Les outils RH à connaître

Outil global de gestion des RH

Tout d'abord, d’une manière globale, la gestion des ressources humaines implique la mise en place d'une solution informatique qui permet de collecter, analyser et gérer les informations relatives aux collaborateurs de l'entreprise.

Ce système, également appelé SIRH pour Système d'Information des Ressources Humaines , regroupe l'ensemble des données concernant les salariés, telles que

• les informations personnelles,
• les compétences,
• les formations suivies,
• les évaluations de performance,
• etc.

Il facilite ainsi la gestion administrative du personnel et la prise de décisions stratégiques en matière de GRH. 

Outils de pilotage de la performance RH

La fonction RH utilise des outils pour piloter la performance tels que les tableaux de bord RH .

Ces outils permettent de monitorer les principaux indicateurs de performance du métier, comme la masse salariale , les indicateurs de recrutement, d'absentéisme, de rotation du personnel, etc. Ils facilitent ainsi le suivi et l'analyse des données, permettant aux responsables RH d'identifier les résultats et les écarts par rapport aux objectifs fixés. 

Outils de gestion du recrutement

Parmi les outils d'aide à l'embauche, les rh ont à leur disposition :

• La fiche de poste : pour définir précisément les besoins du poste et le profil du candidat. La fiche de poste est un document essentiel qui précise les attentes, les qualifications requises, les tâches et les responsabilités d'un poste spécifique. Voir aussi la fiche de fonction qui est un outil plutôt tourné "organisation".

• L'entretien de recrutement : phase d'échange entre le recruteur et le candidat dont la finalité pour le premier est de mesurer l'adéquation entre le profil du candidat et les exigences du poste. Et pour le second, évaluer l'opportunité professionnelle.

• Le livret d'accueil des nouveaux embauchés . C'est un outil intéressant pour accélérer et faciliter leur intégration. Il est souvent le premier document remis à un nouvel employé.

Par ailleurs, il existe des logiciels de recrutement qui permettent de gérer l'ensemble du processus de recrutement, depuis la publication des offres d'emploi jusqu'à l'intégration des nouveaux collaborateurs. Ces outils facilitent la diffusion des offres, la réception et la sélection des candidatures, ainsi que la planification des entretiens. 

A noter : le rapport d'étonnement n'est pas à proprement parler un outil pour aider à recruter. En revanche, il permet de récolter un feedback donné par un nouvel employé sur ses premières impressions de l'entreprise. Cet outil peut être utile pour améliorer à la fois le processus d'intégration et l'entreprise dans son ensemble.

Outils de gestion des compétences

• La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une démarche opérationnelle qui vise à adapter les ressources humaines aux objectifs de l'entreprise. Cette méthode repose sur plusieurs outils comme :

• La cartographie des emplois : délivre une vision des emplois par filière, métier, etc.

• Fiches emplois-types : description détaillée de chaque emploi.

• Le référentiel des compétences : permet à tout à chacun d'utiliser le même vocabulaire.

mais aussi :

• Le plan de développement des compétences ( PDC ) qui remplace le plan de formation. Il permet d'organiser et structurer les besoins en formation d'une entreprise afin d'améliorer et d'optimiser ses performances. Il identifie les compétences que les employés doivent acquérir ou développer pour s'adapter aux exigences du poste actuel et futur, ainsi que pour renforcer les objectifs de l'entreprise.
• la pyramide des âges : pour prévoir les recrutements, les départs et les besoins en formation. Utile aussi pour anticiper d'éventuelles pertes de compétences dues aux départs à la retraite.

Pour aller plus loin dans la mise en œuvre de ces outils, nous vous proposons 2 fiches pratiques complètes rédigées par une professionnelle expérimentée des RH :

• Construire une démarche GPEC
• Bâtir un plan de développement de compétences

D'autres outils RH, comme les logiciels de gestion de talent, accompagnent une telle démarche en permettant de valoriser les plus compétents au sein de l'entreprise.

Outils de gestion des carrières

En ce qui concerne la gestion des carrières, il existe des outils qui permettent :

• de cartographier les compétences et les aspirations des collaborateurs,
• de planifier leur évolution de carrière,
• d'identifier les futurs leaders,
• mettre en place des plans de développement personnalisés.

Ils favorisent ainsi la fidélisation des collaborateurs et la valorisation du capital humain au sein de l'entreprise. 

Outils de paie et rémunération

Pour ce qui est de la gestion de la paie, les entreprises peuvent utiliser des logiciels de paie qui permettent d'automatiser le calcul et l'édition des bulletins de salaire, ainsi que la gestion des déclarations sociales et fiscales. Ces outils facilitent ainsi la gestion salariale et garantissent le respect des obligations légales en matière de rémunération.

Autre outil de la rémunération : la grille salariale . Elle permet de disposer d'un cadre en interne pour notamment garantir la transparence des règles d'augmentation, l'équité interne, d'offrir aux managers un référentiel.

Outils de communication interne

Les outils de communication interne permettent d'informer, de favoriser le dialogue social et d'améliorer le climat social au sein de l'entreprise.

Ces outils peuvent prendre la forme d'un portail RH qui regroupe toutes les informations et les outils nécessaires aux collaborateurs politiques RH, formulaires, congés, notes de frais, etc. 

Les autres supports d'informations : affichage, réunions, entretien. Voir aussi le journal d'entreprise.

Outils de motivation et d'implication des collaborateurs

L'entretien annuel d'évaluation est l'un des outils les plus importants pour la motivation des employés. C'est l'occasion pour le manager d'échanger sur les performances de ses collaborateurs convenir d'objectifs pour l'année suivante. Un représentant des RH peut participer à l'entrevue. La gestion de cet outil (réalisation des grilles d'entretien, planification des périodes de rencontre, etc.) est généralement sous la responsabilité du département ressources humaines.

Outils de prévention des risques

Bien gérer la santé et la sécurité du personnel passe par l’outil nommé "document unique". Cet outil est utilisé pour identifier, évaluer et contrôler les risques. La gestion de cet outil (création de formulaires, formation du personnel, etc.) relève généralement du département des ressources humaines.

Voir la fiche pratique dédiée sur le document unique .