Qu'est-ce qu'un Product Breakdown Structure (PBS) ?
Le Product Breakdown Structure, ou PBS, est une méthode de décomposition hiérarchique du produit final d'un projet en composants gérables : en systèmes et sous-systèmes, fonctionnels et techniques. Cette approche systématique permet aux chefs de projet de visualiser clairement l'architecture complète des réalisations, faciliter la collaboration et la communication avec, et entre, les parties prenantes.
Bien que le Work Breakdown Structure (WBS) selon le PMBOK puisse inclure les livrables dans les premiers niveaux de découpage, le PBS se distingue par sa approche exclusivement centrée sur les livrables. Cette spécialisation fait du PBS un outil particulièrement efficace pour identifier les sous-élements qui composent le produit final. Le WBS prenant ensuite le relais pour décrire comment les produire.
Pratique
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Les caractéristiques d'un PBS efficace
- Qui reflète une structure hiérarchique claire
- Qui décompose les livrables de manière exhaustive
- Qui facilite la planification, l'ordonnancement et l'estimation
- Qui améliore la communication projet
A noter que la méthode de gestion de projet "Prince2" utilise un concept similaire : le diagramme de flux de produits.
Quelles sont les étapes clés pour créer un PBS efficace ?
La création d'un Product Breakdown Structure robuste suit une méthodologie éprouvée, s'appuyant sur les meilleures pratiques établies par les organismes de référence en gestion de projet. Cette approche cadrée garantit l'exhaustivité et la cohérence de votre décomposition.
Voici le processus à suivre :
Définir l'objectif principal du projet et son périmètre
La première étape consiste à identifier de quoi il est question. C'est à dire la description du produit final ou du livrable principal de votre projet. Cette définition servira de base à toute la décomposition hiérarchique qui suivra.
Ce qui comprend notamment
- L'énoncé du périmètre du projet : description précise de ce qui est inclus et exclu
- Les exigences fonctionnelles et non-fonctionnelles : spécifications techniques et qualitatives
Posez-vous les questions suivantes :
- Quel est le produit final attendu par le client, le consommateur ou l'utilisateur ?
- Quel besoin doit-il satisfaire ?
- Quelles sont les spécifications techniques ou fonctionnelles essentielles ?
- Dans quel contexte ce produit sera-t-il utilisé ? Comment ?
Identifier les composants principaux
Décomposez votre produit principal en grandes familles de composants techniques ou fonctionnels. Cette décomposition doit suivre une logique métier cohérente. C'est le premier niveau de votre PBS.
Par exemple, pour un projet de développement logiciel, les composants principaux pourraient inclure :
- Interface utilisateur
- Base de données
- Documentation technique
- Système de sécurité
- Modules de test
Poursuivre la décomposition en sous-composants
Chaque composant principal doit être décomposé en éléments ou modules plus spécifiques. Cette décomposition continue jusqu'à atteindre un niveau de détail suffisant pour obtenir un "sous-produit" élémentaire. C'est à dire qui possède les caractéristiques requises pour être traité et que descendre dans un niveau de détail plus bas ne présente aucun intérêt.
Critères d'arrêt de la décomposition
Arrêtez la décomposition lorsque :
- L'élément peut être attribué à une seule personne ou équipe
- La durée de réalisation est estimable avec précision
- Les ressources nécessaires sont identifiables
- Les critères de qualité sont définissables
Méthodes de construction collaborative
L'élaboration d'un PBS bénéficie grandement d'une approche en mode collaboration. Organisez des ateliers de travail incluant :
- Les experts techniques du domaine
- Les représentants des utilisateurs finaux
- Les responsables qualité
- Les parties prenantes clés
Avec ce panel de compétences, le chef de projet s'assure d'une large vision du produit sous toutes ses dimensions. Ce qui réduit les risques d'oublis préjudiciables pour la réussite du projet.
Exemples pratiques de PBS
Exemple 1 : développement d'un SAAS de gestion de projet
Projet informatique : plateforme SAAS complète de gestion de projet
Décomposition PBS :
| Niveau 1 | Niveau 2 | Niveau 3 |
|---|---|---|
| Plateforme SAAS de gestion de projet | Application web | Interface utilisateur front-end |
| Tableau de bord administrateur | ||
| Module de reporting | ||
| Système de notifications | ||
| Infrastructure technique | Architecture cloud scalable | |
| Base de données multi-tenant | ||
| API REST complète | ||
| Système de sauvegarde automatique | ||
| Fonctionnalités métier | Gestion des projets et tâches | |
| Planification et calendriers | ||
| Collaboration d’équipe | ||
| Suivi du temps et budget | ||
| Sécurité et conformité | Authentification multi-facteurs | |
| Chiffrement des données | ||
| Conformité RGPD | ||
| Audit trails | ||
| Documentation et support | Documentation utilisateur | |
| Documentation technique | ||
| Guides d’intégration API | ||
| Matériel de formation |
Exemple 2 : conception d'une trottinette électrique
Le PBS organise les composants du produit de manière exhaustive :
| Niveau 1 | Niveau 2 | Niveau 3 |
|---|---|---|
| Trottinette électrique connectée | Châssis et structure | Plateforme en alliage d'aluminium |
| Potence pliable avec mécanisme de verrouillage | ||
| Guidon ergonomique avec poignées | ||
| Système de pliage sécurisé | ||
| Système de propulsion | Moteur électrique brushless | |
| Batterie lithium-ion amovible | ||
| Contrôleur électronique de vitesse | ||
| Chargeur intelligent | ||
| Système de freinage et sécurité | Frein à disque avant | |
| Frein électromagnétique arrière | ||
| Éclairage LED avant et arrière | ||
| Réflecteurs latéraux | ||
| Système de roulage | Roues pneumatiques 10 pouces | |
| Suspensions avant et arrière | ||
| Roulements étanches | ||
| Garde-boue intégrés | ||
| Électronique embarquée | Écran LCD multifonction | |
| Module Bluetooth/GPS | ||
| Capteurs de sécurité | ||
| Application mobile dédiée | ||
| Accessoires et packaging | Béquille latérale | |
| Sacoche de transport | ||
| Kit d'outils de maintenance | ||
| Emballage écologique | ||
| Documentation et conformité | Manuel utilisateur multilingue | |
| Certificats de conformité CE | ||
| Garantie et service après-vente | ||
| Documentation technique |
Erreurs courantes à éviter lors de la création
Niveau de détail inadéquat
Un PBS trop détaillé devient difficile à maintenir et à communiquer. À l'inverse, un PBS trop général ne facilite pas la planification opérationnelle. Il perd tout son intérêt.
La règle des "7 ± 2" s'applique efficacement : chaque niveau hiérarchique ne devrait pas contenir plus de 9 éléments ni moins de 5 pour maintenir une lisibilité optimale.
Manque de validation avec les parties prenantes
Un PBS élaboré en vase clos risque de ne pas refléter les attentes réelles des utilisateurs finaux. Organisez des sessions de validation régulières avec les parties prenantes clés.
Intégration du PBS dans votre processus projet
Relation PBS et WBS
Comme nous l'avons déjà vu, bien que le WBS peut inclure les livrables dans sa partie haute, le PBS apporte une valeur complémentaire en se concentrant exclusivement sur l'architecture des produits.
Cette approche purement orientée produit présente plusieurs avantages :
- Clarté conceptuelle : vision non polluée par les considérations d'exécution
- Communication client : langage métier compréhensible par les parties prenantes
- Validation des exigences : vérification exhaustive des livrables attendus (par une séparation claire entre "ce qui doit être réalisé" et "comment le faire")
- Base pour le WBS : fondation solide pour la décomposition en activités
Processus d'intégration recommandé
- Créer le PBS : décomposer tous les produits et livrables
- Valider avec les parties prenantes : s'assurer de l'exhaustivité
- Développer le WBS : intégrer les livrables PBS et ajouter les activités
- Maintenir la cohérence : synchroniser les évolutions entre PBS et WBS
Liaison avec l'estimation des coûts
Le PBS facilite considérablement l'estimation des coûts projet. Chaque élément du PBS peut être associé à des ressources spécifiques, permettant une évaluation budgétaire précise. C'est un point important pour la maîtrise des coûts des projets mais aussi du coûts de revient complet du livrable.
Suivi et contrôle de l'avancement
Le PBS devient un référentiel pour le suivi de l'avancement projet. Chaque élément peut être associé à des indicateurs de progression spécifiques :
- Statut de réalisation (non démarré, en cours, terminé)
- Pourcentage de réalisation
- Respect des critères de qualité
- Validation par les parties prenantes
Communication avec les parties prenantes
Le PBS constitue un excellent support de communication. Sa structure visuelle facilite la compréhension du projet par des interlocuteurs non techniques.
Conseils pour une communication efficace
- Adaptez le niveau de détail à votre audience
- Utilisez des codes couleur pour les statuts
- Intégrez des visuels explicatifs
- Prévoyez des versions simplifiées pour le management
Phase suivante
Une fois les tâches identifiées, il convient de les ordonnancer avec des méthodes comme le PERT (en utilisant leur durée, leur date de début et de fin, leur enchainement dans le flux) et le chemin critique, puis de les positionner sur un diagramme de Gantt.
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FAQ sur le Product Breakdown Structure
Quelle est la différence entre PBS et WBS ?
Combien de niveaux doit contenir un PBS ?
Comment valider un PBS avec les parties prenantes ?
Auteur - Laurent GRANGER
Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 500 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.
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