Organiser une réunion efficace

Maj le 05/07/2019 par l'équipe de Manager GO!

Qu'est-ce qu’une réunion productive ? Les phénomènes de "réunionite" nous font perdre à tous beaucoup de temps. Alors soyons efficaces ! Comment reconnaître une "bonne" réunion ? Très facile : chaque participant en sort avec le sentiment du travail accompli : "On a bien avancé", "on a été productif", etc...

Des réunions productives Quelle est alors la recette pour que cette rencontre commune ne se transforme pas en simple perte de temps ? La réponse est à chercher dans le respect des fondamentaux : une réunion possède un but précis. Elle doit être correctement préparée et planifiée. L'objectif doit constamment resté en ligne de mire tout au long des échanges. Les débats sont organisés et constructifs. Ils respectent le timing défini. Enfin, la conclusion est précise quant aux décisions prises et aux actions à mener.

Un objectif précis

Là-dessus, aucun doute n'est permis. Tous les participants doivent savoir pourquoi ils sont là et surtout, ce que l'on oublie parfois, sur quoi les discussions doivent déboucher. Un plan d'action ficelé ? De nouvelles pistes de produit ? L'identification d'un problème ? Communiquer une nouvelle organisation ? etc.

Garder en tête le résultat attendu de la production du groupe permet de rester focalisé sur l'objectif et de conserver une tension propice à la tenue de la cible fixée. 

Une préparation hors pair

Tout commence par un choix judicieux des présents. Si les participants sont trop nombreux, les discussions risquent de s'enliser. En revanche, si le groupe n'est pas assez étoffé, l'objectif sera délicat à atteindre.

Une fois la liste des participants établie, on évitera d'inviter des collaborateurs simplement en leur transmettant l'agenda. Dès la préparation, l'ensemble des protagonistes est impliqué . Combien de rencontres ne mènent à rien à cause d'un manque de travail en amont (informations insuffisantes, chiffres incomplets, etc.) ?

Chacun doit arriver  bien préparé le jour venu, avec les éléments clés indispensables afin d'entamer les débats et être efficace ! Ce n'est pas le moment, lors des échanges, de partir à la pêche aux infos !

Un déroulé productif

Une réunion est définie par une heure de début et une heure de fin. Durant ce laps de temps, l'ensemble des débats est organisé afin d'aborder tous les points prévus lors de la préparation.

Le respect du temps consacré à chaque phase est une clé du succès, même si dans certains cas, il n'est pas inutile de prévoir une certaine flexibilité. L’important est de rester focalisé sur les priorités pour ne pas se perdre dans les détails .

Un autre point est de recueillir le point de vue de l'ensemble des présents. Tous doivent participer. Il est bien entendu que les échanges seront maîtrisés afin qu'aucune dérive ne vienne empoisonner les discussions. Les critiques sont acceptées si elles sont constructives et font avancer le groupe.

Une conclusion professionnelle

Chaque réunion doit faire l'objet, en terme de conclusion avec l'ensemble de participants, d'un compte-rendu des avancées, des décisions et des actions mises en perspective avec l'objectif.

Les nouveaux points et ceux qui n'ont pas été traités seront également mentionnés. Ainsi, rien n'est perdu, tout est consigné. Cette conclusion devra être suivie d'une synthèse écrite remise à chaque participant immédiatement après la réunion ou dans les jours suivants.

Ce dossier est référencé dans : Organiser et conduire efficacement une réunion

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