Interruptions au travail : gérer les dérangements pour rester concentré

Quand les interruptions désorganisent la journée de travail

La gestion du temps est un art relativement ardu lorsque l'on occupe un poste de cadre. En effet, des interruptions diverses et variées peuvent venir régulièrement ponctuer la journée d'un manager, saboter son organisation, voire ses objectifs et sa carrière s'il ne sait pas les gérer efficacement.

Coups de téléphone intempestifs, emails plus urgents les uns que les autres, notifications, collègues trop bruyants, collaborateurs ayant besoin d'informations clés ou simplement d'un renseignement quelconque, etc. À bien y réfléchir, les éléments qui gênent notre concentration et perturbent notre journée de travail sont foison.

Pour rester efficace, il est ainsi essentiel de savoir comment gérer toutes ces intermittences qui peuvent grandement nous ralentir et mettre à mal notre travail. Bonne nouvelle : gérer les interruptions au travail s'apprend, à condition de comprendre d'abord pourquoi elles coûtent si cher en temps et en énergie.

Pourquoi les interruptions au travail nuisent à la productivité

Chaque dérangement a un coût largement sous-estimé. Être capable de faire face à ces interruptions qui jalonnent nos journées de travail est intéressant à différents niveaux. Cela permet, entre autres, de :

• Garder le contrôle de son temps : le temps n'étant pas extensible, il est important de pouvoir s'organiser et planifier son travail en fonction des échéances, priorités, etc. Les interruptions sont de petits grains de sable qui peuvent saboter totalement cette belle organisation pour celui/celle qui ne sait comment les gérer.
• Mener à bien ses missions : les interruptions génèrent de petits ajournements qui, mis bout à bout, peuvent constituer un retard conséquent dans la réalisation de son travail, voire saboter ce dernier. Savoir gérer ces intermittences est gage de succès dans ses missions.
• Atteindre les objectifs fixés : des interruptions constantes influent négativement sur la qualité et la quantité de travail fourni.
• Gagner en efficacité : le multitâches a ses limites en matière d'efficacité.
• Optimiser sa concentration : il est difficile de maintenir son attention et sa concentration au maximum lorsque l'on est constamment dérangé. Par ailleurs, rompre sa réflexion demande un effort supplémentaire lorsqu'il s'agit de replonger dans son travail et reprendre le fil de sa réflexion. Une perte de temps et d'énergie non négligeable qu'il est important de savoir enrayer.

Comment identifier ses dérangements grâce à un registre

Si vous réalisez que les interruptions quotidiennes et répétées au cours de la journée perturbent votre travail, il est temps de réagir !

1. Tenir un registre

   La première étape consiste à simplement noter scrupuleusement toutes les interruptions intervenant dans votre journée de travail sur un laps de temps de quelques jours. Tenez un registre sur lequel vous noterez les éléments suivants :

   • Date et heure de l'interruption.
   • Personne : identité et fonction.
   • Raison de l'interruption : décrivez succinctement les motifs du dérangement.
   • Caractère recevable ou non : l'interruption était-elle justifiée ?
   • Degré d'urgence : le motif de ce dérangement était-il réellement urgent ou bien cela pouvait-il attendre ?

2. Analyser

   Une fois votre registre renseigné pendant quelques jours - une semaine est un bon laps de temps pour l'analyse, vous allez pouvoir examiner toutes ces informations de plus près.

   Les interruptions que vous aurez répertoriées comme étant non justifiées parasitent inutilement votre efficacité. Il vous faut trouver un moyen efficace de les éviter à l'avenir.

   En ce qui concerne les dérangements légitimes, il est important d'analyser s'ils auraient pu être anticipés et si oui, de quelle manière (voir ci-dessous).

3. Agir

   Les interruptions injustifiées devront être éradiquées par une stratégie efficace afin d'obtenir des résultats rapidement : refuser poliment et efficacement les demandes impromptues, définir des périodes où vous ne pourrez être dérangé sous aucun prétexte, etc.

   Car certaines interruptions sont non seulement justifiées, mais également urgentes. Il vous est essentiel de les gérer lorsqu'elles surviennent. Pour cela, il est intéressant de réserver du temps dans votre agenda quotidien pour ces urgences sans que cela ne perturbe le reste de vos tâches. En consultant votre registre, vous aurez une idée relativement précise du temps passé à gérer ces interruptions légitimes et urgentes.

   Par ailleurs, votre registre vous permet également d'avoir une vue claire de toutes les autres raisons de dérangement non urgentes, mais légitimes. Il vous faut mettre en place une méthode pour que ces interruptions ne perturbent plus votre travail, mais soient tout de même traitées (réunions régulières d'échange, mise en place de réunions régulières pour les questions diverses sans caractère d'urgence, mise en place d'une plage horaire quotidienne ou hebdomadaire durant laquelle vous êtes pleinement disponible et pouvez être dérangé, etc.).

Quelles techniques utiliser pour limiter les dérangements au quotidien

Voici de bonnes pratiques pour retrouver un environnement propice au travail :

Soigner son organisation

Une bonne organisation au travail passe par une bonne discipline et quelques astuces simples :

• Coupez vos diverses notifications lorsque vous ne devez être dérangé sous aucun prétexte : emails (apprenez à gérer vos mails), sonnerie smartphone, renvoi d'appel, etc.
• Planifiez des réunions régulières avec vos interlocuteurs habituels. Cela leur permettra de lister au fur et à mesure les éléments qu'ils souhaitent vous communiquer et de vous en faire part lors de ces rencontres.
• Programmez des temps de disponibilité : réservez des plages horaires pendant lesquelles vous êtes pleinement disponible et ouvert à l'échange. Faites passer l'information à vos collaborateurs. Ces derniers doivent savoir très clairement quand ils peuvent vous déranger et quand ils ne le peuvent pas. Cela évitera les interruptions non justifiées tout en favorisant les échanges. N'abusez toutefois pas du "do not disturb", car il est de votre rôle de manager d'être à l'écoute de vos collaborateurs. Comme toujours, tout est question d'équilibre !

A lire : " Optimisez votre organisation pour davantage d'efficacité !"

Savoir dire non

Savoir refuser avec conviction et sans agressivité est indispensable pour éviter les interruptions intempestives. En étant ferme, mais constructif, vous renforcez votre position de leader et favorisez l'autonomie et les prises d'initiatives.

Par ailleurs, vous renforcez votre confiance en vous et votre assertivité. Cela vous permettra d'être davantage productif et efficace dans vos tâches de manager.

A lire : "Refusez de manière diplomate, mais efficace."

Gérer les perturbateurs

Collaborateurs bruyants, personnalités difficiles à manager, rebelles... certains individus peuvent être plus délicats à gérer que d'autres. Il vous faut toutefois apprendre à le faire. Pour votre bien, mais également pour celui de votre équipe tout entière. Chaque caractère confère à une façon de faire particulière. Il est de votre devoir de manager d'adapter votre management en fonction de votre interlocuteur et de la situation.

Une astuce pour écourter judicieusement le temps d'interruption est d'avertir d'entrée de jeu votre interlocuteur que vous n'avez que quelques minutes à lui consacrer. Ne l'invitez pas à s'asseoir et demandez-lui d'aller droit au but. Si la problématique ne peut être traitée sur-le-champ, planifiez ensemble un moment pour en discuter plus largement et efficacement.

Faire face à l'imprévu

Il se peut qu'une interruption demande de stopper sur-le-champ ce que vous étiez en train de faire et d'agir rapidement.

Prenez une grande respiration et gérez vos émotions efficacement afin de limiter le stress et agir le plus efficacement et objectivement possible. Sachez prendre les bonnes décisions en vous appuyant sur des outils tels l'arbre de décision ou encore la matrice de décision.

Choisir un environnement de travail adapté

L’environnement de travail peut faciliter ou, au contraire, multiplier les interruptions. Lorsque vous devez avancer sur une tâche exigeante, installez-vous si possible dans un espace calme, éloigné des lieux de passage et des conversations.

En open space, le port d’un casque peut signaler que vous souhaitez ne pas être dérangé. Ce signal doit toutefois être compris par l’équipe. Il est donc utile de définir collectivement quelques règles simples : respecter les périodes de concentration, privilégier les demandes non urgentes par message et réserver les interruptions directes aux sujets qui nécessitent une réponse immédiate.

L’objectif n’est pas de s’isoler en permanence, mais de créer des moments pendant lesquels chacun peut travailler sans sollicitations inutiles.

S'appuyer sur la technique pomodoro

Pour structurer les phases de concentration, la technique pomodoro reste une valeur sûre : des sessions de 25 minutes sans interruption, suivies de 5 minutes de pause, un minuteur faisant office de garde-fou. Elle ne convient pas à toutes les tâches, mais offre un cadre simple pour organiser les plages de disponibilité et de concentration au sein de l'équipe. Voir aussi la méthode du timeboxing, tout indiquée pour réserver des périodes de concentration.

Quelles erreurs éviter face aux interruptions au travail

Certains réflexes, pourtant courants, aggravent le problème plutôt qu'ils ne le résolvent :

• Répondre à chaque notification dès qu'elle arrive
• Pratiquer le multitâche en continu, source d'erreurs et de fatigue
• Ne jamais bloquer de plage de concentration protégée
• Se rendre injoignable au point de nuire à la cohésion d'équipe
• Confondre urgence réelle et simple impatience de l'interlocuteur

Ces erreurs traitent toutes les interruptions de la même manière, sans distinguer l'urgent de ce qui peut attendre - exactement ce que corrige le registre présenté plus haut.

L'essentiel pour reprendre le contrôle de son temps

Les interruptions au travail ne disparaîtront jamais complètement, et ce n'est pas toujours souhaitable : certaines restent légitimes, voire bénéfiques pour la collaboration. Mais un manager qui distingue les dérangements justifiés du reste, structure ses plages de concentration et ose dire non quand il le faut, reprend durablement la main sur sa journée.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.