Les outils du consultant : méthodes et démarches utiles à ce métier

Optimiser sa productivité personnelle de consultant

Une organisation personnelle pointue est indispensable au métier de conseil, lorsque indépendant, vous courrez derrière le temps. Un consultant gère plusieurs projets simultanément, avec des deadlines qui se chevauchent des cas. Cette réalité impose une rigueur organisationnelle sans faille. Savoir distinguer l'indispensable du moins prioritaire aide à se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée.

La différence entre un consultant qui survit et celui qui prospère ? Sa capacité à transformer le chaos quotidien en productivité structurée. 

Outils pour organiser son temps et devenir plus productif :

• Classer les tâches selon leur urgence et leur importance avec la matrice d'Eisenhower
• La to-do list pour établir des priorités
• La technique Pomodoro pour se concentrer sur une tâche à la fois sans se laisser perturber par des événements extérieurs
• La méthode NERAC pour planifier son travail

L'erreur classique consiste à se jeter sur les urgences dès le matin. Les consultants les plus performants protègent leurs heures de haute énergie cognitive (généralement 9h-11h) pour les tâches complexes : analyses stratégiques, rédaction de recommandations, conception de solutions innovantes.

Développer ses qualités personnelles essentielles

Comment tirer profit de ses points forts et travailler ses faiblesses ? Le développement personnel n'est pas un luxe dans le conseil, c'est une nécessité pour le développement de ses affaires. Certaines situations nécessitent de mobiliser ses ressources et capacités internes pour convaincre, faire passer ses idées...

Le secteur du conseil évolue. Hier, l'expertise technique suffisait. Aujourd'hui, les clients recherchent des consultants capables de naviguer dans la complexité humaine, de créer de la confiance instantanément, de transformer les résistances en adhésion. Ces soft skills déterminent qui obtient les meilleures missions et qui stagne.

• Développer son charisme
• Savoir faire une bonne première impression
• Maîtriser la pression, résister au stress
• Travailler ses soft skills

Entre deux cabinets proposant des méthodologies et offres de prix similaires, le gagnant sera sans doute celui qui a su créer une connexion émotionnelle avec le comité de direction, transformant une présentation technique en conversation stratégique engageante.

Maîtriser l'art de la décision en conseil

Choisir entre deux ou plusieurs alternatives est souvent un véritable casse-tête. Dans le conseil, une mauvaise décision peut coûter des millions à un client. D'où l'importance capitale de maîtriser des frameworks décisionnels robustes. Certains outils deviennent précieux pour rationaliser la décision en apportant un éclairage salutaire sur les caractéristiques des différentes options qui s'offrent au décideur.

Le paradoxe du consultant d'aujourd'hui: plus nous avons de données disponibles, plus la décision devient complexe. L'infobésité paralyse. Les meilleurs consultants ne cherchent pas davantage d'informations, ils structurent mieux celles qu'ils ont. Ils transforment la complexité en clarté grâce à des méthodes éprouvées.

• La matrice de décision : hiérarchiser les options identifiées
• La méthode ABCDE pour maîtriser le processus de décision

Attention au piège de l'analyse-paralysie. Jeff Bezos applique la règle des 70% : dès que vous avez 70% des informations nécessaires, décidez. Attendre 90% prend trois fois plus de temps pour un gain marginal de qualité décisionnelle.

Excellence en communication professionnelle

La communication est au cœur du quotidien du consultant. Certaines missions échouent non pas à cause de la qualité technique des livrables, mais de problèmes de communication. Le professionnel se doit de maîtriser les savoir-faire indispensables aujourd'hui pour échanger avec autrui.

La révolution digitale a transformé les codes. Un consultant doit jongler entre présentations PowerPoint impeccables, emails percutants et messages Teams concis. Chaque canal a ses codes, ses attentes, ses pièges. La polyvalence communicationnelle devient un avantage concurrentiel majeur.

• Les 7 C de la communication : pour garder en tête les 7 éléments indispensables pour une communication efficace
• Bien communiquer à l'oral et à l'écrit : les techniques de base
• S'appuyer sur le storytelling pour faire passer ses idées plus efficacement

A méditer : au lieu de présenter 50 slides pour justifier une option d'investissement, il peut être plus efficace de raconter l'histoire de deux entreprises similaires. Une qui a investi, l'autre non. Trois ans après, leurs destins divergents. 

Stratégies et tactiques pour trouver des clients

La démarche commerciale est le nerf de la guerre. Sans clients, le meilleur consultant du monde reste un chômeur qualifié. La bonne nouvelle ? La vente n'est pas seulement une question de talent personnel. A l'aide de techniques parfaitement maîtrisées, le consultant possède les armes pour développer sa clientèle et vendre son offre de conseil.

• Préparer un plan d'action commercial
• Établir un plan de prospection
• Développer son réseau de contacts
• Maîtriser les techniques de vente - méthode SIMAC et méthode SONCAS pour comprendre les besoins et motivations sur lesquels s'appuyer pour construire son argumentation
• Savoir négocier : préparer une négociation

Quel est le secret des consultants qui cartonnent commercialement ? Ils ne vendent pas du conseil, ils vendent des transformations. Ils parlent moins de leurs méthodologies et plus des résultats tangibles obtenus pour des clients similaires. La preuve sociale reste le levier commercial le plus puissant dans notre industrie.

Animer des séances de travail 

Moment clé d'une mission : la rencontre pour travailler sur un sujet. Ces moments déterminent souvent la trajectoire entière d'un projet. Une mauvaise réunion de lancement peut plomber 6 mois de travail. À l'inverse, un atelier réussi crée une dynamique positive qui porte la mission jusqu'au succès.

L'animation d'ateliers est devenue une compétence qui fait la différence. Les clients ne veulent plus subir des présentations descendantes. Ils exigent de la co-construction, de l'engagement, de l'énergie. Le consultant d'aujourd'hui est autant un facilitateur qu'un expert. Il orchestre l'intelligence collective pour faire émerger les solutions.

• Savoir poser des questions
• Organiser et animer une réunion
• Animer un atelier de travail
• Savoir prendre des notes
• Savoir convaincre - réussir un pitch
• Savoir présenter un dossier
• Rédiger un cahier des charges : lorsque c'est nécessaire, il faut savoir élaborer un cahier des charges avec le client pour l'aider à définir exactement ses besoins.

Résoudre des problèmes

Comment aborder d'une manière générale et avec méthode les problématiques exposées par ses clients ? La résolution de problèmes constitue l'ADN du consultant. C'est notre raison d'être. En s'appuyant sur une démarche organisée, précise, l'approche est sérieuse et crée une véritable valeur ajoutée dans divers contextes.

Les entreprises font appel à des consultants quand leurs problèmes dépassent leurs capacités internes. Pas forcément par manque de compétences, mais souvent par manque de méthode. Un problème complexe mal structuré reste insoluble. Un problème complexe bien décomposé devient une série de problèmes simples à résoudre séquentiellement.

• Les 5 étapes pour résoudre un problème

Analyser une situation

Comprendre les causes d'un fait, identifier le ou les élément(s) déclencheur(s). L'analyse causale sépare les consultants juniors des seniors. Les premiers traitent les symptômes, les seconds attaquent les causes racines. 

La complexité des organisations modernes rend l'analyse causale délicate. Un problème visible dans le service commercial peut avoir sa source dans la supply chain, lui-même causé par un dysfonctionnement IT, découlant d'une décision stratégique prise il y a trois ans. Démêler cet écheveau nécessite des outils structurés.

• Diagramme d'Ishikawa : pour identifier le pourquoi du comment de la situation ou les causes racines du problème en question
• Méthode des 5 pourquoi : technique simple, mais efficace pour explorer les raisons/causes probables
• La méthode CATWOE pour identifier les données d'une situation complexe
• le SIPOC pour analyser un processus : ses caractéristiques et son fonctionnement
• Comparer les performances de l'entreprise aux meilleurs du secteur à l'aide du benchmarking

Fixer des objectifs

Simple d'apparence, la fixation d'objectifs n'est pas toujours si évidente. Chaque entreprise a sa culture, mais toutes échouent quand les objectifs sont mal définis. D'autant plus lorsqu'il est nécessaire de créer un ou des objectifs généraux qui doivent être déclinés en objectifs locaux.

L'alignement stratégique reste le défi majeur. Comment s'assurer que l'objectif du commercial à Lyon contribue à la vision du CEO à Paris ? La cascade d'objectifs doit maintenir cohérence et motivation à chaque niveau. Un exercice d'équilibriste que peu maîtrisent vraiment.

• Un incontournable pour choisir des objectifs efficaces : la méthode SMART
• L'arbre d'objectifs pour décrire une hiérarchie d'objectifs
• Qui se développe en France : le système intégré OKR (voir des exemples) reposant sur la définition d'objectifs et des résultats clés associés

Structurer des informations et prioriser des solutions

Face à la complexité croissante, sans cadre ou méthode de structuration, c'est le chaos assuré. Les meilleurs consultants transforment cette masse informe en insights actionnables grâce à des principes éprouvés.

• Le MECE : principe de structuration des données d'un problème ou d'une idée
• Diagramme des affinités pour structurer les informations et idées par thème, méthode, mode de mise en œuvre, etc.
• L'arbre de décision qui permet de visualiser graphiquement les différentes solutions possibles

Le principe MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) transforme les consultants moyens en machines à penser. Pourquoi ? Parce qu'il élimine les redondances et les trous dans le raisonnement. Chaque élément a sa place, une seule place, et tous les éléments sont couverts.

Mettre en oeuvre des préconisations

Lorsque les missions ne se limitent pas aux préconisations, il convient d'organiser et planifier méthodiquement la mise en oeuvre. En accompagnant  l'implémentation de ses recommandations, le consultant multiplie les chances de succès.

L'exécution révèle les vrais talents. N'importe qui peut faire un PowerPoint brillant. Mais transformer ces slides en réalité opérationnelle, c'est autre chose. Ceux qui y parviennent fidélisent leurs clients et construisent une réputation hors pair.

• Le plan d'action pour mettre en musique les préconisations
• Définir les rôles et les responsabilités avec la méthode RACI

Gérer le changement

Les mesures techniques à prendre peuvent être compliquées, mais agir sur l'humain ne l'est pas moins. Il est souvent difficile de faire accepter une nouvelle organisation, une façon de travail radicalement différente... des oppositions peuvent se dresser et mettre à mal la réussite de la mission.

Le changement fait peur. C'est biologique, inscrit dans notre cerveau reptilien. Le consultant doit composer avec cette réalité. Les meilleurs ne forcent pas le changement, ils le facilitent. Ils transforment la peur en curiosité, la résistance en implication, les opposants en ambassadeurs. C'est un art subtil qui mélange psychologie, communication et leadership.

• Conduite du changement : comprendre les processus en jeu, connaître les outils et méthodes
• Anticiper et vaincre les résistances au changement

Voir aussi les outils pour gérer les projets.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.