Pourquoi et comment évaluer les fournisseurs ?

Pourquoi évaluer vos fournisseurs ?

Savez-vous que chaque euro économisé aux achats se répercute directement sur le compte de résultat de l'entreprise ? L'impact financier de l'évaluation des fournisseurs est immédiat et mesurable. Maîtriser la qualité de vos fournisseurs, c'est donc :

• vouloir améliorer la qualité de votre prestation
• garantir un gain économique pour l'entreprise
• donner une bonne image de l'entreprise
• vous assurer que le produit final sera de bonne qualité

Cette évaluation vous permet de vérifier si vos fournisseurs répondent correctement à vos besoins et niveaux d'exigences. Les critères retenus ont pour finalité de mesurer la qualité de la prestation de vos partenaires et de les comparer à votre référentiel. Ce suivi s'effectue à partir de simples appréciations (échelle de satisfaction) ou bien à l'aide de mesures plus complètes prenant en compte des résultats concrets : délais de livraison moyens, respect des délais, réactivité en cas de problèmes techniques...

Les objectifs concrets de l'évaluation fournisseur

Comme dans tout projet, il est important de bien cibler votre besoin. Certes, vous voulez évaluer votre fournisseur, mais par rapport à quoi ? Un référentiel ? Un produit ? Un processus ? Un service ? Souvent, c'est une combinaison de tous ces éléments. Dès le départ, il est important de réfléchir à votre objectif. Que souhaitez-vous évaluer ? Un fournisseur ? Tous les fournisseurs ? Souhaitez-vous avoir un résultat quantitatif ou qualitatif ?

L'objectif de cette évaluation est de vérifier la capacité de votre fournisseur à :

• réaliser un produit conforme et/ou la prestation demandée
• satisfaire aux exigences spécifiées tout au long de la vie du contrat
• garantir sa fiabilité d'approvisionnement (délai, souplesse)
• obtenir le meilleur rapport qualité/coût
• garantir une bonne image de l'entreprise (environnementale et éthique)

Les priorités d'évaluation doivent être données aux achats et les fournisseurs critiques. Pour cela il convient de segmenter le portefeuille d'achats, définir la criticité des achats et celle des fournisseurs.

Quand déclencher une évaluation fournisseur ?

L'évaluation d'un fournisseur peut s'effectuer tout au long d'un projet et à tout moment du cycle de vie du produit/service. Cela peut donc être :

• pour référencer un fournisseur
• lors d'un appel d'offres
• suite à plusieurs anomalies d'un même fournisseur ou sur une même gamme de produits
• dans le cadre de l'amélioration continue de son Système de Management de la Qualité
• etc.

Dans la pratique, trois moments clés déclenchent généralement une évaluation des fournisseurs :

• en amont lors du référencement (préventif),
• pendant la relation commerciale (suivi régulier),
• ou suite à des incidents qualité (curatif).

L'idéal reste d'adopter une approche préventive avec des évaluations planifiées annuellement.

Des critères différents selon les parties prenantes :

Chaque entité dans l'entreprise a un besoin spécifique :

• le concepteur veut un produit répondant aux caractéristiques demandées
• l'acheteur demande un prix maîtrisé et une source fiable
• l'approvisionneur souhaite des délais rapides entre la demande et la mise à disposition du produit
• le réceptionniste demande un étiquetage précis des colis et une régulation des arrivées en fonction des heures d'ouverture des services
• le magasinier désire un conditionnement facilitant les manipulations
• l'utilisateur souhaite un produit simple à mettre en œuvre et, si besoin, un mode d'emploi approprié
• le comptable veut des factures bien renseignées
• le responsable QSE souhaite un produit conforme, répondant aux normes, réglementations et standards de l'entreprise
• le dirigeant souhaite tout ça à la fois

Cette multiplicité des points de vue nécessite une approche collaborative dans l'évaluation des fournisseurs. La création d'un comité transversal regroupant achats, qualité, production et finance permet d'obtenir une vision à 360° de la performance fournisseur.

Comment structurer votre démarche pour évaluer vos fournisseur ?

Il s'agit de mettre par écrit un process bien défini pour cadrer le sujet. Ce process permettra d'organiser votre projet et de laisser une trace de la manière dont l'évaluation s'est effectuée. Cette étape peut être réalisée par la Direction ou bien par le chargé de projet si celui-ci a déjà été identifié.

1. Caractériser les raisons pour lesquelles vous souhaitez évaluer les fournisseurs

   Cette étape revient à répondre à des questions telles que :  "Quelle est la finalité de notre démarche ? Est-ce une demande de la Direction ? Cette évaluation est-elle liée à un retour d'expérience ? Une démarche de prévention ? Dans le cadre de l'amélioration continue ? Pour lancer un nouvel appel d'offres ? Un objectif d'amélioration continue de notre Système de Management de la Qualité ?"

   Par exemple, vous souhaitez :

   • évaluer le Système de Management de la Qualité de tous les fournisseurs de l'entreprise,
   • évaluer les fournisseurs d'un produit (donc toutes les étapes du cycle de vie du produit),
   • évaluer le fournisseur au moment de son référencement.

2. Définir ce qui sera évalué

   Questions : "Qu'est-ce que nous souhaitons évaluer ? Un fournisseur spécifique ? Une gamme de produits ? La combinaison de ces deux critères ? L'image du fournisseur sur l'entreprise ?" Etc.

3. Cibler le ou les fournisseurs

   Dans chaque entreprise, il existe différents types de fournisseurs. Il est possible de les classer par catégorie en fonction de différents critères comme :

   • la quantité et/ ou du nombre de produits qu'ils fournissent,
   • le coût de non-qualité et les anomalies rencontrées sur leurs produits
   • leur situation géographique

   L'important est de cibler vos fournisseurs et vos produits les plus critiques : en termes de sécurité d'approvisionnement, de valeur, de volume.

   Vous pouvez réaliser un diagramme de Pareto et sélectionner les fournisseurs des produits représentant 80% de votre chiffre d'affaires.

   Exemple de questions : "qui souhaitons-nous évaluer ? Un fournisseur ? Tous les fournisseurs ? Les fournisseurs du produit phare de l'entreprise ?" Etc.

4. Identifier qui réalisera la tâche

   Pour chaque projet, vous devez identifier un pilote. Il peut s'agir d'une seule personne ou bien d'un groupe de personnes, une équipe avec chacun une fonction spécifique.

   Ce projet peut :

   • être dédié à une équipe en interne,
   • faire appel à un organisme de contrôle indépendant,
   • être une combinaison des deux : une équipe en interne pour le pilotage du projet et une équipe terrain externe qui va évaluer le fournisseur directement dans son usine via des audits et inspections.

   Chacune de ses méthodes présente des avantages et des inconvénients. Vous pouvez les identifier en utilisant par exemple l'outil SWOT qui permettra de définir votre meilleure stratégie.

   Questions : "Cette tâche peut-elle être confiée à un stagiaire/apprenti ? A une équipe dédiée ? Externalisée à un prestataire ?" etc.

5. Choisir à quel moment aura lieu l'évaluation

    Exemples : "Dans son usine, lors du transport de son produit, à la réception du produit dans notre centre de logistique", etc.

6. Viser un délai

   Fixer les échéances . "Cette évaluation est-elle un projet à court terme, moyen terme ou long terme ?Quand souhaitons-nous obtenir les résultats ?"

7. Définir les moyens et outils d'évaluation des fournisseurs

   Moyens financiers, logistiques, humain, organisationnel ce point est très important, car il est déterminant pour définir le cadre de l'évaluation. Cela peut être un frein important si vous n'avez pas le budget suffisant (nombre de personnes sur ce projet, déplacement sur le site du fournisseur si besoin, etc.) .

   Différentes approches sont possibles :

   • en s'assurant qu'il répond au cahier des charges émis par l'entreprise (sur le produit et sur l'image)
   • en effectuant une auto-évaluation de celui-ci
   • lors d'un audit système : organisation du système de Management de l'entreprise
   • lors d'un audit produit : caractéristiques du produit par rapport au référentiel/cahier des charges défini par l'entreprise cliente
   • lors d'un retour d'expérience sur une gamme de produits
   • etc.

8. Autres points durs à identifier

   Questions : "Quelles sont les contraintes auxquelles nous faisons face ? Quelles sont les limites de cette évaluation ?"

Les outils indispensables pour évaluer vos fournisseurs

Les outils digitaux d'évaluation des fournisseurs se démocratisent : plateformes SRM (Supplier Relationship Management), solutions d'e-sourcing avec modules d'évaluation intégrés, ou encore applications mobiles pour les audits terrain. Ces solutions permettent d'automatiser la collecte des données et de générer des tableaux de bord en temps réel.

Construire une grille d'évaluation performante

Exemple de grille d'évaluation :

Déterminez les thématiques, axes d'évaluation, que vous souhaitez aborder avec vos fournisseurs. Vous pouvez choisir par exemple les axes suivants :

• achat
• qualité
• compétence
• délais
• relations commerciales
• relations techniques
• service au client
• disponibilité du produit
• souplesse
• réactivité du fournisseur à répondre à la demande

Sur l'axe qualité, vous pouvez renseigner : les certifications, l'organisation qualité, les documents fournis, la conformité des produits et prestations, les processus de traitement des problèmes, etc.

Exemple de questions :

• "Avez-vous une politique qualité ?"
• "Etes-vous certifié suivant le référentiel ISO 9001 ou un référentiel de Système d'Assurance Qualité équivalent ?"
• "Mettez-vous en œuvre un plan d'amélioration afin d'améliorer systématiquement l'efficacité votre Système de Management de la Qualité ?"

Pour chaque axe, choisissez les critères retenus et leur mesure, en pondérant selon vos critères prioritaires, les résultats obtenus et en définissant un mode de calcul. Par exemple : de 0 à 3, 0 étant faible et 3 la note optimale

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Auteur - Clarisse GUIGON

La satisfaction client a toujours été l’objectif de Clarisse que ce soit pour le client interne ou externe.

Depuis son entrée dans le monde du travail, il y a 10 ans, ses expériences l’ont amenée à gérer de multi-projets dans les industries ou les services.

Diplômé de Master en Management de la Qualité, Sécurité et Environnement, rédiger des articles permet à Clarisse de partager ses connaissances et vous éclairer sur votre travail au quotidien.