Modèle de procédure

Publié le 19/09/2015 - Mis à jour le 22/03/2017

Dans cette partie du dossier nous vous proposons un modèle de procédure que vous pouvez utiliser pour répondre à vos besoins.

Exemple simpleMais avant de passer à la phase concrète de rédaction, vous devez réaliser un travail préparatoire pour collecter toutes les informations nécessaires pour la rédaction de votre document.

Cette étape facilite la rédaction à venir et fait gagner du temps grâce à une meilleure organisation.

Une fois ce travail réalisé, vous pourrez rédiger votre procédure en vous aidant du modèle proposé.

 

Préparation : lister les activités à mener 

Utiliser des verbes d'action
pour décrire les tâches

Par exemple : créer un compte client, créer un devis, etc.

Ensuite pour chaque activité, faire l'inventaire des tâches principales. Prenons l'exemple de la création d'un compte client : choisir un modèle type, sélectionner le statut "nouveau", etc.

Fort de ces informations il est plus aisé de passer à la phase de rédaction à proprement parler. Il ne reste plus qu'à ordonner les actions à réaliser.

Modèle de procédure

 

Activité   Version            
Date de création / auteur      Date de dernière mise à jour / modificateur  
Acteurs concernés (Services, fonction...)    
Tâches  Description Points de vigilance  Moyens
       
       
       
       

 

Illustration par un exemple

 

Activité Créer un nouveau client dans le système informatique Version 1.1
Date de création / auteur  25-06-2015 par j.Sebastien Date de dernière mise à jour / modificateur 12-09-2015 par A.Berthelet
Acteurs concernés Administration des ventes    
Tâches  Description Points de vigilance Moyens
1-  Choisir le type de client

- Choisir "Particulier" ou "professionnel"

- Sélectionner le statut Nouveau

En cas d'erreur il n'est pas possible de revenir en arrière.   
2 - Renseigner les données descriptives Contacter le client si des données sont manquantes. Alternative pour les professionnels : se rendre sur www.societe.com    
3 - Associer un commercial

- Cliquer sur l'icône du haut

- Sélectionner le commercial dans la boite de choix

- ...

  Document d'affectation des nouveaux comptes
 ...      

Les procédures peuvent aussi contenir...

Les résultats attendus : pour valider le bon respect des actions menées.

Une colonne "quand ?" : lorsque des éléments temporels entrent en ligne de compte.

Des définitions : lorsque le sujet est plus complexe, il est salutaire de définir précisément les termes employés.

Des règles : cette colonne est utile lorsque des règles précises sont associées à des opérations.

Des logigrammes : pour une compréhension plus aisée. Les diagrammes facilitent la lecture de l'enchainement des tâches.

Les responsables par tâche : lorsque des responsabilités particulières sont affectées à certaines opérations ou bien pour des étapes de validation.

Des annexes : ajouter des documents utiles pour l’exécution des tâches.

Ce dossier est référencé dans : Gestion des processus - Documentation qualité - Procédure qualité

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