Gestion de projet : automatisez votre travail pour une meilleure productivité

productivité gestion de projet[En partenariat avec Wrike] Appeler le client, prendre des notes durant l’appel, les retranscrire dans un e-mail au chef de projet, vérifier avec elle/lui le statut du projet… Avec l’augmentation de la concurrence dans tous les secteurs, les sociétés ne peuvent plus se permettre de perdre du temps sur ce type d’activités chronophages et sans valeur.

Si vous voulez accélérer votre développement, vous devez automatiser le plus de choses possible dans votre société. Optimiser vos processus de travail aidera votre équipe à s’adapter au nombre grandissant de demandes entrantes, à gagner en agilité, et à se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Si vous pensez que votre équipe n’a pas besoin de plus d’automatisation, vous courez le risque de perdre en compétitivité à moyen terme. Un rapport récent du McKinsey Global Institute a révélé que plus de 70 % des opérations de collecte et de traitement de données, deux éléments clés de la gestion du travail, peuvent être automatisés ; permettant ainsi de réduire les erreurs coûteuses, et de simplifier les processus. Il existe donc une immense réserve de productivité cachée dans l’activité des équipes du monde entier. Ces réserves sont sur le point d’être libérées, et de provoquer une révolution dans les opérations de business.

Dans cet article, nous partageons avec vous la liste des activités de gestion de projet quotidiennes que toute équipe devrait automatiser, de sorte à libérer le temps consommé par le travail routinier.

1. Créer des tâches à partir d’e-mails

La plupart d’entre nous communiquent encore dans l’entreprise par le biais d’e-mails. Dans le même temps, les équipes transfèrent leur travail dans des systèmes de gestion de projet pour une plus grande transparence. Il est donc bien plus pratique d’avoir toutes les tâches, les fichiers et les discussions au même endroit. Plutôt que de devoir chercher un document important ou d’essayer de se souvenir du moment où une certaine décision a été prise… l’email recherché étant « enterré » au fond d’une boîte de réception.

automatisation de la messagerie

Un nouveau problème survient alors : comment s’assurer que toutes les informations importantes sont transférées vers le système depuis les e-mails de l’équipe ? Malgré les formations dispensées et les avertissements, personne ne veut faire le double travail de copier et coller les informations dans un sens et dans l’autre. Avant de choisir votre logiciel de gestion de projet, vérifiez qu’il ait une fonctionnalité essentielle : l’intégration d’e-mails. Vous vous éviterez ainsi bien des problèmes ! Par exemple, dans Wrike, il suffit de simplement transférer un e-mail à l’adresse du système pour créer une nouvelle tâche. Il est également possible d’en modifier les propriétés et de la commenter directement depuis la boîte de messagerie. Si la tâche est modifiée, vos collègues recevront une notification par e-mail.

2. Créer des projets similaires

Tout travail d’équipe contient des parties répétitives. Imaginez seulement le nombre d’heures que vous passez tous les ans à créer des tâches pour des campagnes et des projets similaires, à créer des dépendances, et à former de nouvelles personnes aux processus. Eh bien, voici une autre justification de l’automatisation. Un bon système de gestion de projet doit vous permettre de créer des modèles de projet basés sur les flux de travail de l’entreprise et prenant en compte notamment les chargés de mission, la durée des tâches, les statuts personnalisés et les informations supplémentaires sur la façon de réaliser les tâches. Tout ce que votre équipe doit faire pour créer un nouveau projet, c’est dupliquer le modèle avec les délais estimés. C’est un poids en moins pour le responsable.

Gestion des tâches

3. Demandes entrantes

Le quotidien des équipes de conception, d’assistance et autres services orientés clients consiste à essayer de venir à bout d’une pile toujours grandissante de demandes, à les prioriser et les attribuer, et à faire de leur mieux pour respecter les délais.

Un flux de travail automatisé pour traiter les demandes peut à jamais changer la vie de votre équipe. Les formulaires de demande dynamiques vous permettent de collecter à l’avance toutes les informations dont vous avez besoin, et même de paramétrer différents chemins pour les questions spécifiques, selon les besoins initiaux du client. L’envoi de la demande active le modèle de projet, et un nouveau projet est créé selon vos flux de travail personnalisés : ils comportent d’ores et déjà les chargés de mission, ainsi que les délais estimés. Vous n’aurez plus besoin de gérer et d’attribuer les demandes, de revenir vers le client pour obtenir des informations supplémentaires, et de mettre à jour les dates de livraison : la grande majorité du travail du responsable est désormais loin derrière vous. Vous bénéficiez de surcroît d’une vision précise de qui fait quoi.

Auto marketing

traitement newsletter

Vous pouvez voir ci-dessus comment nous mettons en œuvre cette fonctionnalité dans Wrike.

Comme vous pouvez le constater dans ces exemples, l’automatisation ne concerne pas uniquement les grandes sociétés aux processus de travail complexes. Les équipes de toute taille peuvent gagner plusieurs heures par semaine sur le travail routinier et besogneux. De cette manière, vous obtenez des flux de travail plus transparents où chacun connaît ses responsabilités, vous réduisez le temps passé à attendre les réponses, et vous vous concentrez sur les initiatives stratégiques. Au moment de choisir un logiciel de gestion de projet, portez une attention particulière à ces fonctionnalités, car elles peuvent changer le futur de votre société.


Wrike

Wrike est un logiciel de gestion de projet qui améliore l’efficacité du travail de 13 000 entreprises dans le monde entier. Il facilite la collaboration d’équipe en temps réel et vous offre des outils personnalisables pour la planification de projets, l’organisation de processus de travail et les rapports.

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