Premier contact avec votre nouvelle équipe

Maj le 05/03/2019 par Raphaële GRANGER

Vous voilà sur le papier manager d'une nouvelle équipe. Si cette nouvelle vous réjouit, vos nouveaux collaborateurs sont, quant à eux, très certainement enclins à divers sentiments, selon le contexte : angoisse, peur du changement, craintes, tristesse, etc. Vous allez donc devoir les rassurer tout en asseyant votre leadership. Comment procéder ?

Les premières impressions sont souvent les bonnes. Lorsque l'on arrive à la tête d'une équipe déjà en place, la prise de poste est délicate : il faut veiller à ne pas trop en faire, ne froisser personne, éviter de vouloir imposer ses idées de but en blanc dès les premières secondes et surtout prendre soin de conserver la cohésion et la dynamique existantes. Cela tout en asseyant tout de même une certaine autorité.

Face au nouvel arrivant, l'équipe éprouve bien souvent des sentiments de crainte (peur du changement, de l'inconnu, de perdre quelque chose...), angoisse (face à de nouvelles exigences, un nouveau mode de management, etc.), de tristesse également (perte d'un certain confort routinier, de certaines habitudes...). Des émotions que le nouveau manager doit prendre en considération au même titre que la situation et le contexte dans lequel il arrive (rachat, réorganisation, départ en retraite, etc.).

  

Le premier contact est un moment essentiel - toutefois délicat - pour lequel vous n'aurez pas de seconde chance. Il est donc primordial de le préparer minutieusement.

Organiser une réunion de présentations formelle ou non peut être un excellent moyen de faire connaissance avec vos nouveaux collaborateurs, prendre le pouls quant au moral des troupes et instaurer un dialogue et un climat de confiance réciproque, éléments intrinsèques à une relation constructive avec votre équipe.

Faire connaissance avec vos collaborateurs avant de les rencontrer

En amont de cette réunion de présentations, glanez quelques informations sur votre équipe afin de montrer à vos nouveaux collaborateurs qu'ils comptent pour vous et que vous vous intéressez réellement à eux. Différentes sources possibles : 

  • entretien informel avec votre prédécesseur : à défaut avec votre supérieur hiérarchique, votre DRH ou encore votre DG. Ils seront à même de vous dire quelques mots sur les personnalités de chacun de vos nouveaux collaborateurs (points forts, faiblesses, etc.), vous informer d'éventuels conflits/informations majeures au sein de l'équipe dont vous devriez avoir connaissance.
  • organigramme/trombinoscope de l'entreprise : un document qui permet de comprendre l'organisation de l'entreprise et visualiser le rôle de chacun des salariés identifiés (nom, parfois accompagné d'une photo) au sein de l'entreprise. Plus particulièrement, cela vous permettra de savoir qui fait quoi dans votre nouvelle équipe.
  • Réseau Social de l'Entreprise : ou intranet. Un outil utile pour faire connaissance avec les différents salariés de l'entreprise et d'en apprendre davantage sur eux : poste, missions, compétences, mais aussi hobbies, activités extraprofessionnelles, etc.
  • réseaux sociaux classiques : notamment et avant tout LinkedIn qui vous permet de visualiser le profil professionnel de vos nouveaux collaborateurs, leurs parcours, leurs différentes expériences, etc. 

Efforcez-vous de retenir les noms de vos collaborateurs ainsi que quelques éléments les concernant : réussites clés, hobbies, ville d'origine, parcours, ancienneté dans l'entreprise, etc. Si cela est possible, mettez un visage sur les noms et mémorisez ces informations.

Il est essentiel, pour le bien-être de votre équipe et la réussite de votre prise de poste, de ne pas faire de faux pas dès le premier contact.  Ainsi, si vous êtes amené à manager des personnes de cultures ou de générations différentes, renseignez-vous sur les us et coutumes en matière de communication et de management, notamment. 

Par ailleurs, imprégnez-vous de la culture et de l'identité de votre nouvelle organisation. Lors de votre réunion de présentations, vous devrez veiller à être en phase avec l'esprit, les pratiques de l'entreprise, tout en apportant votre propre style de management .

Si toutefois vous étiez amenés à manager d'anciens collègues ou connaissances, il vous faudra redéfinir votre relation de travail avec ces derniers. Une démarche qui se fera en marge de cette réunion de présentations.

 

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Organiser une réunion de présentations avec votre nouvelle équipe

Qu'il soit formel ou non, ce moment de rencontre relativement court (30 min max) avec tous vos nouveaux collaborateurs est un élément clé de votre intégration et votre prise de fonction à la tête de l'équipe.

Choisir le bon endroit

Le lieu ainsi que la convivialité que vous prendrez soin d'installer sont les premiers ingrédients d'une rencontre réussie. Il s'agit de mettre tout le monde à l'aise, réduire le stress et les angoisses liées à ce changement et créer un climat de confiance en fluidifiant au maximum les échanges.

Choisissez un endroit neutre, agréable, lumineux. Structurez la pièce de manière conviviale : une table ronde si possible. Cela facilite la communication interpersonnelle . Si vous êtes face à une équipe composée de nombreuses personnes ou si la pièce ne dispose pas de tables, veillez à arranger les chaises en demi-cercle face à vous et non en rangées strictes et droites. Ça n'est pas grand-chose, mais cela a un impact non négligeable sur le ressenti de vos collaborateurs en matière de convivialité. 

Opter pour le format adéquat

Indiquez dès le départ le déroulement de cette rencontre  (le but et la durée de la réunion) : il s'agit de faire connaissance dans un laps de temps raisonnablement court. Informez votre nouvelle équipe que vous ne pourrez ici répondre à toutes les attentes et toutes les questions et que vous organiserez rapidement des entretiens individuels ou chacun pourra s'exprimer plus longuement et plus précisément.

Présentez-vous brièvement (votre identité, votre parcours, vos valeurs...). Évitez les monologues et autres grands discours. Soyez naturel et vrai. Vous êtes ici pour faire connaissance.

Donnez la parole à vos collaborateurs afin qu'ils se présentent chacun leur tour et expriment, par exemple, leurs meilleurs souvenirs en équipe ou encore ce qu'ils apprécient en matière de mode de management. L'objectif est de poser les premiers éléments d'un lien fort et de confiance avec les membres de votre nouvelle équipe.

Si certains de vos collaborateurs sont trop éloignés pour être physiquement présents, veillez à ce que la liaison virtuelle soit optimale : son, image, etc. et faites en sorte qu'ils se sentent totalement intégrés dans le cercle. Rencontrez-les physiquement dès que possible, car même si vous vivons à une heure où le virtuel est roi, il est essentiel de se rencontrer réellement pour établir une relation de confiance pérenne.

Les discussions banales/informelles ont ici également leur importance. Elles permettent aux personnalités de s'exprimer, aux affinités de se créer. Ce qui forme la base d'un lien entre le manager et son équipe, élément essentiel à une bonne cohésion et une dynamique de groupe positive. 

Donner le juste ton

Si la rencontre se veut plutôt informelle et vise essentiellement à faire connaissance, il n'en demeure pas moins que c'est également pour vous, en tant que manager, LE moment à ne pas rater, car c'est ici que vous posez les premières bases de votre management. Soyez positif et constructif.

Pratiquez l'écoute active . Répondez aux questions de vos nouveaux collaborateurs tout en gardant l'axe des objectifs communs. Évitez l'auto-félicitation en exposant longuement vos précédentes réussites et vos grandes qualités et compétences en tant que manager. Restez humble. Indiquez à vos nouveaux collaborateurs que vous allez dans un premier temps beaucoup observer et apprendre, très certainement opérer certains changements par la suite - une fois que vous aurez une vision claire du mode de fonctionnement de l'équipe, mais aussi de l'entreprise - et ce, toujours dans un objectif d'amélioration individuelle et collective. 

Ce premier contact sert à asseoir un certain leadership tout en respectant ce qui a été construit jusque lors. Il peut vous être fort utile de prendre des notes que vous pourrez relire ultérieurement.

    A proscrire impérativement : les critiques quant à votre prédécesseur, ses méthodes de management, les pratiques de l'entreprise, etc. ou quelque jugement que ce soit.

 

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Rencontrer chacun individuellement

Suite à votre réunion de présentations en groupe, il est conseillé de rencontrer chacun de vos nouveaux collaborateurs individuellement. Cela vous renseignera sur les personnalités de chacun des membres de votre nouvelle équipe (appuyez-vous sur la communication non-verbale ) ainsi que sur sa perception des choses, ses compétences plus précises, ses attentes, ses craintes, etc.

Pour vos collaborateurs, c'est le moment de réamorcer un dialogue avec leur supérieur hiérarchique, exprimer leurs craintes, mais aussi parler de leurs réussites, leurs compétences, etc.

Les clés pour des entretiens individuels de présentations réussis

Voici quelques pistes pour mener vos premières rencontres individuelles avec chacun des membres de votre nouvelle équipe :

  • avoir préalablement organisé une réunion de présentation en groupe au cours de laquelle vos nouveaux collaborateurs auront été informés de l'organisation d'entretiens individuels
  • avoir pris formellement rendez-vous avec chacun de vos nouveaux collaborateurs.
  • choisir un endroit neutre et tranquille afin de ne pas être dérangé et faciliter les échanges.
  • savoir écouter , faire preuve d'objectivité, d' empathie et de bienveillance afin de construire les bases d'une relation constructive avec votre équipe.
  • questionner ouvertement : cela permet, entre autres, d'éviter les positions défensives de la part de vos collaborateurs dont la préoccupation première est de maintenir leur poste et/ou une position inconfortable face à un conflit exprimé, mais à propos duquel vous n'êtes pas suffisamment renseigné pour pouvoir répondre de manière constructive.

Fort des diverses informations recueillies lors de ces rencontres, vous pourrez ensuite préparer votre première réunion de travail efficacement !

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