Comment faire un macroplanning en gestion de projet ?

Qu'est-ce qu'un macro planning en gestion de projet ?

Le macro planning en gestion de projet est un outil de planification qui permet de visualiser rapidement les grandes étapes et les jalons clés du projet. Soit les principales activités à mener pour atteindre un objectif. Ce plan est un document central pour échanger avec les parties prenantes très en amont.

À quoi sert un macro-planning ?

Comme nous l'avons vu, l'objectif du macro planning est d'offrir une vision échelonnée dans le temps de haut niveau. Réalisé lors de la phase de cadrage du projet (en amont dans le cycle de vie), ce calendrier général intègre toutes les dates clés du projet : date de début, date de livraison des différents livrables, date de fin d'étapes, de fin du projet, etc.

Il est notamment utile pour :

• Communiquer avec les parties prenantes (direction, clients, fournisseurs et autres acteurs du projet) sur les grandes étapes du projet sans pour autant entrer dans le détail. Pour en savoir plus : qu'est-ce que la communication projet ?
• Évaluation rapide de la faisabilité du projet dans les délais impartis grâce à ce plan
• Estimer les ressources nécessaires à mobiliser, calibrer ou vérifier une enveloppe budgétaire pour des projets
• Planifier les principales activités et tâches dans leur globalité, fixer des échéances pour chaque grande étape du plan
• Détecter des potentielles difficultés ou risques très en amont (pour préparer la gestion des risques)
• Gérer un portefeuille de projet : le macroplanning de chaque projet permet d'avoir une vue macroscopique de l'ensemble pour aider à piloter le portefeuille : assurer le suivi des projets, planifier un nouveau projet, gérer les ressources...

C'est un outil plus orienté vers les décideurs. Il est typiquement présenté en réunion par le chef de projet, comme celle du comité de pilotage.

Il est généralement inséré dans la note de cadrage (voir les parties d'une note de cadrage), et/ou dans le plan projet pour une vision globale. Il peut également être annexé à un cahier des charges.

Les limites de cet outil

Bâtir un macro planning suppose que l'équipe de projet :

• sache ce qu'il faut faire et que la manière de le faire soit claire.
• ait une vision complète de toutes les exigences (voir aussi « les spécifications »).

Le macroplanning est donc une vision générale des projets, basée sur les informations disponibles à ce stade. Et c'est là une limite. Il ne tient pas compte des contraintes ou des dépendances qui pourraient survenir plus tard dans le projet. Ces dernières seront identifiées dans les phases d'analyses.

Conséquence pratique : cet outil ne sert pas à promettre une date au jour près. Il sert à se mettre d'accord sur l'ordre des grandes phases et sur une période de fin réaliste.

Macroplanning ou microplanning : choisir le bon niveau de détail

La différence entre macroplanning et microplanning tient au niveau de détail et au public visé. Le macro planning représente l'architecture globale du projet alors que le micro planning descend dans l'opérationnel en détaillant les tâches à exécuter.

Le macro planning est généralement utilisé comme un guide de haut niveau pour le projet, le second, quant à lui, comme plan de mise en œuvre détaillé. C'est un document de travail, conçu lors de la phase de planification (après un découpage WBS et un diagramme de PERT), qui peut être amendé lorsque c'est nécessaire et qui permet le suivi de l'avancement du projet.

Les 3 étapes clés pour établir un macroplanning prêt à être présenté

Voici un modèle de démarche :

1. Identifier les grandes tâches à réaliser

   Découper le projet en grandes masses : pour cela, créez une liste des principales tâches, y compris les dépendances entre chaque tâche (voir un cas de WBS)

   Pour repérer les principales tâches, utilisez les informations issues d'autres projets similaires déjà réalisés ou bien faire appel à des experts internes ou externes.

   Vous pouvez utiliser la méthode du chemin critique en remontant à partir de la date de fin du projet, afin d'évaluer la durée non compressible du projet. Le chemin critique est la plus longue chaîne de tâches dépendantes qui doivent être accomplies pour que le projet soit terminé dans les délais. Surtout, ne rentrez pas dans le détail comme vous le feriez avec le microplanning.

   Pour être plus précis, déterminez les principaux jalons.

   À noter : un jalon doit correspondre à un résultat vérifiable (« maquettes validées par le client ») et non à une simple fin de période (« fin de la conception »). Le comité peut alors constater s'il est atteint ou non.

2. Qualifier chaque grande tâche

   Renseigner pour chacune d'entre elles, la durée de la tâche à partir du travail à accomplir dans les grandes lignes, puis une date de début et une date de fin.

   À noter cette qualification peut avoir été réalisée si vous avez utilisé la technique du chemin critique.

   Au stade du cadrage, il est recommandé d'exprimer les durées en semaines et les dates en fourchettes (« semaines 12 à 14 ») plutôt qu'au jour près. Les informations disponibles ne permettent pas mieux. Autre point : prévoir des marges sur les tâches les plus incertaines, et les montrer sur le planning plutôt que de les cacher dans les durées.

3. Construire le macro-planning

   Reporter les grandes tâches et leur enchaînement sur un planning.

   Contrairement à un micro planning, il n'est pas utile d'utiliser un diagramme de Gantt. Le nombre d'étapes étant réduit, il vaut mieux concentrer ses efforts sur la mise en forme graphique. C'est pour cela qu'il doit être simple, facile et rapide à comprendre.

   Un macroplanning lisible comporte en général :

   • une échelle de temps en semaines ou en mois ;
   • une ligne par grande phase ;
   • les jalons signalés par un symbole distinct ;
   • la date de la version et son numéro.

   Si en avançant dans le projet, le chef de projet se rend compte que certaines parties du calendrier global ont mal été évaluées, il faut le mettre à jour : les dates et durées réelles pourront être réajustées.

   > Voir aussi comment faire un retroplanning ?

Les outils et méthodologies pour créer un macroplanning : lequel choisir

Le bon outil dépend de l'usage du macroplanning : le présenter en réunion, le partager pour le modifier à plusieurs, ou le détailler ensuite pour suivre le projet. Les trois familles d'outils ci-dessous couvrent ces besoins.

Logiciels de gestion de projet

Microsoft Project (MS-project), Trello, Wrike, Planzone... Il existe de nombreux logiciels en ligne ou en local, utiles pour créer un macro-planning.

Beaucoup de ces solutions en ligne (SaaS) proposent une version gratuite limitée. Des logiciels open source comme Redmine ou GanttProject existent aussi. Leur intérêt : détailler ensuite chaque phase dans le même outil, suivre l'avancement des tâches et gérer plusieurs projets en même temps.

Outils de bureautique

Excel, PowerPoint...Ces classiques font très bien l'affaire pour un tel plan. Mais nous recommandons d'utiliser plutôt un logiciel graphique pour une présentation agréable et claire.

Logiciel de graphisme

Des outils en ligne comme Canva permettent de réaliser facilement ce type de planning en soignant le design du visuel

À noter : un logiciel de gestion de projet produit un diagramme de Gantt, pas un visuel de comité. Mieux vaut redessiner la vue d'ensemble sur une diapositive que projeter l'écran du logiciel en réunion : les décideurs ne lisent pas un Gantt de 80 lignes.

Exemple de macro planning d'un projet digital, commenté

Il s'agit d'un macro-planning dans le cadre d'un projet digital.

Un macroplanning peut aussi tenir dans un simple tableau, facile à reprendre dans un tableur. Exemple pour la refonte d'un site web sur six mois environ :

Les points à reprendre dans un modèle :

• 5 à 6 phases seulement. Le comité voit tout le projet d'un coup d'œil, sur une seule page.
• Des semaines, pas des jours. Les dates restent crédibles alors que le détail n'est pas encore connu.
• Un jalon par phase, vérifiable. Chaque fin de phase se contrôle par un document signé ou une validation.
• Un responsable nommé par phase. Chacun sait qui rendra compte de son jalon en comité de pilotage.

Les erreurs qui rendent un macro planning inutilisable

Six erreurs reviennent souvent dans les macroplannings présentés en comité :

• Partir d'une date de fin déjà promise. Les durées sont alors comprimées pour tenir la date, et le premier retard apparaît dès la phase de conception.
• Détailler comme un microplanning. Avec 40 lignes, les décideurs ne distinguent plus les jalons et valident un document qu'ils n'ont pas vraiment lu.
• Afficher des dates au jour près, sans marge. Le moindre imprévu fait glisser tout le calendrier et le chef de projet perd sa crédibilité dès le deuxième comité.
• Choisir des jalons invérifiables. « Fin de la conception » ne se contrôle pas, alors que « maquettes validées » se constate en une minute.
• Oublier les délais qui ne dépendent pas de l'équipe. Validation par le client, achats, congés d'été : ces attentes pèsent souvent plus que le travail lui-même.
• Ne jamais le mettre à jour. Le document de la note de cadrage reste la référence officielle alors que le projet a déjà glissé de plusieurs semaines.

La plus coûteuse est la première. Une date promise avant le découpage du projet transforme le macroplanning en habillage d'une décision déjà prise. Mieux vaut présenter au comité deux options chiffrées (date visée avec moins de contenu, ou contenu complet avec une date plus tardive) qu'un planning qui ne tient pas.

Du macroplanning au suivi du projet : faire vivre le planning

Une fois validé, le planning macro devient la référence du projet. Le chef de projet le détaille pour l'équipe, puis le compare au réel à chaque comité de pilotage. Sans ce suivi, le document ne reflète plus que la situation du cadrage et devient inutile en quelques semaines.

• Descendre au planning détaillé. Chaque grande phase est découpée en tâches, ordonnancée selon les antériorités puis affectée aux membres de l'équipe dans un diagramme de Gantt.
• Comparer le prévu et le réel. Garder la version validée comme référence et afficher la version à jour à côté : les écarts se voient immédiatement.
• Numéroter et dater chaque version. Le comité sait ainsi quelle version il a validée et ce qui a changé depuis.
• Suivre les jalons dans le tableau de bord. Un jalon atteint ou non reste l'indicateur d'avancement le plus simple à lire pour la direction.
• Consolider les projets entre eux. Le PMO ou la direction rassemble les macroplannings pour repérer les périodes où les mêmes équipes sont surchargées.

Pour construire un macro planning, trois décisions suffisent : les grandes phases, des jalons vérifiables et des dates réalistes. Un tableur ou une diapositive fait l'affaire. Ensuite, le chef de projet le tient à jour et s'en sert pour discuter des écarts avec les décideurs.

À lire aussi : comment réaliser un planning prévisionnel ?

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.