Notes de frais professionnels : mode d’emploi

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Il s'agit d'est un document utilisé par les employés pour décrire et justifier les frais qu'ils ont engagés dans le cadre de leurs fonctions. Une note de frais peut être utilisée pour un voyage d'affaires, un cours de formation, des fournitures de bureau ou des fournitures personnelles.

Que contient une note de frais ?

Pour se faire rembourser, le salarié doit produire un inventaire de sommes dépensées sur le modèle suivant :

•  Indication de la date de la dépense.
•  Description de la dépense, de nature à justifier sa légitimité dans le cadre de la sphère professionnelle.
•  Nature de la dépense : repas, hébergement, transport, autre…
•  Montant avancé par le salarié.

Le document récapitule l’ensemble des dépenses dans le cadre d’une période donnée ou d’un déplacement. Elle est obligatoirement accompagnée des justificatifs probants : ticket de caisse, facture…

L’employeur peut fournir un modèle de note de frais à ses salariés, pour plus d’harmonie et une gestion facilitée.

Une fois le document rempli, le salarié l’adresse au service comptable de l’entreprise dans le délai imposé. Il est remboursé selon les modalités prévues par l’entreprise, en général dans un délai d’un mois.

Les frais de déplacement et autres dépenses remboursables

Dans ce contexte, la loi oblige l’employeur à rembourser le salarié. Les notes de frais sont notamment établies à l’occasion des dépenses professionnelles suivantes :

•  Les repas :  en déplacement ou sur son lieu de travail, lorsque le salarié ne peut regagner son domicile à l’heure du repas, l’employeur doit lui rembourser les sommes engagées.
• Les frais de transport :  qu’il utilise son véhicule personnel ou les transports en commun, le salarié peut valablement exiger le remboursement d’une partie des montants dépensés. Le remboursement des trajets pouvant se faire sur la base d’un  barème kilométrique indiqué par l’administration fiscale ou bien en frais réels.
•  L’hébergement, lorsque le salarié en déplacement professionnel est contraint de dormir à l’hôtel, par exemple.
•  Les coûts de télétravail, les vêtements spéciaux, la documentation…

Comment gérer les notes de frais

Recevoir, vérifier et rembourser les notes de frais représente une tâche laborieuse, et à faible valeur ajoutée pour l’entreprise. L’employeur peut envisager différents systèmes de manière à alléger la gestion, 2 solutions sont souvent retenues :

1. L’utilisation d’un outil logiciel pour dématérialiser, automatiser et accélérer le traitement.
2. Le choix de l’indemnisation des frais professionnels au forfait  : l’employeur peut préférer l’indemnisation au forfait au remboursement au réel. L’entreprise verse périodiquement des allocations forfaitaires dont le montant est calculé sur la base du barème forfaitaire de l’URSSAF.

Cette solution d’indemnisation au forfait présente également des avantages pour le salarié : cela lui facilite la tâche– plus besoin de conserver les justificatifs ni de remplir des tableaux Excel – et de lui offrir une certaine autonomie dans la gestion de ses dépenses professionnelles.

Dépenses professionnelles, pourquoi utiliser ce document ?

Il s'agit d'un investissement rentable au regard des enjeux :

• Economie budgétaire : maîtriser ces coûts facilite l'identification de dérapages et met en relief des sources d'économie non négligeables.
• Simplicité de fonctionnement : pour réduire un travail administratif et par là même, améliorer la productivité des collaborateurs : ceux qui ont des notes de frais à se faire rembourser et les contrôleurs de gestion. En effet, les salariés concernés doivent être au minimum impactés dans l’exécution de leurs tâches inscrites dans leur cœur de métier.
• Satisfaction des employés : des règles claires, des montants identifiés, etc.  évitent toute discussion et donc un mécontentement des personnes. Toute imprécision peut être générateur de réclamations et discussions stériles sans valeur ajoutée pour l'entreprise. La rigueur est donc de mise pour agir préventivement. De plus, les salariés attendent un remboursement en temps et en heure de leurs dépenses professionnelles.

Concilier les intérêts du salarié et de l’entreprise dans le respect de la loi

Lorsqu’un salarié dépense de l’argent pour les besoins de son activité professionnelle, l’entreprise doit le rembourser, dans la limite des dispositions légales et de la politique de l’entreprise. Pour se faire rembourser le montant réel des sommes avancées, le salarié doit produire un relevé conforme, accompagné de justificatifs.

Dans ce domaine, les intérêts respectifs de l’employeur et des salariés s’opposent. Le salarié aimerait « passer » un maximum de dépenses en notes de frais : se faire plaisir au restaurant, choisir des hôtels de luxe… L’employeur souhaiterait limiter les dépenses et réaliser des économies. La loi heureusement encadre les droits et les obligations des parties.

Le salarié peut valablement exiger le remboursement de ses frais professionnels justifiés et proportionnés

Pour se faire rembourser des frais professionnels, sans que les dépenses soient considérées comme un complément de rémunération ou un avantage en nature, 3 conditions :

• La dépense est engagée pour le compte de l’employeur, dans le cadre du contrat de travail du salarié.
• Le montant est proportionné à l’objectif budgétaire fixé.
• La dépense est justifiée et présentée pour remboursement au réel.

L’employeur peut encadrer la politique des notes de frais pour éviter les dérives

Si la loi impose le remboursement des dépenses professionnelles sur la base des notes de frais, l’employeur dispose cependant d’une certaine marge de manœuvre pour limiter d’éventuels abus, et économiser sur ce poste budgétaire lourd. Etablir une telle politique permet à l’entreprise de fixer un cadre strict et contraignant. L’employeur peut notamment explorer 3 directions :

1. Fixer un plafond de dépenses  par type de frais, dans la limite d’un montant raisonnable.
2. Imposer des pratiques économiques  : privilégier les transports en commun au véhicule personnel, choisir un hôtel de standing moyen…
3. Limiter le remboursement dans le temps.