Comment créer une fiche de poste ?

Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?

Il s'agit d'un document RH reprenant l'ensemble des activités et tâches d'un collaborateur pour un poste de travail donné. La fiche de poste formalise les missions et les compétences attenantes pour chaque emploi ainsi que toutes les informations utiles pour les différents usages.

Ce référentiel détaillé constitue la photographie précise d'un emploi au sein de votre organisation. Contrairement à une simple annonce de recrutement, la fiche de poste capture l'ADN complet d'une fonction : ses contours, ses interfaces, son évolution potentielle.

On parle aussi de "Description d'emploi".

Dans la pratique quotidienne des ressources humaines, ce document sert de boussole pour aligner les attentes de l'entreprise avec les contributions individuelles. Il traduit la stratégie organisationnelle dans la structure réelle.

À quoi sert ce document ?

Pilier de l'organisation de l'entreprise et de la gestion des ressources humaines, la fiche de poste a plusieurs utilités, dont :

• Formaliser les missions et compétences requises lors d'une création de poste.
• Organiser la structure de l'entreprise par une connaissance fine de chaque poste : notamment lors d'un projet d'organisation du travail ou d'optimisation de processus avec une redéfinition du contenu de certains postes.
• Effectuer un benchmark organisationnel avec des sociétés performantes.
• Construire un référentiel de compétences cibles : ce référentiel est une entrée du plan de formation pour décider des compétences à développer à travers des actions de formation et plus largement dans le cadre d'une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).
• Définir le profil des candidats pour un processus de recrutement : il est ainsi possible lorsqu'un poste est vacant de dresser rapidement le portrait-robot du candidat idéal afin de le recruter en externe ou en interne.
• Gérer les carrières et les parcours professionnels.
• Gérer la politique de rémunération en fonction des caractéristiques de chaque poste et en accord avec la politique RH.
• Servir de support de discussion lors d'un entretien professionnel.

Un outil stratégique pour la performance collective

Au-delà de ces usages formels, la fiche de poste est un véritable levier de dialogue social. Elle pose les bases de discussions sur l'évolution professionnelle et permet d'anticiper les besoins en compétences face aux mutations du marché.

À noter : la fiche de poste est également un outil au service de la démarche qualité.

Côté collaborateur, elle permet à tout un chacun d'intégrer le contenu de son poste ainsi que le sens donné à ses missions. Un point important contribuant à la qualité de vie au travail. Ce document précise, en outre, ses domaines de responsabilité et son degré d'autonomie.

Cette transparence favorise l'autonomie et l'engagement : quand chacun comprend précisément ce qu'on attend de lui, la performance collective décolle naturellement. Les zones grises disparaissent, les collaborations s'organisent mieux.

Différences avec la fiche de fonction

En toute logique, une fiche de poste décrit... un poste : les activités et les tâches.

La fiche de fonction, plus générale, définit quant à elle, les grandes missions d'un métier (nommé aussi fiche métier), les rémunérations marché...

Pour donner un exemple : la fiche de fonction du chef de projet reprend toutes les missions qu'un tel profit doit mener, les niveaux de rémunération... alors que la fiche de poste d'un chef de projet pour la gamme de produits "A" affiche les activités spécifiques liées à son domaine de responsabilité. Certaines missions génériques présentes dans une fiche de fonction peuvent ne pas être demandées au niveau d'un poste.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises utilisent une fiche de poste avec une partie plus générale définissant le métier. Au-delà de la sémantique, l'important est de mettre en œuvre un outil que tous les utilisateurs potentiels peuvent s'approprier.

Voir notre modèle de fiche de fonction

Comment élaborer une fiche de poste ?

Il convient de réaliser un inventaire des missions, activités et tâches dans le cas d'un poste existant ou prévu pour une création. Cette analyse de poste peut être menée à l'aide d'un ou plusieurs entretiens et/ou par l'observation directe sur le terrain.

Le responsable des ressources humaines est généralement mandaté pour conduire cette réflexion de concert avec un manager opérationnel ainsi que les titulaires du poste ou ceux qui occupent des fonctions similaires.

Les acteurs clés du processus

Le DRH détient un rôle de chef de projet ou de superviseur - il pilote l'étude. Il est le garant de la rigueur méthodologique mise en œuvre. Il s'assure que l'ensemble des fiches de poste sont définies en reposant sur le même processus et les mêmes outils.

Le manager concerné est étroitement lié à toutes les phases du processus :

• observation, collecte des informations
• rédaction de la fiche
• validation

Les collaborateurs impliqués livrent quant à eux leurs visions des tâches menées et des décisions prises au quotidien. Leurs expériences alimentent la phase d'analyse de poste.

Cette approche collaborative garantit que la fiche reflète la réalité du terrain. Et sutout pas une vision théorique émise par le "siège". Les meilleurs résultats viennent toujours d'une co-construction avec ceux qui vivent le poste au quotidien.

Consignes de rédaction

Pour obtenir un document efficace, il est important d'être attentif aussi bien au fond qu'à la forme. Voici des conseils pratiques :

• Utiliser des verbes d'action pour la description des compétences, des activités et des tâches.
• Privilégiez des phrases courtes et directes. Évitez le jargon RH qui noie l'essentiel. Un commercial doit comprendre immédiatement ce qu'on attend de lui, sans décodeur.
• Rester objectif en se contenant aux informations collectées lors de l'analyse.
• Quantifiez quand c'est possible : "gérer un portefeuille de 50 clients" parle mieux que "gérer un portefeuille clients".
• Trouver le juste équilibre entre exhaustivité et simplicité.
• Datez votre fiche : une mention "Mise à jour : janvier 2025" rappelle qu'elle reste vivante.

Modèle de fiche de poste pour un emploi existant ou pour une création

Voici une proposition de modèle type :

Description du poste

• Intitulé du poste : identification de l'emploi en question. Nom officiel du poste tel qu'il apparaît dans l'organigramme.
• Fiche de fonction ou métier correspondant (le cas échéant) auquel le poste est lié.
• Positionnement dans l'organisation et responsabilités managériales : service auquel le poste est rattaché et son positionnement hiérarchique (chef de service...) dans la structure (supérieur hiérarchique et postes dont il a la responsabilité). En savoir plus sur l'organigramme. Précisez le supérieur hiérarchique et les postes subordonnés.
• Missions principales : elles décrivent la finalité du poste, sa raison d'être.
• Activités et tâches : ce qui est fait concrètement et dans le détail par le titulaire pour mener à bien les missions - "Quoi ?" et "Comment ?" (éventuellement "Quand ?" et "Où ?" si l'information est digne d'intérêt). Certaines fiches évaluent le pourcentage de temps dévolu à chaque activité (attention toutefois de rester opérationnel et non d'enrichir la fiche d'informations qui ne seront pas utilisées !). Il est commun d'ordonner les activités et tâches par ordre d'importance de manière à faire ressortir les plus significatives.
• Moyens et prérogatives : ressources matérielles, logicielles, financières, etc., mises à disposition pour accomplir les missions. Quant aux prérogatives, il s'agit des pouvoirs de décision et d'action, de l'autonomie dans certaines décisions, et des responsabilités spécifiques. Ils représentent les marges de manœuvre et l'autonomie du titulaire - par exemple, pour un commercial, les prérogatives dans le domaine des conditions commerciales.
• Relations internes et externes : liens avec les autres services - et avec les parties prenantes externes. Décrire les interactions régulières avec d'autres départements et services internes, ainsi qu'avec des entités externes, comme les clients, les fournisseurs, et les partenaires.
• Conditions et lieu de travail : particularités liées au poste (environnement, temps plein, temps partiel, horaires flexibles, mobilité...) et les lieux (agence, magasin, usine...).

Profil du poste

• Liste des compétences techniques (compétences professionnelles spécifiques et connaissances techniques.), comportementales (qualités personnelles nécessaires pour bien remplir les fonctions du poste), managériales (capacité à gérer une équipe, des projets, et des ressources), transverses... nécessaires en termes de savoir, savoir-faire et savoir-être (pour en savoir plus sur les différences, voir le dossier sur le référentiel des compétences)
• Expérience professionnelle requise.
• Formations / diplômes, certification.

Exemple de fiche de poste

Pour illustrer concrètement les principes évoqués, voici un exemple de fiche de poste pour un chef de produit logiciel TPE. Cet exemple montre comment structurer l'information de manière opérationnelle.

Pour aller plus loin, voir aussi 5 exemples de fiches de poste concrets.

Les erreurs fréquentes à éviter

Même avec les meilleures intentions, certains pièges reviennent régulièrement dans l'élaboration d'une fiche de poste. En voici quelques-uns à contourner :

Conclusion : un investissement gagnant pour votre organisation

Bien plus qu'une simple formalité administrative, la fiche de poste constitue la clé de voûte d'une gestion RH performante. Elle clarifie les attentes, structure les parcours professionnels et facilite toutes vos démarches de management.

Investir du temps dans l'élaboration de fiches de poste rigoureuses, c'est gagner en efficacité sur le long terme : recrutements plus rapides, intégrations réussies, formations ciblées, évaluations objectives. Vos collaborateurs savent où ils vont, vos managers pilotent avec des repères clairs.

Commencez dès aujourd'hui par cartographier les postes stratégiques de votre organisation. Impliquez vos équipes dans cette démarche : c'est en co-construisant ces référentiels que vous obtiendrez les meilleurs résultats.

Foire aux questions

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.