Modèle de description de fonction

• Définition et objectifs
• Modèle

Contenu d'une fiche de fonction

Les rubriques principales présentes sur ce type de document sont les suivantes : 

- Intitulé de la fonction : titre officiel usité au sein de l'organisation.

- Description :  résumé en quelques mots de la mission principale.

- Positionnement dans la hiérarchie : position du poste dans l'organigramme. Identification du supérieur hiérarchique et des collaborateurs sous sa responsabilité.

- Missions / activités : les premières donnent les grands axes de la raison d'être de la fonction, les secondes apportent plus précisions en les traduisant de manière opérationnelle.

Il existe encore un niveau en-dessous de l'activité : la tâche. Toutefois, entrer dans ce détail n'apporte pas grand-chose, si ce n'est de la complexité.

- Compétences requises. Elles sont liées aux activités. Exemple : les compétences que le contrôleur de gestion doit détenir pour fournir périodiquement un tableau de bord aux décideurs : savoir utiliser un outil de reporting, connaître les métiers des décideurs, etc.

Elles se declinent en 3 dimensions :

• Savoirs (connaissances) : illustration : maîtriser les concepts comptables et financiers.
• Savoir-faire (mise en pratique des connaissances) - Exemple : savoir utiliser un ERP pour faire des extractions.
• Savoir-être (comportement) : les qualités requises. Certainement la rigueur et l'esprit de synthèse en premier lieu pour notre expert des chiffres .

- Qualifications : en complément des savoirs, cette rubrique liste les diplômes et niveaux de formation requis pour assurer ladite fonction.

- Prérogatives : précisions quant au périmètre du domaine de responsabilité.

- Critères de performance :  description des critères qui servent de base à l'évaluation des salariés occupant ce poste. Ils découlent logiquement des missions/activités.

- Relations de travail : identification des interlocuteurs fonctionnels en interne comme en externe et description des types de relations établies. Ce point vient en complément de la position de la fonction dans la hiérarchie. Il permet de comprendre comment il s'insère dans la structure et d'identifier les flux physiques et d'informations entre les différents métiers. Pour un nouvel employé, cette rubrique lui permet de savoir quels seront ses interlocuteurs pour mener à bien ses missions. 

Visualiser et télécharger le modèle

Voici un exemple pour vous aider à construire votre propre document. Adaptez-le aux particularités de votre organisation et à vos objectifs.

Modèle à télécharger

Collecte des informations

Cette action doit s'inscrire dans un projet d'organisation avec des objectifs bien précis, en cohérence avec les autres outils de management . L'organisation doit savoir au préalable pourquoi elle crée ce type de document et quelles en seront les utilisations concrètes . C'est le meilleur moyen d'éviter des projets stériles... Voici l'exemple d'une démarche générale en 3 étapes :

1- Comprendre la finalité du poste en s'interrogeant avec des questions telles que : à quoi sert-il ? Quels services rend-il ? De qui dépend-il ? Quel profil faut-il avoir pour occuper ce poste ? 

2- Recueillir ces éléments et les classer selon qu'il s'agisse de missions, d'activité ou de compétences.

Ce travail est mené dans un premier temps par le supérieur hiérarchique de la fonction considérée.

3. Le manager ébauche un projet de définition de fonction et rencontre le ou les collaborateurs impliqués pour recueillir leurs avis et ajuster les informations. Il est important d'obtenir un consensus sur les termes de la fiche. 

Ce dossier est référencé dans : Méthode Kanban : définition et utilisation - Fonction achats - Fonction QSE - Définition de fonction