles quand ce sera fait et à partir de là ne plus revenir dessus. Passer (et penser !) à tout autre chose en attendant d'avoir le résultat.

5. Renforcer positivement

Vous constatez un résultat probant, votre équipe se responsabilise ? Dites-le ! Savoir souligner les réussites constitue un encouragement et un renforcement positif des comportements que vous cherchez à développer. Il serait dommage de vous en priver. Alors apprenez à saluer les trains qui arrivent à l'heure, même si pour vous le Super Chef de Gare c'est tout simplement normal.

Ex : donner un feedback sur la manière dont un dossier a été géré, souligner les qualités dont a fait preuve le chef de projet, le féliciter avec justesse sur des points factuels.

6. Apprendre à patienter

La responsabilisation se construit dans le temps, pour réussir vous avez besoin de rester focus sur l'objectif : ne baissez pas les bras et ne vous braquez pas à la moindre erreur de votre équipe. Allez crescendo dans le niveau de responsabilités confiées : pour vous comme pour eux la confiance se bâtit pas à pas, et ce mouvement de responsabilisation peut vous faire sortir de vos zones de confort respectives.

Voilà quelques pistes, il y en a d'autres. Maintenant, y a-t-il des choses à éviter absolument quand on veut responsabiliser ? Oui ! Certaines approches peuvent miner votre projet d'autonomiser vos collaborateurs. En voici quelques-unes.

A ne pas faire :

1. Avoir des attentes non réalistes

Tout le monde n'a pas les capacités ou l'envie d'être responsable. Si vous misez sur ceux qui attendent une liste des tâches tous les matins et préfèrent être micro-managés, votre chemin risque d'être long.

Une autre erreur serait de donner trop de responsabilités d'un coup et/ou pas assez de moyens pour les prendre.

Ex : un directeur commercial envoie un commercial junior tout seul en rendez-vous client et sans lui communiquer les points essentiels du dossier. Qui a dit "casse-pipe" ?

2. Garder les rênes tendues

C'est le risque quand on débute dans l'art de responsabiliser : on a peur et on garde la main. Soit en étant très directif dans les demandes, soit en vérifiant tout à la loupe, officiellement ou en loucedé quand vous ne l'assumez pas. Si vous responsabilisez, vous devez vraiment faire confiance !

Ex : un manager qui délègue et reprend toujours le travail après, à sa sauce et parfois entièrement (ex : une présentation client). Le collaborateur a le sentiment que son travail n'a servi à rien, il perd sa motivation et son autonomie.

3. Tout lâcher

Déléguer sans suivre, c'est démissionner, dit-on. Responsabiliser ne veut pas dire faire un chèque en blanc ! La confiance n'exclut pas le suivi, au contraire.

Ex : un manager qui confie une réponse à appel d'offres et ne relit même pas le dossier final avant envoi.

Non seulement c'est risqué pour le résultat, mais ce n'est pas motivant pour la personne dont vous ne considérez pas le travail.

4. Manipuler

Manipuler, c'est le meilleur moyen de miner votre entreprise de responsabilisation. Par exemple, avoir des attentes et ne pas les exprimer clairement, déléguer sans vraiment le dire etc., c'est contre-productif : mieux vaut être clair et "fair".

Ex : un manager confie un travail à deux membres de son équipe, à titre de "test". Les deux co-équipiers ne savent pas qu'ils sont testés, ils ne connaissent pas l'enjeu, ils sont en fait en concurrence et leurs périmètres respectifs se chevauchent.

Et pour aller plus loin :

Pour développer encore la responsabilisation de vos collaborateurs, je vous propose quelques pistes de travail... sur vous-même.

1. Travailler sa confiance en soi et en l'autre

Responsabiliser une équipe demande une confiance réciproque, pour cela vous avez besoin de sécurité intérieure. Késako ? Une confiance en vous qui vous permette de lâcher le pouvoir, l'importance, le fait d'avoir raison, et qui apaise d'éventuelles peurs : peur d'être dépassé par votre équipe, qu'elle soit meilleure que vous, que vous paraissiez moins indispensable ou peur d'avoir à pâtir vous-même de leurs erreurs.

2. Congruence et non verbal

Pour faire des demandes claires, vous avez besoin d'être congruent(e) entre votre intention, vos mots, et votre non verbal. Plus globalement, responsabiliser l'autre n'est possible que si vous êtes vous-même cohérent(e) dans vos décisions, vos demandes et attentes.

ex : vous confiez des projets "très urgents", puis les laissez traîner ; vous demandez à un collaborateur d'être le référent sur un sujet, mais vous vous adressez à d'autres sur le même sujet, sans le consulter.

3. Compétences relationnelles - Ecoute active et reformulation

Responsabiliser c'est établir une certaine relation avec l'autre, les compétences relationnelles et l'intelligence émotionnelles sont donc clés. Vous pouvez vous centrer en particulier sur l'écoute active et les techniques de reformulation, qui vous permettront d'avoir un feed-back sur vos actions de responsabilisation de votre équipe. A partir de là, vous pourrez ajuster votre stratégie.

Globalement, c'est l'ensemble de votre posture de manager, un savoir-être à développer qui favorisera engagement et autonomie dans votre équipe. Un beau projet pour grandir dans votre habit managérial !