Comment construire une fiche de fonction (avec modèle) ?

Parmi les référentiels encadrant la structure et le fonctionnement des organisations, la fiche de fonction occupe une place de choix.

Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ? 

Outil de gestion des ressources humaines et des projets d'organisation, la fiche de fonction formalise les missions, activités et compétences pour un métier donné. Elle définit également le rattachement hiérarchique de chaque fonction. 

A quoi sert ce document ?

La fiche de fonction permet de comprendre la finalité du poste, sa place au sein de l'entreprise et les exigences requises vis-à-vis du collaborateur exerçant ledit métier pour le bénéfice de l'employeur comme du salarié.

Un outil indispensable pour organiser une entreprise avec en ligne de mire, la maîtrise des processus clés.

Les principales applications sont les suivantes : 

• définir le profil des candidats pour une nouvelle embauche ou bien un recrutement en interne.
• permettre au collaborateur de comprendre la finalité de sa fonction et de son périmètre d'action . En ce sens, c'est un outil de communication avec le manager. L'entretien annuel est l'un des moments clés où cet outil prend toute sa dimension.
• définir un cadre d'évaluation de la performance individuelle  en lien avec les exigences du poste. 
• se constituer une base de comparaison des rémunérations par rapport au prix marché des métiers.
• gérer et planifier les compétences des collaborateurs  de concert avec les exigences du poste actuel ou à venir, notamment dans  le cadre de la GPEC . Ce document sert alors de base de travail.
• maîtriser une organisation et son fonctionnement par les métiers qui la constituent. Ce document peut alors permettre de décider quelles fonctions externaliser, celles nécessitant une redéfinition, une montée en compétences, etc.

Il est important de rappeler que la formalisation n'est pas figée. Cet outil doit vivre au gré des modifications que connaît le métier.

Une attention particulière doit être portée au support de formalisation. Ce dernier doit être facilement accessible par les collaborateurs concernés et aisément modifiable pour les éventuelles futures mises à jour. 

Ce n'est pas un document que l'on met de côté sitôt réalisé. C'est un outil de travail qui suit le salarié dans sa progression et dans ses échanges avec son manager.

Différences entre fiche de fonction et de poste 

Sur cette question de sémantique, les avis sont quelquefois divergents. Le plus important est de se focaliser sur la finalité de l'outil : ce que vous allez en faire plutôt que chercher à coller à l'une ou à l'autre définition. Tout en sachant que très souvent, la première décrit le métier d'une manière générale, alors que la seconde prend en compte les missions particulières et les spécificités individuelles du professionnel qui occupe le poste . Rien ne vous empêche d'avoir sur la fiche de fonction une partie générale et une autre, plus spécifique, réservées aux missions du collaborateur en question.

Contenu d'une fiche de fonction

Les rubriques principales présentes sur ce type de document sont les suivantes : 

• Intitulé de la fonction : titre officiel usité au sein de l'organisation.
• Description :  résumé en quelques mots de la mission principale.
• Positionnement dans la hiérarchie : position du poste dans l'organigramme. Identification du supérieur hiérarchique et des collaborateurs sous sa responsabilité.
• Missions / activités : les premières donnent les grands axes de la raison d'être de la fonction, les secondes apportent plus précisions en les traduisant de manière opérationnelle.

Il existe encore un niveau en-dessous de l'activité : la tâche. Toutefois, entrer dans ce détail n'apporte pas grand-chose, si ce n'est de la complexité.

- Compétences requises. Elles sont liées aux activités. Exemple : les compétences que le contrôleur de gestion doit détenir pour fournir périodiquement un tableau de bord aux décideurs : savoir utiliser un outil de reporting, connaître les métiers des décideurs, etc.

Elles se déclinent en 3 dimensions :

• Savoirs (connaissances) : illustration : maîtriser les concepts comptables et financiers.
• Savoir-faire (mise en pratique des connaissances) - Exemple : savoir utiliser un ERP pour faire des extractions.
• Savoir-être (comportement) : les qualités requises. Certainement la rigueur et l'esprit de synthèse en premier lieu pour notre expert des chiffres .

- Qualifications : en complément des savoirs, cette rubrique liste les diplômes et niveaux de formation requis pour assurer ladite fonction.

- Prérogatives : précisions quant au périmètre du domaine de responsabilité.

- Critères de performance :  description des critères qui servent de base à l'évaluation des salariés occupant ce poste. Ils découlent logiquement des missions/activités.

- Relations de travail : identification des interlocuteurs fonctionnels en interne comme en externe et description des types de relations établies. Ce point vient en complément de la position de la fonction dans la hiérarchie. Il permet de comprendre comment il s'insère dans la structure et d'identifier les flux physiques et d'informations entre les différents métiers. Pour un nouvel employé, cette rubrique lui permet de savoir quels seront ses interlocuteurs pour mener à bien ses missions. 

Modèle de fiche de fonction

Voici un exemple pour vous aider à construire votre propre document. Adaptez-le aux particularités de votre organisation et à vos objectifs.

Comment créer une définition de fonction ?

Cette action doit s'inscrire dans un projet d'organisation avec des objectifs bien précis, en cohérence avec les autres outils de management . L'organisation doit savoir au préalable pourquoi elle crée ce type de document et quelles en seront les utilisations concrètes . C'est le meilleur moyen d'éviter des projets stériles... Voici l'exemple d'une démarche générale en 3 étapes :

1- Comprendre la finalité du poste en s'interrogeant avec des questions telles que : à quoi sert-il ? Quels services rend-il ? De qui dépend-il ? Quel profil faut-il avoir pour occuper ce poste ? 

2- Recueillir ces éléments et les classer selon qu'il s'agisse de missions, d'activité ou de compétences.

Ce travail est mené dans un premier temps par le supérieur hiérarchique de la fonction considérée.

3. Le manager ébauche un projet de définition de fonction et rencontre le ou les collaborateurs impliqués pour recueillir leurs avis et ajuster les informations. Il est important d'obtenir un consensus sur les termes de la fiche.