Développez votre sens de l'organisation

Maj le 23/11/2018 par Raphaële GRANGER

Travail clairement défini et organisé, stress sous contrôle, délais respectés, productivité optimale... Le sens de l'organisation est une qualité hautement recherchée. Pourquoi et comment optimiser vos journées au bureau afin d'être le plus efficace possible et retrouver un équilibre de vie ?

Avoir le sens de l'organisation est un atout non négligeable, tant pour vous-même que pour votre équipe ! Il s'agit d'ailleurs de l'un des soft-skills très appréciés des entreprises , car il induit, entre autres, que vous êtes capable de gérer les priorités, le stress, être visionnaire quant à votre mission et que vous avez un certain sens de l'engagement.

Toutefois, s'il est tentant de recourir aux nombreuses méthodes ayant fait leurs preuves en matière de gestion du travail, du stress ou autres, il est important de garder en tête que se former à ces approches est souvent chronophage et que cela a un coût non négligeable.

Ainsi, avant de recourir à ces formations, est-il opportun de mettre en place quelques bonnes habitudes dans votre quotidien. Des pratiques qui, pour la plupart, découlent du bon sens.

 

Découvrez pourquoi avoir le sens de l'organisation est un formidable atout en entreprise et quels sont les différents leviers - certains découlent du simple bon sens, d'autres sont moins intuitifs - à actionner afin de booster votre efficacité au travail ! Des astuces qui peuvent également s'appliquer dans votre vie personnelle !

 

Le sens de l'organisation, une compétence recherchée

Etre efficace au travail ne signifie pas bosser comme un acharné 8 ou 9 heures - parfois plus. Cela peut être le cas lors d’événements ou projets exceptionnels, mais si votre quotidien s'inscrit dans cette course folle après le temps, il y a fort à parier que votre rendement effectif frôle le minimum. 

Avoir le sens de l'organisation vous permettra non seulement de travailler plus sereinement et efficacement - optimiser vos journées sans omettre quelques pauses pour recharger vos batteries et sentir une certaine satisfaction, mais également d'être apprécié tant par vos supérieurs hiérarchiques que par vos collaborateurs et collègues.

Cette aptitude fait partie des "soft-skills" très recherchés par les entreprises. Cela se comprend parfaitement pour plusieurs raisons. Savoir s'organiser induit, entre autres :

  • avoir une vision éclairée de sa mission (objectifs clairement perçus, sens des conséquences de ses actes et de ceux de son équipe, gestion habile des compétences , gestion du changement optimal, etc.),
  • prendre des décisions efficaces en toutes circonstances (notamment en périodes de tension ou de conflit),
  • savoir gérer les imprévus ,
  • être à l'écoute des autres (lorsque l'on a le nez dans le guidon, il est difficile de laisser de la place à autrui),
  • être capable de laisser de la place à la créativité et l'innovation ,
  • faire preuve d'engagement envers son entreprise,
  • gérer son temps - et celui de ses collaborateurs - de façon optimale (être organisé permet, entre autres, d'être disponible et à l'écoute de son équipe lorsque le besoin s'en fait sentir),
  • gérer son stress et ses émotions, 
  • savoir formuler un refus ,
  • etc.

efficacite pro

Trucs et astuces pour améliorer votre efficacité au bureau

Outre les méthodes bien connues de gestion du temps, du stress et d'efficacité au travail ( Pomodoro , GTD, Matrice d'Eisenhower , etc.), qui sont, certes, à maîtriser, il est quelques bonnes pratiques simples et rapides à mettre en oeuvre afin d'améliorer son organisation.

Connaissance de soi et hygiène de vie

L'efficacité commence par une excellente connaissance de son mode de fonctionnement et un minimum de discipline : savoir repérer ce qui vous fait perdre du temps vous permettra d'éviter l'écueil de vous égarer et ainsi gagner en efficience.

Un manque d'efficacité - personnelle et/ou professionnelle - peut avoir plusieurs causes qu'il faut savoir repérer afin de les neutraliser :

  • distractions diverses et variées (un smartphone qui vibre, bipe ou clignote en permanence, une baisse de la concentration due à des soirées et/ou des nuits non reposantes, une tonne de dossiers laissés en attente qui ne cesse d'augmenter, des post-it, emails non lus qui s'accumulent, etc.),
  • propension à la procrastination ,
  • temps perdu à chercher un dossier, un stylo, un mot de passe, etc.
  • éparpillement dans les différentes tâches à accomplir...

Une fois ces éléments repérés, il est temps d'agir ! Coupez votre téléphone ou mettez-le en mode silencieux de manière à ne pas être perturbé par les divers notifications lorsque vous devez centrer toute votre attention sur un dossier important, par exemple. Organisez votre espace de travail ainsi et mettez en place des stratégies afin d'optimiser le temps passé au bureau (cf points suivants) et réduire les perturbations intempestives (porte fermée, pancarte "ne pas déranger" le cas échéant, renvoi d'appel le temps de boucler un dossier urgent, etc.).

Parallèlement, il n'est plus à démontrer qu' une bonne hygiène de vie a un impact positif non négligeable sur la qualité de la concentration, de l'humeur, la fatigue, la résistance au stress , etc. Dormez suffisamment, buvez régulièrement (de l'eau !), pratiquez régulièrement une activité physique, passez du temps avec celles et ceux qui vous sont chers, réduisez la quantité de café et autres excitants notoires, mangez équilibré et suffisamment, etc.

Un environnement propice au travail 

Espace de travail organisé et adapté, fournitures de bureau adéquates et aisément accessibles, luminosité suffisante, ambiance favorable au travail, etc. Tout commence ici. Vous veillerez ainsi à soigner votre environnement de travail , qu'il soit partagé avec d'autres, isolé ou bien encore dans un centre de co-working ou bien à la maison ...

Anticiper, prévoir

Une fois votre environnement optimisé et les bonnes habitudes prises, vous entrez dans le vif du sujet...

  • Apprenez à gérer votre temps : éviter les réunions, déplacements ou encore rendez-vous énergivores et chronophages ayant une utilité limitée, aménagez-vous quelques temps de pause ainsi que des moments moins intenses pendant lesquels vous pourrez, par exemple, être plus facilement dérangé ou encore aménagez quelques instants pour faire le point et/ou récolter/donner du feedback de/à vos collaborateurs,
  • Anticipez : visualisez et notez les tâches à accomplir ainsi que les délais correspondants et priorisez préparer soigneusement vos réunions  de travail, 
  • Prévoyez : déterminez pour chaque tâche, le temps qui sera imparti ; repérez les signes précurseurs d'éventuelles tensions ou réticences dans le cadre d'une transformation notoire afin d'être en mesure d'agir rapidement et adéquatement ; laissez de la place aux retards et autres grains de sable éventuels.

visionnaire

Classer, prioriser, planifier

  • Gérer les informations entrantes et sortantes : réservez-vous un laps de temps quotidien pour gérer vos emails , courriers, etc. et traitez les informations reçues et/ou collectées, dispatchez-les le cas échéant, partagez votre planning, bref... communiquez avec votre équipe et autres partenaires de travail !
  • Classer : évitez de mener plusieurs gros dossiers de front ou bien cloisonnez efficacement et procédez par petites touches plutôt que de partir dans tous les sens (découpez un gros projet en plusieurs dossiers, par exemple).
  • Prioriser/hiérarchiser : prenez l'habitude de définir (notamment avec la méthode  Pareto ) ce qui est urgent, ce qui l'est moins, ce qui ne dépend pas de vous ou encore ce qui peut attendre ou être délégué à un tiers.
  • Planifiez : en fonction des diverses tâches à accomplir, du degré de priorité de chacune, du délai qui est imparti et des différentes ressources nécessaires, réalisez un planning ( diagramme de Gantt ou d' Ishikawa , par exemple, peuvent vous être grandement utiles à ce stade).

Déléguer et utiliser les bons outils

L'une des compétences clés d'un manager est de savoir déléguer et orchestrer les talents et ressources à sa disposition dans un objectif d’efficacité globale et de réussite collective.

Quant aux outils d'aide à l'efficacité professionnelle, ils sont foison. Il y en a pour tous les goûts, à des coûts plus ou moins élevés et à des fins diverses et variées.

Nous en avons cités quelques-uns tout au long de cet article, auxquels on pourrait rajouter différents logiciels (agendas électroniques, plannings, etc.). N'hésitez pas à consulter également notre rubrique " Organisation du manager " et nos différentes pages dédiées aux divers outils et démarches liés à l'efficacité professionnelle ou encore nous faire part de vos propres méthodes !

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