Comment passer un appel d'offres ?

Maj le 12/09/2018 par Laurent GRANGER

Phase importante du processus d'achat, l'appel d'offres nécessite une excellente organisation. Découvrez les points clés pour réussir ce type de consultations.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres ?

Son objectif est de consulter un ensemble de fournisseurs présélectionnés afin qu'ils transmettent une proposition commerciale et technique pour répondre au besoin exprimé par l'entreprise.

A partir d'un cahier des charges commun, il est possible de comparer les propositions (tarifs, solutions proposées...) des partenaires potentiels suivant différents critères.

L'appel d'offres s'utilise aussi bien pour la fourniture de produits que de services (conseil, formation, etc.). 

Il n'est pas réservé aux grandes entreprises, les PME ont tout avantage à utiliser cet outil lorsque les enjeux sont conséquents. En adoptant une telle démarche, les gestionnaires de petites structures peuvent ainsi organiser des consultations rigoureuses.

Quelques termes utilisés : L'acronyme  "RFP"  pour Request For Proposal, soit un appel d'offres. A ne pas confondre avec "RFQ", Request For Quotation, une simple proposition commerciale. Le "RFQ" intervient après un "RFI" - Request For Information.

Nous présentons ici un appel d'offres privé. A ne pas confondre avec l'appel d'offres pour des marchés publics réservés aux organismes publics et parapublics, répondant à des règles et procédures précises.

 

Dans quels cas utiliser ce mode de consultation  ?

Réaliser un appel d'offres est une procédure lourde et coûteuse. Elle est donc à réserver aux achats importants en termes économiques et/ou stratégiques offrant un potentiel de gain substantiel.

Elle permet également de pousser les fournisseurs habituels (avec qui le volant d'affaires est conséquent) à remettre en cause leurs offres et pratiques commerciales, et peut-être trouver des fournisseurs alternatifs pour leur confier le contrat de fourniture ou de prestation pour le besoin en question.

Autres cas d'utilisation d'une consultation formelle : pour un achat nouveau ou lorsque le panel de fournisseurs potentiels est bouleversé par l'apparition de nouveaux entrants - toujours avec la contrainte du volume d'achat pour rendre l'opération économiquement intéressante.

A noter que dans le processus d'achat, la consultation intervient après avoir qualifié les fournisseurs potentiels. 

En complément, l'appel d'offres est un outil digne d'intérêt pour rechercher de nouvelles solutions techniques à valeur ajoutée en réponse au besoin formalisé (avec un bémol : si la demande est trop précise, les fournisseurs ne pourront pas faire preuve d'innovation).

Comment faire un dossier d'appel d'offres ?

Rédiger un appel d'offres

Que comprend un dossier de consultation ? Globalement tout appel d'offres contient ces informations :

Qui  ? - Présentation succincte de la société

Inclure toute information utile pour une connaissance à minima de l'entreprise : propriétaire, chiffres d'affaires sur les dernières années, activités principales... + toutes autres données aidant la compréhension de la situation.

Pourquoi ? - Description du contexte de la demande et des problèmes à solutionner

Il s'agit d’informer les fournisseurs potentiels sur la situation qui motive l'appel d'offres : les changements, les menaces, les opportunités... et des problèmes concrets qui en découlent. Ces informations aident les fournisseurs à comprendre la genèse de la demande et ainsi mieux positionner leur réponse. L'expertise des partenaires peut également les amener à apporter un éclairage novateur sur la situation.

Quoi ? - Cahier des charges

Coeur de la demande et fruit d'un travail de concertation entre l'acheteur et le demandeur / prescripteur, le Cdc d'achat formalise les besoins et attentes auxquelles le partenaire devra apporter une solution.

Il comprend notamment :

  • - la description du besoin,
  • - l'énoncé des objectifs et des livrables (dont les volumes),
  • - le détail des fonctionnalités attendues.

Pour exprimer les besoins en profondeur et mieux définir ses exigences, il est recommandé de bâtir un cahier des charges fonctionnel (CdCF). Ce dernier liste les fonctions principales, secondaires, les contraintes, les critères d'appréciation avec les niveaux imposés, etc.

Comment ? - Déroulement de l'appel d'offres

On retrouve dans cette partie l'ensemble des modalités du processus comprenant différents types d'information :

  • - Critères de sélection (généraux)
  • - Contacts internes en fonction des types de demandes d'information (technique, économique, etc.)
  • - Format de la réponse attendue sur le fond et la forme (par exemple un prix par lot, avec des options - sous format électronique pour la forme)
  • - Conditions générales d'achat
  • - Clauses complémentaires : confidentialité, normes à respecter...

Quand ? - Dates clés

Enoncer les principales dates du processus :

  • - date de la remise de la proposition commerciale et technique (réponse du fournisseur),
  • - date de prise de décision, 
  • - date de passation de la commande,
  • - date de livraison de la solution.

 

Rédiger un tel document ne se fait pas à la légère. Une méthodologie rigoureuse est nécessaire pour bien faire l'inventaire de ses besoins et du profil des fournisseurs susceptibles de répondre à ses sollicitations.

L'acheteur ne pourra pas s'exonérer d'une analyse fine de ses exigences pour générer un appel d'offres qualitatif simple à lire, à comprendre et respirant d'un certain professionnalisme. Procéder ainsi réduit le risque de recevoir des propositions à tiroirs à n'en plus finir. Tomber dans ce travers revient à faire perdre du temps à tout le monde : service achats et fournisseurs.

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