Surcharge de travail : négocier un délai supplémentaire

La surcharge de travail pourrait bien devenir le mal du siècle. Le "toujours plus, toujours mieux" a ses limites. Tout comme nous avons toutes et tous nos propres limites.

Comment faire face aux rythmes et délais infernaux plus ou moins subtilement imposés dans les entreprises ? Que faire lorsque gérer son temps de manière optimale, prioriser les tâches et maîtriser à la perfection les autres solutions à la surabondance de dossiers ne suffisent plus au respect des échéances ? Comment éviter le piège du burn-out en obtenant de différer un dossier lorsque cela est possible ?

Pourquoi négocier un délai supplémentaire ?

Par peur de passer pour un fainéant, de décevoir quant à votre efficacité ou la confiance qui a été placée en vous, ou bien encore de ne pas vous montrer à la hauteur quant à votre équipe, il vous arrive de cumuler maints et maints dossiers et vous retrouver totalement submergé par la charge de travail. D'ailleurs, vous voyez déjà poindre le petit grain de sable qui enrayera toute la machine...

Continuer de puiser dans votre énergie et vos réserves indéfiniment mènerait non seulement à la catastrophe pour votre équipe/votre service/votre entreprise, mais également à votre propre perte.

Pour ne pas sombrer dans le burn-out, il est ainsi crucial pour vous d'obtenir, de la part de votre supérieur hiérarchique, un délai supplémentaire quant au dossier qui vous demande le plus de temps et qu'il est difficile - voire impossible - de boucler dans les délais impartis. Ce, de votre fait ou bien pour des raisons échappant totalement à votre contrôle.

La démarche est délicate, certes, mais néanmoins nécessaire. Un minimum de recul et de préparation vous aideront à franchir le pas, oser sortir de votre zone de confort et négocier avec votre boss de différer une échéance.

Négociez avec votre boss la remise à plus tard d'un dossier

Vous avez fait le tour des possibilités et vous en êtes arrivés à la conclusion qu'il était totalement infaisable de rendre tous vos dossiers dans les délais impartis. Pourtant, vous avez tout mis en oeuvre pour la réalisation et le respect des échéances et objectifs fixés. Vous n'avez d'autre choix que d'aller trouver votre supérieur hiérarchique et demander un peu plus de temps.

Or on ne négocie pas avec son chef comme on pourrait le faire avec un collègue lambda. Il est donc essentiel de bien préparer votre entrevue si vous souhaitez que cette dernière soit constructive et surtout que la réponse soit positive.

Evaluez votre surcharge de travail et ses conséquences

La première étape de votre préparation sera ainsi d'évaluer clairement et précisément ce "trop-plein" de travail. Vous pouvez commencer par regarder autour de vous et interroger vos collègues qui font un travail similaire afin de définir si, eux également, se sentent surchargés (auquel cas, vous pourrez demander un entretien collectif avec votre patron).

Notez ensuite les éléments suivants :

• nombre de dossiers à traiter , temps et ressources (matérielles, humaines, budgétaires, etc.) impartis à la réalisation de chacun versus le temps effectif passé pour les réaliser, les ressources réellement dépensées, etc.
• tâches quotidiennes à exécuter (inhérentes à votre mission et "hors contrat").
• dysfonctionnements : éléments quotidiens imprévus ou parasites qui perturbent votre organisation (décisions externes prises trop tardivement, missions et rôles de chacun insuffisamment définis, logiciels obsolètes ou non compatibles, etc.), que ce soit dans l'entreprise ou chez vos partenaires (fournisseurs, prestataires externes, etc.).
• facteurs de stress (pression trop pesante, environnement bruyant, bugs informatiques, rétention d'information par certains, absentéisme régulier chez certains de vos collaborateurs, mauvaise ambiance générale, etc.)

Pour chaque point, inscrivez les conséquences concrètes - directes et/ou indirectes - sur votre travail (retard dans le traitement de certaines parties d'un projet, perturbation de votre capacité de concentration, fatigue physique et psychique, travail supplémentaire, démotivation, troubles du sommeil, etc.).

Identifiez les causes de votre débordement

A l'aide des notes ci-dessus, identifiez objectivement les causes de votre surcharge de travail. 2 axes :

• motifs inhérents à votre propre fonctionnement  : manque d'organisation, mauvaise gestion de votre temps, surévaluation de certaines de vos compétences, choix techniques délétères, erreurs de calcul, manque de motivation, etc.
• motifs échappant à votre contrôle : dysfonctionnements organisationnels dans votre entreprise, tensions généralisées, management inadapté ou néfaste, pression démesurée, objectifs inatteignables, coupes dans les effectifs, rétention d'information par certains collègues mal attentionnés, sabotages volontaires, prestataires externes absents, soucis informatiques récurrents, etc.

Préparez votre défense

Fort de cette analyse, préparez votre entretien avec votre supérieur hiérarchique en prenant soin d' élaborer des parades à ses réticences et contre arguments avec des éléments concrets . Cette négociation avec votre boss requiert une excellente préparation (qui, elle aussi, demande du temps), une bonne dose de courage et d'humilité, mais également une réelle objectivité de votre part.

Même si, à ce stade, il est aisé de préférer se dire que les choses s'amélioreront d'elles-mêmes ou que tout finira par rentrer dans l'ordre, ne fuyez pas et assumez votre responsabilité de manager . Vous ne feriez que repousser l'échéance d'une confrontation inéluctable. Il en va de votre bien-être et de celui de votre équipe.

Ne vous laissez plus déborder !

La meilleure solution pour éviter d'avoir à négocier un délai supplémentaire pour la réalisation d'une tâche ou le rendu d'un dossier quelconque est encore d' agir en amont , même si parfois la négociation s'avère inévitable ! Quelques pistes pour ne plus vous laisser submerger :

• gérez votre temps de manière optimale et raisonnable afin de conserver votre équilibre,
• soignez votre confiance en vous ,
• formez-vous , si besoin ou demandez l'aide d'un coach pour parfaire certains aspects de votre mission,
• communiquez efficacement - avec vos collaborateurs, vos prestataires extérieurs, votre hiérarchie,
• osez dire non , voire négociez si le refus n'est pas envisageable,
• dopez votre charisme , cela vous permettra d'être plus persuasif,
• apprenez à déléguer efficacement .