Entretien annuel d'évaluation : guide pratique pour managers

Qu'est-ce qu'un entretien annuel d'évaluation ?

Il s'agit d'une rencontre formelle en face-à-face entre le salarié et son supérieur hiérarchique direct pour faire le bilan de l'année, puis fixer les objectifs et actions pour la période suivante.

Véritable outil pour le management des femmes et des hommes, l'entretien annuel d'évaluation a pour but d'améliorer la motivation et l'engagement individuel.

Plus précisément sa finalité est de :

• faire un bilan de l'année écoulée,
• évaluer la performance du collaborateur au regard des objectifs fixés,
• échanger mutuellement sur les points positifs, négatifs, difficultés rencontrées, les compétences détenues,
• fixer les objectifs de l'année N+1 et les moyens associés (formation...).

Pour être efficace, ce rendez-vous se doit d'être minutieusement préparé par les 2 parties. Cette rencontre est avant tout un moment de discussion constructive. Le manager cherchera à nouer une relation de confiance qui visera le plus possible une posture gagnant-gagnant.

Selon les pratiques des entreprises, c'est aussi l'occasion d'aborder la question des primes individuelles, voire de l'augmentation de rémunération.

Pourquoi cet entretien individuel est-il si important ?

Cette entrevue est souvent appréhendée par les évalués, car associée à une notation - et par conséquent, un jugement. Pourtant, bien conduit, ce rendez-vous présente des avantages concrets :

• Ils offrent l'occasion aux 2 parties de communiquer lors d'un rendez-vous formel - l'une et l'autre pourront exprimer satisfactions et insatisfaction, non-dits... Une mise à plat salutaire pour une relation manager-managé saine et efficace.
• Ils donnent l'opportunité de discuter des objectifs - passés et à venir. C'est un moment important pour que les objectifs soient partagés et acceptés après échanges.
• Ils posent des bases solides pour aborder l'année à venir.

Pour vous, manager, ces échanges sont également l'occasion de recueillir un certain feedback sur votre mode de management.

Les 4 étapes de l'entretien individuel annuel

La réussite d'un entretien annuel repose sur une méthodologie claire. Voici les quatre phases essentielles pour structurer cet échange.

1. Accueillir le collaborateur

   De cette première étape dépend le succès ou non de la rencontre. C'est le moment où le manager doit, dès les premières minutes, être capable d'instaurer un climat de confiance et accueillir pleinement son collaborateur pour un entretien individuel en face-à-face réussi.

   Prévoyez une salle fermée, à l'abri des regards ; donnez la consigne de ne pas déranger ; désactivez les notifications. Tous ces éléments contribuent à créer une atmosphère rassurante.

   C'est également au cours de cette phase que le manager rappelle l'objectif de l'entretien ainsi que son déroulement.

   Une fois les conditions de l'entretien exposées et les règles et objectifs de la rencontre rappelés, le manager veillera à rapidement donner la parole à son évalué.

2. Faire le bilan de l'année écoulée

   Il s'agit de faire un point annuel en termes d'atteinte des objectifs, d'écueils éventuels, situations difficiles, attentes, feedback, satisfaction, accompagnement, etc. L'évaluation se base sur une grille d'évaluation préalablement établie et remise aux 2 parties.

   Évaluation dans le poste : l'évalué présente son auto-évaluation à son supérieur qui le laisse s'exprimer avant de donner sa propre vision. En cas de désaccord, les 2 protagonistes remettent la situation dans son contexte et mènent une analyse basée sur des faits précis.

   Évaluation globale : il s'agit d'évaluer le comportement du collaborateur au sein de son équipe et mettre au jour d'éventuelles tensions ou déceler les prémices d'un syndrome d'épuisement.

   Exemple de bonnes questions à se poser :

   • L'évalué est-il bien intégré dans l'entreprise ?
   • Entretient-il de bons rapports avec ses collègues ?
   • Son poste est-il en adéquation avec ses compétences ?
   • L'évalué présente-t-il des signaux de stress à prendre en compte ? etc.

3. Fixer de nouveaux objectifs

   Cette phase - également nommée phase d'engagement - consiste pour le manager et l'évalué à définir ensemble de nouveaux objectifs pour l'année, trouver des pistes d'amélioration et/ou moyens, actions à mettre en œuvre afin de progresser au niveau des points faibles mis au jour, améliorer la performance, développer les talents, maximiser ses points forts, etc.

   Il est important que le collaborateur puisse s'exprimer et notamment préférable de lui laisser la possibilité de trouver des solutions par lui-même plutôt que de les lui imposer.

   Comment fixer des objectifs efficaces ?

   • Limiter le nombre d'objectifs : se focaliser sur les plus importants pour éviter le découragement et la dispersion.
   • Définir des objectifs SMART : simples, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels.
   • Fixer des objectifs quantifiables : l'évaluation doit se faire de manière objective, basée sur les résultats.
   • Déterminer des objectifs stables sur l'année : ils pourront être révisés en cas de difficultés conjoncturelles.

   Feuille de route pour l'année à venir - définition d'objectifs et de plans d'action : formation, accompagnement, etc.

4. Réaliser la synthèse de l'entretien

   La clôture de l'entretien se fait par une synthèse rédigée par le manager de tout ce qui a été dit et décidé : évaluation, points positifs, points à améliorer, engagements réciproques.

   Le salarié est également amené à donner son impression sur cet échange. D'autres points peuvent être abordés, tels que le projet professionnel du collaborateur, les perspectives d'évolution, même si ce thème est normalement traité lors de l'entretien professionnel (avec le parcours professionnel).

   Ce compte-rendu d'entretien comportant un contrat d'objectifs est rédigé et signé par les 2 parties. Il servira de base pour l'entretien annuel de l'année suivante.

Téléchargez notre grille d'évaluation annuelle en version Excel

Les pièges à éviter lors de l'entretien annuel

La réussite de l'exercice n'est pas garantie. Voici les écueils les plus fréquents à anticiper :

• La réussite tient beaucoup à la capacité du manager à maîtriser cet exercice : création d'un climat propice à l'échange, conduite de l'entretien, posture, prise de recul...
• L'entretien doit conserver un côté professionnel et non tomber dans un échange amical, non préparé, sans réel but.
• Le poids hiérarchique peut peser sur les échanges et empêcher le collaborateur d'exprimer son ressenti sur les différents sujets abordés.
• Cet instant est souvent perçu comme une source de stress par les employés. Il incombe au manager de savoir instaurer dès les premières secondes un réel climat de confiance.

Conseils pratiques pour réussir l'entretien annuel

Le succès d'un entretien annuel d'évaluation réside en très large partie dans la façon qu'a le manager de conduire la rencontre. Il est primordial que ce moment se déroule dans un cadre serein et de confiance réciproque.

Préparez-vous mentalement

Votre façon d'aborder un entretien pose, dès les premières secondes, le cadre de ce dernier. Si vous êtes stressé ou préoccupé par diverses tensions, vos collaborateurs le ressentiront.

• Soyez sereins : si certaines tensions sont apparues récemment, gardez un certain recul afin de rester objectif sur l'évaluation qui concerne toute l'année écoulée.
• Gérez vos émotions : sachez prendre la distance nécessaire afin de rester le plus objectif possible et éviter toute interprétation intempestive.
• Soyez pleinement disponible : prenez vos dispositions pour ne pas être dérangé et prévoyez une flexibilité dans votre emploi du temps.

Adoptez la bonne posture

Si la communication verbale est importante, le langage du corps l'est tout autant. Votre posture renseignera dès la première seconde vos collaborateurs sur ce qui les attend.

• Écoutez activement : écouter attentivement signifie être pleinement disponible, focalisé sur votre interlocuteur, capable d'envisager les choses depuis son point de vue sans juger.
• Faites preuve d'empathie : cette qualité vous permet d'instaurer le climat de confiance primordial et de recevoir les messages efficacement.
• Restez objectif : n'interprétez pas, restez factuel dans vos remarques. Repositionnez chaque situation dans son contexte.
• Soyez constructif : l'objectif est d'accompagner vos collaborateurs dans leur progression en visant l'épanouissement des talents.

L'essentiel à retenir

L'entretien annuel d'évaluation est bien plus qu'une simple formalité administrative. C'est un moment privilégié d'échange entre le manager et chaque membre de son équipe dans un moment réservé. Pour qu'il porte ses fruits, trois ingrédients sont indispensables : une préparation rigoureuse des deux parties, un climat de confiance favorable aux échanges sincères, et des engagements clairs pour l'année à venir.

FAQ sur l'entretien d'évaluation annuel

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.