La GED, bénéfices et fonctionnalités

Définition de la GED

Il s'agit d'une solution logicielle pour gérer le cycle de vie d'un document électronique. De sa création, son stockage, son partage, à son archivage ou destruction le cas échéant. Ces solutions ne concernent pas que les grandes entreprises. Les PME ont également tout intérêt à tirer profit des bénéfices apportés par ces logiciels.

Les avantages

accès à l'information quelque soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés

gestion des versions avec la capacité de tracer les modifications

réduction drastique des volumes de stockage des documents papier

facilité et rapidité pour trouver un document

interfaçage du système documentaire avec d'autres outils métier ou workflow

réduction du risque de perte d'une information importante

cohérence avec les exigences des systèmes qualité

renforcement du contrôle des informations sensibles

facilité de gestion et maîtrise des droits d'accès

Globalement, une GED permet d'améliorer l'efficacité d'une organisation et le contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l'entreprise.

Les limites

Une mise en oeuvre très coûteuse aussi bien en investissement matériel et logiciel, qu'en numérisation des publications papier existantes.

Une réussite qui ne peut passer que par une véritable mutation de l'organisation, acceptant le changement pour des pratiques totalement nouvelles vis-à-vis de ses anciennes habitudes.

Les grandes fonctions d'une GED

Création et Capture de documents

3 entrées sont possibles dans le système :

des documents nativement digitaux, par exemple un formulaire sur un site internet

des documents papiers qu'il conviendra de scanner pour les convertir en fichiers électroniques

les créations directes dans le logiciel de GED.

Concernant les documents dématérialisés par nature, un point important est de pouvoir intégrer une grande diversité de formats : email, Word, Excel, jpeg, etc.

Indexation 

Lorsque la base documentaire atteinte des milliers d'entrées, la recherche devient complexe. Pour faciliter l'accès aux données, les logiciels de GED indexent les documents pour faciliter et accélérer la recherche.

L'indexation peut se réaliser sur le contenu même, à partir de métadonnées (mots décrivant le document : titre, auteur...) ou de mots clés issus d'une catégorisation (taxonomie).

Stockage

Fonction coeur des solutions avec des enjeux forts aussi bien au niveau de la capacité du système de stockage pour conserver d'innombrables documents, qu'à sa fiabilité dans le temps tout en permettant des accès rapides, compatibles avec les contraintes métiers.

Diffusion et consultation

Partager des documents auprès de plusieurs utilisateurs, de les modifier, de les recevoir à un moment précis dans un processus donné pour une action prévue.

Ils sont généralement consultables à partir de différents terminaux : ordinateur de bureau, tablette, smartphone...

Les règles de gestion des droits définissent ce que chacun est autorisé de faire : lire, modifier, etc.

Le contrôle de version permet le suivi de l'information et de ses mises à jour successives.

Le bon document, à la bonne personne, au bon moment

Archivage et suppression

En fin de vie, permettre la conservation des documents ou leur destruction selon les règles de gestion attachées.

Sécurité

Assurer la sécurité des informations sensibles et plus globalement de la sauvegarde des données du système.

Implémentation

Ne pas oublier qu'il s'agit d'un projet à part entière. Il ne suffit pas de déployer une solution logiciel de GED pour que le projet soit couronné de succès. Les collaborateurs doivent être impliqués très tôt dans le processus et un plan de gestion du changement doit être mis en place le plus tôt possible. En effet, les pratiques et habitudes de travail vont changer. Certaines tâches vont disparaître au profit de nouvelles, des changements toujours sources de stress...