Découvrez comment faire un rétro-planning

Maj le 01/05/2019 par Laurent GRANGER

Le mot "rétro-planning" est couramment utilisé dans les entreprises, mais de quoi s'agit-il précisément ? Quelles sont les différences entre le planning et le rétroplanning ? Comment construire un échéancier à partir d'une deadline ?

Comment faire un retroplanning ? Qu'est-ce qu'un rétro-planning ?

Contrairement au planning classique qui se construit à partir de la date de début de projet, le rétroplanning, lui, s'élabore à partir de la date de fin de projet . Il s'agit d'une méthode de planification inversée. La mécanique reste identique, à savoir le positionnement des Jalons ( milestone en anglais) et des tâches  sur un calendrier. Toutefois, le montage est différent, même si le résultat visualisé sur un diagramme de Gantt est similaire.

Dans la réalité, cette pratique est cohérente avec le cycle de vie d'un projet où le livrable final est généralement associé à une deadline.

     La méthode du rétroplanning est très utilisée pour l’événementiel - par exemple : organisation de sa participation à un salon. La date au plus tard étant par nature immuable.

L'intérêt est du rétroplanning 

Cet outil efficace possède de nombreux avantages comme :

  • Organiser un projet sous contrainte pour respecter une date de livraison ferme.
  • Vérifier sa faisabilité dans le temps imparti.
  • Fixer un budget en termes de durée pour chaque étape.
  • Déterminer les ressources nécessaires pour tenir les délais.
  • Etablir quand débuter le projet au plus tard (date butoir).

Comment construire un rétroplanning ?

Sa mise en oeuvre est simple et logique. Elle comprend 2 phases : la préparation du contenu et la création à proprement parler de l'échéancier .

  1. Préparer le contenu du projet à planifier

    1. Lister les tâches du projet

      Définissez le travail à exécuter pour mener le projet à terme. Utilisez des verbes à l'infinitif pour décrire les actions, par exemple : "Constituer une équipe". Vous pouvez partir des objectifs globaux du projet, les décliner en sous-objectifs, puis en tâches.

      A noter : un outil pour réaliser ce travail est le WBS. Il permet d'affiche le projet sous forme d'arborescence de tâches à mener .

      Il est pratique d'identifier chaque tâche par une lettre ou tout autre code. Il convient également à ce stade de définir les responsables associés et les ressources nécessaires.

    2. Estimer la durée des tâches

      Cette étape est importante, mais reste souvent aléatoire. Avec l'expérience, l'estimation devient plus précise. Il n'en demeure pas moins qu'il est impératif d'évaluer la durée de chaque tâche en termes de jours, semaines, mois.

    3. Ordonnancer les tâches

      Commencez par les placer par ordre chronologique. La plupart des tâches sont séquentielles : une ne peut pas démarrer tant qu'une autre n'est pas terminée. Par exemple, un sous-traitant ne peut pas commencer son travail tant que le cahier des charges n'est pas finalisé. Il est donc important de bien repérer ces dépendances pour positionner dans le planning les tâches les unes par rapport aux autres. La bonne synchronisation des éléments est un élément clé pour l’atteinte des objectifs.

      L'idéal est d'utiliser l'outil PERT qui offre une méthode complète pour définir les dépendances et identifier le chemin critique (étapes les plus longues qui déterminent la durée maximum du projet).

  2. Construire le rétro-planning

    Contrairement aux habitudes de démarrer la planification par les premiers travaux à mener, commencez par positionner la date de livraison du projet. Puis l'étape précédente, puis celle d'avant, etc. Vous allez peut-être vous trouver dans une situation telle que vous ne pourrez pas placer la ou les premières tâches à réaliser. Il sera alors nécessaire de procéder à des arbitrages afin de tenir les délais. C'est tout l'intérêt de cette planification sous contrainte : définir les bons moyens et la bonne méthode pour aboutir au résultat final.

    Attention à conserver certaines marges de manœuvre pour faire face à de possibles aléas sans pour autant vous mettre dans le rouge !

    Une pratique courante consiste à fixer le début des tâches en fonction de la date ciblée. Illustration par un exemple de retroplanning pour l’organisation d'une réunion annuelle :

    • - Réserver la salle 20 jours avant la réunion
    • - Commander les repas 15 jours avant
    • - Envoyer les invitations 10 jours avant
    • - Confirmer l'ordre du jour 7 jours avant
    • -etc.

    La planification peut être enrichie en ajoutant "au plus tard".

    • - Réserver la salle au plus tard 20 jours avant

Exemple de rétroplanning simple pour un projet marketing

Prenons l'exemple de la préparation d'une participation à un salon professionnel (très simplifié) avec les délais au plus tard

 Tâches

J - 10 mois

J - 7 mois

J - 2 mois

J - 3 sem

J - 2 sem

Jour J

Responsable
 Réserver l'emplacement             Alain
 Concevoir le stand             Sylvie
 Préparer les outils commerciaux (plaquettes, etc.)             Sylvie
 Lancer la communication sur notre participation au salon (mailing, encart sur site internet, réseaux sociaux, etc.)             Sylvie
 Organiser et former l'équipe qui tiendra le stand              Alain
 Jour du salon              

 Autre vue, plus élaborée à l'aide d'un diagramme de Gantt

  Comment faire un retro-planning ?

Utilisation de logiciels de gestion de projet et d'Excel

Certains logiciels permettent de faciliter l'organisation des échéances : après avoir saisi l'ensemble de tâches, leur durée et les dépendances, il suffit de fixer la date de livraison et ces outils calculent automatiquement la date de début de projet, les dates de départ et de fin de chaque tâche.

Ces fonctionnalités sont très intéressantes quand il est nécessaire de réaliser des ajustements (en termes de méthodes, de ressources, etc.) et d'observer les impacts.

Il existe également sur Internet de nombreux utilitaires prêt à l'emploi sous Excel pour monter votre échéancier.

Ce dossier est référencé dans : Planification

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