Comment réaliser un bilan de projet ?

Par Laurent GRANGER - Date maj : 08/06/2017

Une fois le projet terminé, il convient de faire un bilan pour évaluer si les objectifs ont été atteints et recueillir les enseignements à tirer de cette toute nouvelle expérience pour s'améliorer les fois prochaines. Voyons ensemble comme réussir cette phase.

A quoi bon prendre du temps pour fixer des objectifs, dégager des moyens financiers et des ressources humaines si en final, un bilan n'est pas dressé ? Pour être meilleur dans l'approche et la conduite des prochains projets, cette étape est riche d'informations.

 

Utilité du bilan de fin de projet

Il est intéressant de réaliser une fiche de bilan de projet (ou rapport de clôture) pour standardiser les informations recueillies, analysées et conserver un historique.

En premier lieu, le bilan souligne la réussite ou l’échec du projet . Il évalue l'atteinte des objectifs, la bonne utilisation des ressources, etc. Il permet également de mesurer la performance individuelle de chacun. 

De plus, ce document synthétique facilite le partage et le transfert de connaissances pour capitaliser sur chaque enseignement tiré des projets menés.  Il évite de commettre les mêmes erreurs en identifiant les dysfonctionnements et autres difficultés rencontrées. Bien utilisé, les savoir-faire en ressortent renforcés.

Comment faire un bilan de fin projet ?

Que doit contenir une fiche de bilan de projet ?

Rappels descriptifs

Cette partie précise notamment :

Bref, les éléments essentiels pour comprendre comment était articulé le projet, avec qui, et dans quelles conditions, il a été exécuté?

Cette description permet réellement de relier les résultats aux caractéristiques.

Les objectifs fixés vs résultats atteints

Détaillez les objectifs exprimés en termes de qualité, coûts et délais . Cette partie rappelle les objectifs de performance et leurs déclinaisons. 

Associez les résultats et commentez les écarts négatifs comme positifs : pourquoi tel objectif n'a pas été atteint ? Ou au contraire : quelles sont les raisons qui expliquent un tel succès ?

Bilan technique

Approfondissez la pertinence des options techniques retenues au regard du cahier de charges fonctionnel . Evaluez le résultat produit : système technique, organisationnel, managérial...

Ressources planifiées vs utilisées

Revenez sur les moyens humains, financiers, organisationnels, techniques, etc. dédiés à la conduite de ce projet. Faites le bilan de ce qui a réellement été consommé . Enrichissez le constat à l'aide de commentaires expliquant les écarts.

Date de fin prévue vs date réelle

Là aussi, revenez sur la date de mise en oeuvre prévisionnelle comparée à l'échéance réelle . En cas de dérapage, détaillez les raisons à l’origine d'une dérive. Est-ce un fait aléatoire ? Une cause qui pouvait être anticipée ? Quelles mesures prendre pour éviter que cela se reproduise ? 

A l'inverse, si les délais ont été surestimés, identifiez le pourquoi de cette situation. 

Bilan méthodologique 

Evaluez comment le projet a été conduit : répartition des rôles et des responsabilités au sein de l'équipe, la méthode adoptée (Scrum, Prince, etc.), 

Satisfaction du commanditaire et des utilisateurs

Relevez l'évaluation globale du donneur d'ordre et des utilisateurs. 

Synthèse

Résumez les points importants relevés dans le bilan pour identifier :

  • les bonnes pratiques à généraliser,
  • les améliorations : aspects méthodologiques à revoir par exemple
  • les suites périphériques à donner :  actions correctives découlant du projet en question

Quand réaliser le bilan ?

Le plus vite possible. Plus vous attendez et plus vos analyses vont être moins précises. Cette tâche doit être réalisée par l'équipe entière . Chacun possédant son point de vue et son propre esprit critique. En associant les différents angles de vue, vous obtiendrez un bilan complet, véritable source de progrès.

 

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