Développez votre sens de l'organisation

Dans un contexte professionnel de plus en plus exigeant, le sens de l’organisation est un levier clé de performance. Il ne se limite pas à une question de rangement. Il influence la gestion des priorités, du stress et l’efficacité globale.

Cette compétence (ou soft-skills), très appréciée des entreprises, renforce l’engagement, la vision et l’impact individuel et collectif. Inutile toutefois de se tourner immédiatement vers des méthodes complexes et coûteuses.

Des leviers simples, issus du bon sens et de pratiques éprouvées, permettent déjà d’améliorer durablement son organisation. Des habitudes faciles à mettre en place, applicables au travail comme dans la vie personnelle, pour gagner en efficacité au quotidien.

Pourquoi développer son sens de l'organisation en entreprise ?

Etre efficace au travail ne signifie pas bosser comme un acharné 8 ou 9 heures - parfois plus. Cela peut être le cas lors d'événements ou projets exceptionnels, mais si votre quotidien s'inscrit dans cette course folle après le temps, il y a fort à parier que votre rendement effectif frôle le minimum.

Avoir le sens de l'organisation vous permettra non seulement de travailler plus sereinement et efficacement - optimiser vos journées sans omettre quelques pauses pour recharger vos batteries et sentir une certaine satisfaction, mais également d'être apprécié tant par vos supérieurs hiérarchiques que par vos collaborateurs et collègues.

Cette aptitude fait partie des "soft-skills" très recherchés par les entreprises. Cela se comprend parfaitement pour plusieurs raisons. Au-delà de la simple gestion des ressources et du temps, cette compétence révèle votre capacité à structurer votre pensée et à anticiper les enjeux. Savoir s'organiser induit, entre autres :

• avoir une vision éclairée de sa mission (objectifs clairement perçus, sens des conséquences de ses actes et de ceux de son équipe, gestion habile des compétences, gestion du changement optimal, etc.),
• prendre des décisions efficaces en toutes circonstances (notamment en périodes de tension ou de conflit),
• savoir gérer les imprévus,
• être à l'écoute des autres (lorsque l'on a le nez dans le guidon, il est difficile de laisser de la place à autrui),
• être capable de laisser de la place à la créativité et l'innovation,
• faire preuve d'engagement envers son entreprise,
• gérer son temps - et celui de ses collaborateurs - de façon optimale (être organisé permet, entre autres, d'être disponible et à l'écoute de son équipe lorsque le besoin s'en fait sentir),
• gérer son stress et ses émotions,
• savoir formuler un refus,
• etc.

Les fondamentaux d'une organisation efficace au quotidien

Outre les méthodes bien connues de gestion du temps, du stress et d'efficacité au travail (Pomodoro, GTD, Matrice d'Eisenhower, etc.), qui sont, certes, à maîtriser, il est quelques bonnes pratiques simples et rapides à mettre en oeuvre afin d'améliorer son organisation.

Ces fondamentaux constituent la base sur laquelle vous pourrez ensuite construire des méthodologies plus sophistiquées. Commençons par ce qui dépend entièrement de vous : votre connaissance de vous-même et votre environnement de travail.

Connaissance de soi et hygiène de vie

L'efficacité commence par une excellente connaissance de son mode de fonctionnement et un minimum de discipline : savoir repérer ce qui vous fait perdre du temps vous permettra d'éviter l'écueil de vous égarer et ainsi gagner en efficience.

Identifier vos pics de productivité constitue la première étape. Êtes-vous plus performant le matin ou l'après-midi ? Certaines personnes atteignent leur niveau organisationnel optimal en début de journée, tandis que d'autres gagnent en concentration en fin d'après-midi. Adapter votre planification à ces rythmes naturels multiplie votre efficacité.

Un manque d'efficacité - personnelle et/ou professionnelle - peut avoir plusieurs causes qu'il faut savoir repérer afin de les neutraliser :

• distractions diverses et variées (un smartphone qui vibre, bipe ou clignote en permanence, une baisse de la concentration due à des soirées et/ou des nuits non reposantes, une tonne de dossiers laissés en attente qui ne cesse d'augmenter, des post-it, emails non lus qui s'accumulent, etc.),
• propension à la procrastination,
• temps perdu à chercher un dossier, un stylo, un mot de passe, etc.
• éparpillement dans les différentes tâches à accomplir...

Une fois ces éléments repérés, il est temps d'agir ! Coupez votre téléphone ou mettez-le en mode silencieux de manière à ne pas être perturbé par les divers notifications lorsque vous devez centrer toute votre attention sur un dossier important, par exemple. Organisez votre espace de travail ainsi et mettez en place des stratégies afin d'optimiser le temps passé au bureau (cf points suivants) et réduire les perturbations intempestives (porte fermée, pancarte "ne pas déranger" le cas échéant, renvoi d'appel le temps de boucler un dossier urgent, etc.).

Parallèlement, il n'est plus à démontrer qu'une bonne hygiène de vie a un impact positif non négligeable sur la qualité de la concentration, de l'humeur, la fatigue, la résistance au stress, etc. Dormez suffisamment, buvez régulièrement (de l'eau !), pratiquez régulièrement une activité physique, passez du temps avec celles et ceux qui vous sont chers, réduisez la quantité de café et autres excitants notoires, mangez équilibré et suffisamment, etc.

A savoir qu'un sommeil de qualité améliore sensiblement les capacités de prise de décision et de gestion des ressources cognitives. Ces habitudes de vie ne sont donc pas anecdotiques : elles conditionnent directement votre capacité organisationnelle.

Un environnement propice au travail

Espace de travail organisé et adapté, fournitures de bureau adéquates et aisément accessibles, luminosité suffisante, ambiance favorable au travail, etc. Tout commence ici. Vous veillerez ainsi à soigner votre environnement de travail, qu'il soit partagé avec d'autres, isolé ou bien encore dans un centre de co-working ou bien à la maison...

La structure organisationnelle de votre espace physique influence directement votre efficacité mentale. Un bureau encombré génère une charge mentale inutile. En effet, votre cerveau doit constamment traiter des stimuli visuels parasites. À l'inverse, un environnement épuré favorise la concentration et la clarté d'esprit.

Pensez également à l'ergonomie : une posture inadaptée génère fatigue et tensions qui réduisent progressivement votre capacité d'organisation au fil de la journée. Investir dans un bon siège et positionner correctement vos écrans participe à maintenir un niveau organisationnel constant.

Méthodologies et outils pour renforcer son sens de l'organisation

Une fois votre environnement optimisé et les bonnes habitudes prises, vous entrez dans le vif du sujet... L'avancement de vos projets dépendra largement de votre capacité à maîtriser trois piliers essentiels : l'anticipation, la priorisation et l'utilisation intelligente des ressources à votre disposition.

Anticiper et prévoir pour mieux piloter

L'anticipation constitue le premier niveau de spécialisation dans l'organisation professionnelle. Un manager qui anticipe n'est jamais pris au dépourvu et peut adapter sa stratégie en temps réel.

• Apprenez à gérer votre temps : éviter les réunions, déplacements ou encore rendez-vous énergivores et chronophages ayant une utilité limitée, aménagez-vous quelques temps de pause ainsi que des moments moins intenses pendant lesquels vous pourrez, par exemple, être plus facilement dérangé ou encore aménagez quelques instants pour faire le point et/ou récolter/donner du feedback de/à vos collaborateurs,
• Anticipez : visualisez et notez les tâches à accomplir ainsi que les délais correspondants et priorisez, préparer soigneusement vos réunions de travail,
• Prévoyez : déterminez pour chaque tâche, le temps qui sera imparti ; repérez les signes précurseurs d'éventuelles tensions ou réticences dans le cadre d'une transformation notoire afin d'être en mesure d'agir rapidement et adéquatement ; laissez de la place aux retards et autres grains de sable éventuels.

La planification efficace intègre toujours une marge de manœuvre. Les managers expérimentés appliquent généralement la règle des 70% : ne planifiez que 70% de votre temps disponible, en laissant 30% pour gérer les imprévus et les urgences. Cette approche réaliste évite la surcharge chronique et maintient votre capacité d'adaptation.

Classer, prioriser et planifier : le triptyque gagnant

Ces trois actions forment le cœur de toute organisation professionnelle réussie. Elles permettent de transformer une liste chaotique de tâches en un plan d'action cohérent et réalisable.

• Gérer les informations entrantes et sortantes : réservez-vous un laps de temps quotidien pour gérer vos emails, courriers, etc. et traitez les informations reçues et/ou collectées, dispatchez-les le cas échéant, partagez votre planning, bref... communiquez avec votre équipe et autres partenaires de travail !
• Classer : évitez de mener plusieurs gros dossiers de front ou bien cloisonnez efficacement et procédez par petites touches plutôt que de partir dans tous les sens (découpez un gros projet en plusieurs dossiers, par exemple).
• Prioriser/hiérarchiser : prenez l'habitude de définir (notamment avec la loi de pareto) ce qui est urgent, ce qui l'est moins, ce qui ne dépend pas de vous ou encore ce qui peut attendre ou être délégué à un tiers.
• Planifiez : en fonction des diverses tâches à accomplir, du degré de priorité de chacune, du délai qui est imparti et des différentes ressources nécessaires, réalisez un planning (diagramme de Gantt ou d'Ishikawa, par exemple, peuvent vous être grandement utiles à ce stade).

Déléguer et s'appuyer sur les bons outils

L'une des compétences clés d'un manager est de savoir déléguer et orchestrer les talents et ressources à sa disposition dans un objectif d'efficacité globale et de réussite collective.

Déléguer intelligemment demande du discernement. Il ne s'agit pas de se débarrasser des tâches ingrates, mais de confier les bonnes missions aux bonnes personnes selon leur niveau de spécialisation et leurs compétences. Cette approche développe les talents de votre équipe tout en libérant du temps pour vos missions stratégiques.

La délégation efficace repose sur trois piliers : une communication claire des objectifs, un suivi régulier de l'avancement sans micro-management, et un feedback constructif qui valorise le travail accompli. Dans certaines cultures d'entreprise, déléguer est parfois perçu comme un signe de faiblesse. Au contraire, c'est une marque de leadership mature.

Quant aux outils d'aide à l'efficacité professionnelle, ils sont foison. Il y en a pour tous les goûts, à des coûts plus ou moins élevés et à des fins diverses et variées.

Nous en avons cités quelques-uns tout au long de cet article, auxquels on pourrait rajouter différents logiciels (agendas électroniques, plannings, etc.). N'hésitez pas à consulter également notre rubrique "Organisation du manager" et nos différentes pages dédiées aux divers outils et démarches liés à l'efficacité professionnelle ou encore nous faire part de vos propres méthodes !

Les erreurs à éviter dans votre organisation perso

Même avec les meilleures intentions, certains pièges peuvent compromettre votre efficacité organisationnelle. Identifier ces écueils vous permettra de les anticiper et de maintenir un niveau organisationnel optimal.

• Le perfectionnisme paralysant : vouloir tout contrôler dans les moindres détails consomme une énergie considérable et ralentit l'avancement des projets. Acceptez qu'un résultat à 80% obtenu rapidement vaut souvent mieux qu'une perfection à 100% qui arrive trop tard.
• L'absence de hiérarchisation : traiter toutes les tâches sur un pied d'égalité dilue votre énergie. Sans priorisation claire, vous risquez de consacrer du temps à des activités à faible impact pendant que les enjeux stratégiques attendent.
• Négliger la dimension humaine : l'organisation ne doit jamais primer sur les relations. Une planification trop rigide qui ignore les besoins de votre équipe finit par générer démotivation et résistance au changement.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.