Qu'est-ce qu'un bilan social ? le construire et l'exploiter

Définition du bilan social

Il s'agit d'un état des lieux annuel de la situation sociale de l’entreprise.

Outil d’observation des ressources humaines et conditions de travail de l’entreprise, il regroupe des données chiffrées portant sur l’emploi, les rémunérations, l’organisation et le temps de travail, la formation, les relations sociales, l’hygiène et la sécurité...

Il dessine une photographie de la bonne santé sociale de l’entreprise au 31 décembre.

Et met en évidence son évolution en intégrant les données des 2 exercices précédents.

Le bilan social, une obligation légale

Le Code du Travail définit précisément :

• qui doit établir un bilan social  - les entreprises de 300 salariés et plus, dès l’exercice suivant l’atteinte de ce seuil. Ainsi que chaque établissement distinct atteignant cet effectif.
• ses destinataires - Le bilan social doit être communiqué par la direction de l’entreprise :
• au Comité Social Economique (CSE) pour avis,
• aux délégués syndicaux pour information,
• à l’inspection du travail pour contrôle,
• aux actionnaires éventuels avant l’assemblée générale annuelle.
Il doit être accessible à tout salarié.

• la procédure et son calendrier :
• Avant le 15 avril : communication parla direction du projet de bilan social aux membres du CSE et aux délégués syndicaux,
• Dans les 15 jours (avant le 30 avril) : réunion du CSE prévoyant l’examen du bilan social à son ordre du jour. Les membres du CSE émettent un avis qui n’engage pas l’employeur.
• Dans les 15 jours (avant le 15 mai) : envoi parla direction à l’inspection du travail
• - du PV de la réunion du CSE retraçant discussions et avis,
• - du bilan social, modifié ou non.
En cas d’entreprise à établissements multiples, il faut d’abord appliquer ce calendrier au sein de chaque établissement concerné. Et mener ensuite la consultation du CSE central pour une transmission à l’inspection du travail au plus tard le 15 juillet.

    Attention, soyez rigoureux ! Un bilan social non établi, incomplet, non transmis ou en retard constitue un délit d’entrave avec des sanctions allant jusqu’à 7500€ d’amende.

Contenu du bilan social

De vastes thématiques, des données pléthoriques : le bilan social peut sembler lourd à construire.

Mais si vous vous limitez au minimum légal , le Code du travail liste et définit 7 thématiques et indicateurs liés obligatoires :

1. Emploi  : effectif, travailleurs extérieurs, embauches, départs, promotions, chômage, emploi des personnes handicapées, absentéisme.
2. Rémunérations et charges accessoires  : montant et hiérarchie des rémunérations, mode de calcul, avantages sociaux, coûts des travailleurs extérieurs, charge salariale globale, participation et intéressement.
3. Santé et sécurité au travail  : taux et analyse des accidents du travail et de trajet, maladies professionnelles, information et actions du CHSCT, dépenses liées à la sécurité.
4. Autres conditions de travail  : durée et aménagement du temps de travail, conditions physiques, organisation et contenu du travail, dépenses d’amélioration, actions menées par la médecine du travail, inaptitudes…
5. Formation  : actions de formation continue, accueil d’apprentis, congés individuels de formation.
6. Relations professionnelles  : instances représentatives (composition, élections, utilisation des crédits d’heures, réunions, accords signés), contentieux, mises en demeure et PV dressés par l’inspection du travail…
7. Diverses conditions de vie dans l’entreprise  : activité sociales (CE, logement, transport, restauration, loisirs…), prestations complémentaires (mutuelle, prévoyance, retraite) …

Votre bilan social doit reprend a minima tous les indicateurs requis. Consultez :

• l’ article R2323-17 du Code du travail,
• les éventuels décrets ou accords de branche applicables à votre entreprise.

A contrario, cette liste n’est pas exhaustive : vous pouvez en ajouter, les décliner par catégorie, emploi…

Exploiter votre bilan social

Légalement incontournable, le bilan social représente une charge de travail conséquente. Autant transformer cette contrainte une opportunité en en faisant plus qu’un simple recueil de données chiffrées.

Une base de données pour votre pilotage RH

Sans être un outil de pilotage à proprement parler, le bilan social offre une photographie très fine et complète de la situation sociale de l’entreprise. La rétrospective sur 3 ans permet en outre d’identifier des tendances de fond.

C’est une base de données précieuse pour alimenter vos tableaux de bord RH, mener des analyses qualitatives, identifier questionnements et problématiques-clés, notamment en GPEC.

Un outil de dialogue social

Soigner votre bilan social peut améliorer vos relations sociales , c’est même la raison de son institution en 1977.

Sa présentation est l’occasion d’identifier des axes de négociations prioritaires, lancer une dynamique de dialogue social constructif, valoriser l’impact d’actions d’amélioration des conditions de travail…

Un outil managérial

Le bilan social peut venir en appui du discours managérial en insistant sur des valeurs et enjeux-clés.

Mettre l’accent sur la stabilisation des effectifs après une période socialement mouvementée, souligner l’importance des règles de sécurité, insister sur les chiffres relatifs à la gestion des carrières lors du lancement d’une démarche de GPEC …

Le bilan social, exercice de marketing RH

Pour remplir ces objectifs, votre bilan social doit être travaillé avec soin. Compilé dans l’urgence sans ligne directrice, il risque de n’offrir qu’une suite de données chiffrées ininterprétables.

• Le sentiment d’objectivité chiffrée fait la force du bilan social, veillez à sa fiabilité
• Vérifiez rigoureusement sa cohérence avec toutes les données communiquées et/ou accessibles aux salariés et partenaires sociaux (rapport CHSCT, plan de formation, informations trimestrielles sur l’emploi…)
• Anticipez sa construction tout au long de l’année : si vous n’avez pas de SIRH, récupérer des données fiables et solides est le plus fastidieux. Identifiez les sources, définissez une procédure de remontée et consolidez chaque mois le plus de données possibles à partir notamment des différentes déclarations obligatoires.
• Il doit être accessible et lisible par tous : soignez fond et forme
• Jouez sur la data visualisation avec des graphiques,
• Définissez précisément chaque indicateur en annexe,
• Déclinez des versions synthétiques pour communiquer auprès de différents destinataires : managers, salariés…
• Contextualisez votre bilan social
• Rappelez en introduction les grandes lignes de l’exercice écoulé, les orientations stratégiques, contraintes…
• Faites suivre chaque partie chiffrée de commentaires et analyses synthétiques surlignant ou précisant les points importants : comparaisons, illustrations concrètes, actions menées...
• Enfin, faites « plus » : votre bilan social doit aborder toutes les thématiques prévues par la loi, oui. Mais sans limitation ni structure figée : ne censurez pas les indicateurs et thèmes qui valoriseront vos actions et réussites !

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Auteur - Gaëlle Ruby

Après des études supérieures en Gestion des Ressources Humaines et des Organisations, Gaëlle a occupé différentes fonctions RH dans le secteur des services, de la logistique, du transport, de l’IT. D’abord généraliste RH opérationnelle, elle a ensuite plus particulièrement développé son expertise en développement RH, recrutement et GPEC. Aujourd’hui consultante en recrutement et gestion des carrières, elle intervient auprès d’entreprises de toutes tailles et secteurs.