Onboarding RH : comment réussir l'intégration d'un nouveau collaborateur ?

Pourquoi l'intégration dans une entreprise est-elle si importante ?

Il est paradoxal de dépenser un budget conséquent pour trouver la perle rare puis négliger son arrivée. Dans le contexte actuel,  la fidélisation d'un collaborateur devrait être au cœur des priorités. Et elle commence par l'accueil de ce dernier.

Pour rendre ce processus efficace, il faut l'organiser en concevant un parcours d'intégration pour le nouvel arrivant. L'objectif est qu'il prenne connaissance de :

• l'entreprise et son personnel, sa culture, soit l'environnement général (à partir d'une visite, d'une formation/présentation générale).
• ses futures relations de travail et l'équipe  dont il fera partie (rencontres, accompagnement/observation de certains collègues dans l'exercice de leur activité...)
• son poste et ses missions  (approfondissement avec son manager hiérarchique direct, passation des informations dans le cadre d'un remplacement, etc.)

En collaboration étroite avec le manager direct et l'équipe, le service RH joue un rôle central pour un onboarding réussi. En procédant ainsi, vous donnez le maximum de chance au nouvel embauché de réussir sa prise de poste à travers  une intégration parfaitement maîtrisée.

Quelles sont les 3 étapes clés d'un processus d'intégration

Un processus d'intégration RH efficace se structure autour de moments clés qui jalonnent l'arrivée et l'installation du collaborateur dans l'entreprise. Il ne s'agit pas simplement d'accueillir votre nouvel arrivant et de l'installer directement à son poste de travail. Comment réussir l'intégration d'un nouveau salarié ?

1. Préparer l'arrivée

   La phase de "pré-onboarding" commence dès la signature du contrat et peut représenter jusqu'à 30% du succès de l'intégration entreprise. En premier lieu, il est primordial de prévenir les équipes concernées avant l'arrivée du salarié dans les locaux  . En effet, rien n'est plus déplaisant pour un nouvel arrivant que de sentir que ses nouveaux collègues n'ont pas été informés de sa venue. Vous pouvez par exemple diffuser un mail informant tous les collaborateurs touchés de près ou de loin par cette intégration. Le planning d'intégration doit être communiqué à chaque salarié concerné pour garantir leur disponibilité.

    Important : pensez bien à prévenir aussi les fonctions supports (RH, comptabilité, service informatique, service communication) qui seront forcément amenées à traiter avec ce collaborateur.

   Le pré-onboarding (ou pré-boarding) : préparer l'arrivée avant le jour J

   Ce terme désigne l'ensemble des actions menées entre la signature du contrat et le premier jour de travail. Cette phase en amont de l'onboarding RH permet de maintenir l'engagement du candidat débuté après les entretiens de recrutement et de préparer son intégration.

   Les actions clés du pré-onboarding :

   • J-30 : envoi d'un welcome pack digital avec livret d'accueil, organigramme et présentation de l'équipe
   • J-15 : email de bienvenue personnalisé du manager direct avec le planning de la première semaine
   • J-7 : contact du référent/parrain pour une première prise de contact informelle
   • J-3 : confirmation logistique (horaire, lieu, personne de contact) et envoi d'informations pratiques

   Impact mesurable : les entreprises qui pratiquent le pré-boarding constatent une réduction sensible des démissions pendant la période d'essai et un gain de productivité dès le premier mois.

   Conseil pratique : créez un espace digital dédié aux nouveaux entrants. Donnez-leur accès aux informations essentielles. Permettez-les de poser des questions. Ils pourront ainsi commencer à s'immerger dans la culture d'entreprise avant même leur arrivée. 

   Préparer l'espace de travail

   L'aménagement du lieu de travail envoie un message fort aux nouveaux entrants sur l'importance qu'on leur accorde. Assurez-vous que son espace de travail soit prêt et qu'il ne manque de rien. Posez-vous les bonnes questions en amont pour ne pas vous retrouver en difficulté le jour J. De quelles fournitures a-t-il besoin ? Son ordinateur est-il configuré pour son arrivée ? Son bureau est-il propre et rangé ? A-t-il à sa disposition tous les outils et documents permettant de faciliter sa prise de poste ?

   Checklist matérielle pour l'intégration du candidat :

   • Ordinateur configuré avec accès aux logiciels métiers
   • Badge d'accès et clés nécessaires
   • Fournitures de bureau complètes
   • Documentation d'accueil personnalisée
   • Fiche de poste détaillée et organigramme actualisé

   Régler les détails administratifs

   La fonction RH doit s'assurer que l'ensemble des formalités administratives sont bouclées avant l'embauche effective. D'un point de vue administratif, validez que tout est au point avant l'arrivée de votre collaborateur.

   • le contrat a bien été signé
   • Un RIB vous a été fourni
   • Vous avez en votre possession les diplômes de votre nouvel arrivant
   • On vous a communiqué les personnes à contacter en cas d'urgence
   • Le certificat de travail de ses anciens employeurs vous a été transmis
   • La mutuelle d'entreprise a été proposée au salarié

   Conseils :

   • n'hésitez pas à vous créer une TO DO LIST de manière à ne rien oublier.
   • Pour personnaliser son accueil, faites signer une carte de bienvenue aux membres de sa future équipe. Cette démarche permet au salarié d'avoir, dès le jour de son arrivée, un sentiment d'appartenance, et donc de le mettre en confiance. 

   Le système de parrainage est une pratique d'onboarding particulièrement efficace pour intégrer dans l'entreprise les nouvelles recrues. Avant le jour de son intégration, désignez-lui un tuteur (il peut être son manager ou un membre expérimenté de son équipe) qui le guidera à faire ses premiers pas dans l'entreprise, et à trouver sa place. Ce référent devient un collaborateur clé dans le processus d'intégration salarié. Afin que la transmission des savoirs se déroule au mieux, le mentor doit être volontaire pour mener à bien cette mission.

2. Organiser un parcours d'intégration

   Le jour J marque le début opérationnel de l'intégration dans l'entreprise. Le jour de son arrivée, n'installez pas tout de suite le salarié à son poste de travail. Comme tout nouvel arrivant, il a besoin de se faire à son environnement et à ses interlocuteurs. Préparez-lui donc un véritable parcours d'intégration afin de le mettre en confiance.

   Vous pouvez commencer par accueillir votre nouvelle recrue autour d'un petit déjeuner en compagnie des membres du département qu'il intègre. Le relationnel est essentiel dès les premières heures. Ce sera une première occasion de le présenter à ses collègues.

   Profitez de ce moment pour lui donner les documents d'accueil en lui expliquant où trouver les informations utiles à sa prise de poste.

   La visite des locaux : un moment clé de l'onboarding

   Faites ensuite avec lui le tour de l'entreprise, en prenant le soin de lui montrer les salles de pause, réfectoire, sanitaires et issues de secours. Cette découverte du lieu de travail est fondamentale pour que les nouveaux arrivants développent leurs repères. Ainsi, votre fraiche recrue pourra se familiariser à son nouvel espace.

   Après avoir déjeuné avec le service auquel il sera rattaché (toujours de manière à créer du lien ), prévoyez un support de présentation de l'entreprise , reflétant la culture qui lui est propre et les principales méthodes de fonctionnement en son sein. Il est essentiel à sa bonne intégration par vos équipes, que votre nouveau salarié s'imprègne de l'image de votre entreprise et qu'il en porte les mêmes valeurs.

   A noter : Vidéo, Power Point, dépliant, tout support est bon à prendre tant qu'il dévoile au mieux l'identité de la société.

   Pour terminer cette journée d'intégration, organisez un rapide premier entretien avec votre salarié, pour lui donner l'occasion de vous soumettre ses premières interrogations ou incompréhensions à chaud. Ce sera également le bon moment pour redéfinir précisément avec lui le poste qu'il va occuper, en mentionnant les objectifs attendus à court et moyen terme.

   Important : profitez de ce moment pour faire savoir à votre nouveau salarié que vous êtes disponible en cas de besoin. Il est important de le rassurer quant à ses doutes légitimes.

   Programme type d'une première semaine d'onboarding réussie :

   • Jour 1 : accueil, visite, rencontres informelles
   • Jour 2 : formation culture d'entreprise et outils
   • Jour 3 : immersion avec le référent/tuteur
   • Jour 4 : premières missions accompagnées
   • Jour 5 : bilan de la semaine et ajustements

3. Les 6 à 9 mois suivant l'arrivée

   L'intégration du salarié ne s'arrête pas après la première semaine. La période d'intégration prend plusieurs mois, il ne faut pas le perdre de vue. 

   Dans les premiers temps, le salarié va beaucoup apprendre des autres et en particulier de son tuteur, qui lui offrira une transmission des savoirs intégrant les us et coutumes de la société.

   Encore une fois, restez disponible. Il doit se sentir à l'aise à l'idée de venir vous questionner lorsqu'il rencontre une problématique.

   Le rapport d'étonnement : un outil précieux

   Sur cette période, vous pouvez également demander à votre recrue de vous rédiger un rapport d'étonnement. Ce travail éveillera sa curiosité sur son nouvel environnement et lui apportera une certaine crédibilité. Il vous sera tout autant bénéfique, dans la mesure où ces retours pourront être utilisés comme pistes d'amélioration.

   Organisez avec lui des points réguliers afin de suivre son évolution et de renforcer son épanouissement au sein de votre structure.

   À la fin de sa période d'essai, un bilan s'impose pour connaître vos impressions respectives sur cette collaboration. C'est l'occasion de féliciter votre collaborateur sur ses points de succès, et de souligner les points de vigilance lorsque c'est nécessaire.

   C'est une étape phare dans l'après-recrutement qui comporte de véritables enjeux pour le bon développement de votre entreprise. L'onboarding bien mené contribue directement à la réduction du turnover et à l'engagement des équipes. Avant de donner le meilleur de lui, votre salarié doit se sentir attendu et accompagné tout au long de cette période.

FAQ : les questions essentielles sur l'onboarding

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.