4 outils de visualisation de données dont chaque chef de projet a besoin

[En partenariat avec Wrike] Lors de la gestion de projets complexes, vous avez besoin d’un aperçu rapide du projet qui vous permettra d’évaluer immédiatement son état général, de faire face aux éventuels obstacles et d’anticiper les possibles retards. Découvrez les outils essentiels de pilotage au service du chef de projet.

De magnifiques graphiques… qui sont avant tout des outils opérationnels

À la place de tableurs surchargés de chiffres, les outils de visualisation vous offrent les principales données dans un format plus pratique et plus compréhensible, et vous permettent d’apporter immédiatement des modifications au calendrier du projet.

De nos jours, de nombreux services de gestion de projet offrent de telles fonctionnalités, mais avant de faire un choix, il est primordial d’évaluer leur véritable valeur commerciale. Un bon outil de visualisation n’est pas qu’une simple source de beaux graphiques pour vos présentations mensuelles. Il doit vous offrir un autre regard sur l’analyse de données de projet et améliorer l’expérience générale de gestion.

Chez Wrike, nous réfléchissons aux situations pour lesquelles la visualisation peut véritablement modifier le travail et la vie du chef de projet. C’est la raison pour laquelle nous aimerions aujourd’hui vous présenter les principaux outils de visualisation dont vous avez besoin dans votre logiciel de gestion de projet qui garantiront la réussite de votre projet.

1 – Diagramme de Gantt

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt facilite la création, l’aperçu et la mise à jour de l’ensemble du calendrier du projet.

Il est essentiel que votre diagramme de Gantt ne soit pas uniquement un mémo auquel votre équipe s’intéresse de temps à autre, mais également un outil interactif qui vous permet de gérer votre projet.

Grâce au diagramme, vous pouvez échelonner des projets sur plusieurs semaines ou heures et rapidement identifier les échéances à risque à l’aide des couleurs de la barre des tâches. Le rouge indique les tâches en retard, le vert indique les tâches terminées et le bleu indique les tâches actives. Assurez-vous que le diagramme de Gantt prend en charge les glisser-déposer et prend en compte automatiquement les week-ends… des fonctionnalités qui vous permettront de gagner du temps lors de la mise à jour du calendrier. Les dépendances des tâches sont également une fonctionnalité importante pour les projets complexes. Si la date de début ou de fin d’une tâche dépend d’une autre, elles seront déplacées ensemble. Les jalons sont des événements de projet importants (p. ex., date de lancement, conférence) qui sont liés à une certaine date et qui resteront toujours à la même place sur un calendrier.

Qui plus est, le diagramme de Gantt interactif permet à toutes les équipes d’être informées du véritable calendrier de projet. Les chargés de mission reçoivent des notifications automatiques concernant les nouvelles échéances sans travail supplémentaire de votre part, et vous pouvez facilement octroyer un accès au calendrier à vos clients, partenaires ou parties prenantes.

2 – Graphique de charge de travail

Derrière chaque projet se trouvent des personnes dévouées. C’est la raison pour laquelle vous devez garder à l’esprit que, en pratique, l’équilibre du travail s’avère être un peu plus complexe que la création de schémas de flux de travail. Certains membres de votre équipe peuvent être surchargés de travail tandis que d’autres n’ont parfois plus aucune tâche à réaliser dans le calendrier de travail.

Le graphique de charge de travail vous aide à gérer cela et à profiter au maximum des ressources de votre équipe. Les domaines dans lesquels les employés ont 3 tâches ou plus en même temps sont surlignés en orange, ce qui vous permet de rapidement les identifier et de répartir les tâches entre les membres d’équipe.

Vous disposez également d’une base de toutes vos tâches en attente pour pouvoir les retirer et les attribuer à une personne dont la charge de travail est moindre. Le graphique de charge de travail aide votre équipe à réduire le stress et à optimiser le temps de travail.

3- Tableau de bord

N’importe quel livre de MBA vous dirait que la microgestion est un pêché. Cependant, garder un œil sur un grand nombre de tâches importantes est inéluctable. Il est trop risqué de les exclure du contrôle spécial d’un chef de projet. Il vous est alors possible de minimiser les délais et les efforts.

Le tableau de bord vous offre un contrôle central des tâches les plus importantes parmi tous les projets, permettant ainsi qu’une affectation nouvelle ou en retard ne passe inaperçue. Vous pouvez créer différents widgets pour réaliser un suivi :

  • toutes les tâches en retard pour un certain projet
  • les tâches dues la semaine en cours pour le service marketing
  • les tâches qui vous sont attribuées
  • les tâches terminées la semaine en cours par certains membres d’équipe, etc.

Grâce aux widgets mis à jour en temps réel, vous pouvez rapidement vérifier le statut de n’importe quel projet et ainsi gagner du temps lors de la préparation de la mise à jour de la réunion hebdomadaire.

4 – Rapports

Non seulement vous devez comprendre ce qui se passe, mais vous devez également être en mesure de l’expliquer rapidement et clairement à votre supérieur, à vos clients ou aux parties prenantes. C’est la raison pour laquelle la création de rapports occupe la plus grande partie du temps d’un chef de projet. Non seulement les rapports interactifs vous libéreront de cette routine, mais ils fourniront également les informations exécutives dans un format de graphique facile à comprendre.

Ils vous permettent de séparer les informations du projet selon des besoins personnalisables et de trouver des renseignements auparavant inaccessibles ou disponibles seulement après plusieurs heures.
Les rapports suivants sont ceux les plus souvent utilisés par les chefs de projet :

  • Mise à jour exécutive hebdomadaire : comprendre le nombre et le statut des projets par propriétaire
  • Performances de l’équipe : comparer les performances des individus à l’aide d’indicateurs clés
  • Projets à risque : obtenir un aperçu des projets ayant un trop grand nombre de tâches en retard
  • Réalisations : rapport sur le travail réalisé la semaine dernière, le mois ou le trimestre dernier

La capacité à partager des rapports avec votre équipe fera évoluer les réunions plus rapidement et vous aidera à vous concentrer sur les éléments exploitables, et non sur la collecte de mises à jour de statut.

Comme vous pouvez le constater, non seulement les outils de visualisation du projet facilitent la vie du chef de projet, mais ils garantissent également que toute personne, qu’il s’agisse de la direction ou des membres d’équipe, a un accès immédiat aux véritables données du projet dans le cloud. Ces outils permettront une meilleure synchronisation du travail d’équipe et ils vous aideront à éviter des risques inutiles. Si vous n’utilisez aucun des outils susmentionnés, il est plus que temps de les essayer. Gagnez du temps et évitez bien des efforts pour mener vos projets à bien.


Wrike

Wrike est un logiciel de gestion de projet qui améliore l’efficacité du travail de 13 000 entreprises dans le monde entier. Il facilite la collaboration d’équipe en temps réel et vous offre des outils personnalisables pour la planification de projets, l’organisation de processus de travail et les rapports.

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