Comment rédiger des emails efficaces ?

Faire la différence avec un email efficace

Selon LinkedIn, chaque collaborateur de l’entreprise reçoit 88 emails (1) par jour. C’est dire que votre interlocuteur, destinataire d’un email qui revêt une importance majeure pour vous, est sollicité. Au risque que votre message passe inaperçu, rejoigne immédiatement la corbeille de la boîte de messagerie ou soit marqué non lu pour être traité plus (trop) tard. Vous l’expérimentez d’ailleurs vous-même : combien de pièces jointes jamais ouvertes, de messages lus en diagonale et de newsletters supprimées à peine reçues ?

 Dans ce contexte, la rédaction et l’envoi d’un email constituent un exercice qui mérite un soin particulier. L’efficacité de votre email est déterminante :

•  Pour provoquer une réaction : un email efficace est ouvert et lu. Les pièces jointes, le cas échéant, sont consultées. Et le destinataire vous répond ou effectue l’action requise de votre part – appel téléphonique, renouvellement d’abonnement en ligne, passage d’une commande…
• Pour renforcer votre image de marque : un email efficace est la preuve de votre professionnalisme. Plus encore, un email particulièrement percutant se démarque parmi 100 autres. En attirant ainsi l’attention, vous marquez l’esprit de votre interlocuteur pour pérenniser vos relations commerciales.

6 conseils pour des emails efficaces

#1 Le choix de l’objet du mail

L’objet du mail est le 1er élément visualisé par le destinataire, et conditionne souvent son ouverture. Pour vous assurer que votre interlocuteur consulte votre email :

•  Veillez à éviter toutes fautes d’orthographe, votre réputation est en jeu.
•  Trouvez un objet accrocheur, pour être lu immédiatement.
•  Choisissez un titre qui reflète le corps du message, pour ne pas flouer le destinataire.

#2 La rédaction du corps du message

Au moment de rédiger votre email, 2 règles à respecter :

• Adoptez un ton adapté à la relation que vous entretenez avec le destinataire. Un message formel pour vous adresser à un client grand compte, un ton amical à l’adresse d’un prestataire de longue date, un message expéditif à votre collègue de bureau… calquez-vous sur les emails que vous recevez vous-même du destinataire. User d’abréviations et d’émoticônes semblerait déplacé en certaines circonstances, tout comme le vouvoiement ou un « cordialement » paraîtrait aberrants aux yeux d’une relation de travail proche.
• Structurez le texte. La lecture de votre email doit être fluide, votre interlocuteur doit facilement comprendre l’objectif de votre message. Pour cela, utilisez des phrases concises : une idée = 1 phrase. Aérez un long message en le découpant en paragraphes. Et si vous attendez des réponses à de multiples questions, l’usage d’une numérotation ou de tirets est utile : sur cette trame, votre interlocuteur répond à chacune de vos interrogations.

#3 L’aspect design

Le gras, une police d’écriture spécifique, une signature électronique avec logo, de la couleur… autant d’éléments qui rendent la lecture de votre email plus agréable, pour inciter le lecteur à vous répondre. C’est également un bon moyen de se démarquer des emails austères. Attention néanmoins à ne pas en abuser, au risque de ternir votre image professionnelle.

#4 La sélection des destinataires

Une pratique répandue incite à inclure un nombre démesuré de destinataires en cc ou en cci. Une pratique qui a tendance à exaspérer les destinataires non concernés, qui ont le sentiment – à juste titre – de perdre leur temps à consulter sans cesse les échanges de la boucle. A l’heure où l’email est omniprésent, identifiez l’interlocuteur pertinent. Et dans le cadre d’un message aux destinataires multiples, attention à évaluer la pertinence de « répondre à tous ».

#5 L’opportunité d’une pièce jointe

En incluant une pièce jointe, vous exigez de votre interlocuteur qu’il la télécharge, qu’il l’ouvre et qu’il la consulte : vous mobilisez du temps supplémentaire, et cela peut avoir tendance à agacer. Veillez à n’envoyer que des pièces jointes utiles à votre objectif. La signature électronique en pièce jointe, par exemple, est peu opportune…

#6 La fréquence de vos emails

Votre destinataire apprend progressivement à connaître vos habitudes. Si vous le sursollicitez en lui envoyant sans cesse des emails pour la plupart inutiles, il sera de moins en moins enclin à vous lire. Un email efficace doit permettre de balayer un maximum de sujets relatifs à votre objectif, pour limiter les aller-retour incessants.

#7 Le bon timing

Tout comme vous, votre destinataire n’ouvre pas ses emails professionnels le week-end ni tard le soir. Et au moment de consulter sa boîte de messagerie le lundi matin, les emails se sont accumulés et le vôtre est noyé dans la masse. Si l’envie vous prend le samedi, réfrénez-la jusqu’au lundi en fin de matinée, lorsque votre interlocuteur est parfaitement opérationnel au bureau.

#8 La relance

Vous ne recevez pas de réponse à votre email, malgré tout le soin apporté à sa rédaction ? Après un laps de temps raisonnable et adapté à l’urgence de votre requête, vous pouvez relancer votre interlocuteur par téléphone, il y est peut-être plus réactif.

2 erreurs fréquentes à éviter

• Le copier-coller est risqué . Tout d’abord parce que l’email est efficace à condition d’être personnalisé, ensuite parce que la pratique est source d’erreurs. Oubli d’une pièce jointe, mauvais prénom, divulgation de la mauvaise information à la mauvaise personne… vous perdez en crédibilité.
• Bannissez les fautes d’orthographe , quitte à vous faire corriger par un tiers si vous n’êtes pas assuré de bien écrire. En tout état de cause, se relire permet d’éviter de nombreuses fautes.

 Voir aussi comment gérer ses emails 

Sources : https://www.linkedin.com/pulse/comment-r%C3%A9duire-votre-nombre-de-mails-re%C3%A7us-chaque-chatelain-berry/?originalSubdomain=fr