La documentation qualité : pragmatisme et simplicité

Le manuel qualité est un des documents les plus connus du système. En effet, le jour de l'audit de certification, l'auteur s'appuie sur ce manuel pour exécuter sa mission.

Les procédures, souvent décriées de par leur lourdeur, se révèlent être de formidables outils pour formaliser un fonctionnement codifié. Une des applications est la formation des collaborateurs à de nouvelles tâches. 

La pyramide documentaire

Le système relatif à la documentation est structuré comme une pyramide. En parcourant l'édifice de haut en bas, on passe du domaine de la politique qualité à la réalité opérationnelle du terrain.

Voici les différents étages :

• Le manuel qualité : déjà abordé plus haut, il décrit la politique de l'entreprise en matière de management de la qualité et la structure du système. Il permet la communication externe et interne.
• Les procédures : elles formalisent un ensemble de règles et d'actions pour obtenir un résultat défini. Elles définissent précisément qui fait quoi, comment, où et pourquoi. A ne pas confondre avec les modes opératoires (voir ci-dessous). La norme ISO 9001-2015 n'impose plus de procédures écrites. Voir comment faire une procédure.
• Les instructions de travail : on retrouve ici les modes opératoires et autres documents de travail (consignes...) qui codifient dans le détail les opérations à mener.
• Les enregistrements : ils ont pour fonction de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité.