Comment construire une fiche de fonction (avec modèle) ?

Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ?

Outil de gestion des ressources humaines et des projets d'organisation, la fiche de fonction formalise les missions, activités et compétences pour un métier donné. Elle définit également le rattachement hiérarchique de chaque fonction.

Concrètement, ce document répond à une question simple : qu'attend-on d'un collaborateur occupant une telle fonction, et avec quels moyens ? Il s'agit d'un référentiel interne qui donne du sens à la fonction. Et ce autant pour les titulaires que pour leur manager ou les équipes RH. C'est la colonne vertébrale de toute politique de gestion des compétences sérieuse.

À quoi sert ce document ?

La fiche de fonction permet de comprendre la finalité du métier, sa place au sein de l'entreprise et les exigences requises vis-à-vis du collaborateur exerçant ledit métier pour le bénéfice de l'employeur comme du salarié.

Un outil indispensable pour organiser une entreprise avec en ligne de mire, la maîtrise des processus clés.

Les principales applications sont les suivantes :

• Définir le profil des candidats pour une nouvelle embauche ou bien un recrutement en interne. La description de poste qui en découle affine le processus de recrutement et réduit le risque de mauvais casting.
• Permettre au collaborateur de comprendre la finalité de sa fonction et de son périmètre d'action. En ce sens, c'est un outil de communication avec le manager. L'entretien annuel est l'un des moments clés où cet outil prend toute sa dimension.
• Définir un cadre d'évaluation de la performance individuelle en lien avec les exigences du poste. Les critères d'évaluation ne tombent plus du ciel : ils découlent directement des missions formalisées.
• Se constituer une base de comparaison des rémunérations par rapport au prix marché des métiers. Un appui utile pour structurer la politique salariale et benchmarker par rapport à la convention collective du secteur.
• Gérer et planifier les compétences des collaborateurs de concert avec les exigences du poste actuel ou à venir, notamment dans le cadre de la GPEC. Ce document sert alors de base de travail pour identifier les écarts et alimenter le plan de formation.
• Maîtriser une organisation et son fonctionnement par les métiers qui la constituent. Ce document peut alors permettre de décider quelles fonctions externaliser, celles nécessitant une redéfinition, une montée en compétences, etc.

Il est important de rappeler que la formalisation n'est pas figée. Cet outil doit vivre au gré des modifications que connaît le métier.

Une attention particulière doit être portée au support de formalisation. Ce dernier doit être facilement accessible par les collaborateurs concernés et aisément modifiable pour les éventuelles futures mises à jour.

Ce n'est pas un document que l'on met de côté sitôt réalisé. C'est un outil de travail qui suit le salarié dans sa progression et dans ses échanges avec son manager.

Quelles différences avec une fiche de poste, une fiche de mission ?

Sur cette question de sémantique, les avis sont quelquefois divergents. Le plus important est de se focaliser sur la finalité de l'outil : ce que vous allez en faire plutôt que chercher à coller à l'une ou à l'autre définition. Tout en sachant que très souvent, la fiche de fonction décrit le métier d'une manière générale, alors que la fiche de poste prend en compte les missions particulières et les spécificités individuelles du professionnel qui occupe le poste. Rien ne vous empêche d'avoir sur la fiche de fonction une partie générale et une autre, plus spécifique, réservées aux missions du collaborateur en question.

Voir un modèle de fiche de poste.

Contenu d'une fiche de fonction

Les rubriques principales présentes sur ce type de document sont les suivantes :

• Intitulé de la fonction : titre officiel usité au sein de l'organisation. Il doit être suffisamment explicite pour être compris en dehors de l'entreprise - notamment dans le cadre d'un recrutement ou d'une mobilité interne.
• Description : résumé en quelques mots de la mission principale. Trois à cinq lignes maximum pour poser la raison d'être du poste.
• Positionnement dans la hiérarchie : position du poste dans l'organigramme. Identification du supérieur hiérarchique et des collaborateurs sous sa responsabilité.
• Missions / activités : les premières donnent les grands axes de la raison d'être de la fonction, les secondes apportent plus de précisions en les traduisant de manière opérationnelle.

Il existe encore un niveau en-dessous de l'activité : la tâche. Toutefois, entrer dans ce détail n'apporte pas grand-chose, si ce n'est de la complexité.

Compétences requises. Elles sont liées aux activités. Exemple : les compétences que le contrôleur de gestion doit détenir pour fournir périodiquement un tableau de bord aux décideurs : savoir utiliser un outil de reporting, connaître les métiers des décideurs, etc.

Elles se déclinent en 3 dimensions :

• Savoirs (connaissances) : illustration : maîtriser les concepts comptables et financiers.
• Savoir-faire (mise en pratique des connaissances) - Exemple : savoir utiliser un ERP pour faire des extractions.
• Savoir-être (comportement) : les qualités requises. Certainement la rigueur et l'esprit de synthèse en premier lieu pour notre expert des chiffres.

Qualifications : en complément des savoirs, cette rubrique liste les diplômes et niveaux de formation requis pour assurer ladite fonction.

Prérogatives : précisions quant au périmètre du domaine de responsabilité. Cette rubrique est particulièrement utile pour clarifier les zones de chevauchement entre fonctions et prévenir les conflits de compétences.

Critères de performance : description des critères qui servent de base à l'évaluation des salariés occupant ce poste. Ils découlent logiquement des missions/activités.

Relations de travail : identification des interlocuteurs fonctionnels en interne comme en externe et description des types de relations établies. Ce point vient en complément de la position de la fonction dans la hiérarchie. Il permet de comprendre comment il s'insère dans la structure et d'identifier les flux physiques et d'informations entre les différents métiers. Pour un nouvel employé, cette rubrique lui permet de savoir quels seront ses interlocuteurs pour mener à bien ses missions.

Modèle de fiche de fonction pratique

Voici un exemple de fiche de fonction pour vous aider à construire votre propre document. Adaptez-le aux particularités de votre organisation et à vos objectifs.

Un bon modèle de fiche de fonction n'est pas universel. Il doit refléter la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et le niveau de maturité des pratiques RH en place. Dans une PME, deux pages bien structurées suffisent généralement. Dans une grande organisation, le document s'intègre dans un référentiel de compétences plus élaboré, en lien avec la cartographie des métiers, la politique de rémunération et les besoins de formation identifiés.

L'essentiel : que le document soit utilisé, pas seulement archivé. Un modèle trop complexe ne sera jamais rempli sérieusement. Un modèle trop léger ne servira à rien en entretien annuel ou en recrutement. Trouver le bon niveau de granularité est souvent le premier défi à relever.

Comment créer vos fiches de fonction en 4 étapes

Cette action doit s'inscrire dans un projet d'organisation avec des objectifs bien précis, en cohérence avec les autres outils de management. L'organisation doit savoir au préalable pourquoi elle crée ce type de document et quelles en seront les utilisations concrètes. C'est le meilleur moyen d'éviter des projets stériles. Voici l'exemple d'une démarche générale en 3 étapes :

Étape 1 - Comprendre la finalité du métier

S'interroger avec des questions telles que : à quoi sert-il ? Quels services rend-il ? De qui dépend-il ? Quel profil faut-il avoir pour occuper ce type de poste ?

Cette phase d'analyse est souvent sous-estimée. Elle conditionne pourtant la pertinence de tout le reste. Un positionnement mal cerné en amont génère des fiches floues, difficiles à exploiter en entretien professionnel comme en recrutement. Prendre le temps de cette étape, c'est éviter de reprendre le travail six mois plus tard.

Étape 2 - Recueillir et classer les informations

Recueillir ces éléments et les classer selon qu'il s'agisse de missions, d'activité ou de compétences.

Ce travail est mené dans un premier temps par le supérieur hiérarchique de la fonction considérée.

Les sources utiles à cette étape : entretiens avec les représentants de la fonction, analyse des objectifs fixés lors des entretiens annuels d'évaluation, observation directe des activités, benchmark sectoriel. La gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) peut également fournir un cadre structurant pour cette collecte, en particulier dans les organisations qui anticipent des évolutions métiers à moyen terme.

Étape 3 - Co-construire et valider

Le manager ébauche un projet de définition de fonction et rencontre le ou les collaborateurs impliqués pour recueillir leurs avis et ajuster les informations. Il est important d'obtenir un consensus sur les termes de la fiche.

Étape 4 - Intégrer les critères de performance et de qualification

Une fiche de fonction sans critères de performance reste incomplète. C'est cette dernière couche qui lui donne sa valeur opérationnelle réelle : devenir un véritable outil de pilotage RH.

Les critères de performance découlent directement des missions et activités identifiées aux étapes précédentes. Pour chaque activité clé, il s'agit de se demander : comment sait-on que cette activité est bien réalisée ? Quels indicateurs permettent de l'objectiver ? Les contrôleurs de gestion seront évalués sur la fiabilité et la ponctualité de leurs tableaux de bord ; les responsables commerciaux grands comptes, sur le taux de fidélisation et le volume de chiffre d'affaires généré.

Les qualifications viennent en complément : diplômes requis, niveaux de formation, certifications éventuelles. Ces éléments conditionnent à la fois le recrutement et la définition des parcours professionnels internes. Une fois intégrés, ils font de la fiche de fonction un document exploitable à toutes les étapes du cycle de vie RH du collaborateur ; de son recrutement jusqu'à son évolution de carrière.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.