Rédiger une procédure simple et efficace

Maj le 19/09/2019

Vous devez rédiger une procédure, mais vous ne savez pas comment faire pour décrire les opérations à réaliser ? Ce dossier est fait pour vous.

Ecrire une procédure

Les procédures ont mauvaise presse. Les premières normes qualité exigeaient une surproduction de "paperasse" chronophage et inutile. Et pourtant de nombreuses situations requièrent un guide simple et efficace pour faciliter le travail d'un collaborateur. Ainsi outillé, il peut exécuter ses tâches vite et bien.

Les responsables qualité apportent une différence entre ce document et le mode opératoire, qui lui, décrit très précisément les tâches à accomplir. Pour être accessible à tous, ce dossier méthode s'inscrit dans le sens plus commun de la procédure sans entrer dans la précision sémantique des systèmes qualités

A quoi servent les procédures ? 

D'une manière générale, elles sont utiles lorsque les compétences d'une personne ne lui permettent pas de réaliser une tâche en toute autonomie.

Elles ont également comme fonction de s'assurer d'une exécution identique à la précédente, pour un résultat constant. Un point important dans les services où les femmes et les hommes sont les producteurs des services.

Les procédures sont pertinentes lorsque :

les enjeux sont conséquents (l'erreur n'est pas permise pour des questions de coût ou de sécurité),

un collaborateur est remplacé ponctuellement ou définitivement (les procédures servent de document de formation)

une tâche précise est exécutée rarement (par exemple 1 fois par an ou en cas d'incident)

une action est complexe

l'entreprise souhaite standardiser une pratique (pouvant être conduite de différentes façons)

les mêmes questions reviennent régulièrement

Conseils de rédaction

Le premier est le plus évident : la simplicité et l'efficacité. Le document doit répondre à sa raison d'être qui est de conduire une opération de manière efficace pour obtenir le résultat attendu.

Il est impératif de donner suffisamment de détails, mais pas trop pour ne pas rendre le document complexe et... décourageant. Une procédure bien construite est une source de motivation pour celui qui va l'utiliser.  

Sur la forme, opter pour une mise en page aérée et ne pas hésiter à utiliser des dessins, schémas. Ceux qui fonctionnent sous un mode essentiellement visuel vous remercieront.

Impliquer les utilisateurs du document

Comme nous l'avons dit, un document agréable à lire est un bon point pour celui qui en fera usage.

Une solution pour impliquer les utilisateurs est de les aider à s'approprier les procédures en les faisant vivre, en apportant des améliorations pour les rendre encore plus opérationnelles, plus efficace.

Ce dossier est référencé dans : Gestion des processus - Documentation qualité - Procédure qualité

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