Résoudre les problèmes avec la méthode 8D

Qu'est-ce que la méthode 8D et pourquoi l'adopter ?

Il s'agit d'une démarche complète pour solutionner tous types de questions et aider à la prise de décision. Dans un contexte où les entreprises font face à des non-conformités de plus en plus complexes, cette approche systématique devient indispensable. L'acronyme 8D (Eight Disciplines) représente les 8 étapes à mener. Cette méthode a été développée par Ford Motor Company dans les années 80. Elle est très employée dans le management de la qualité en général et l'amélioration continue (Kaizen) en particulier.

Les 9 étapes fondamentales du processus 8 D

• (D0 - Planifier)
• D1 - Construire le groupe de travail.
• D2 - Définir le problème.
• D3 - Implémenter une solution corrective provisoire.
• D4 - Identifier les causes racines du problème.
• D5 - Qualifier les solutions.
• D6 - Définir et implémenter les actions correctives.
• D7 - Mettre en place les actions pour prévenir la réapparition du problème.
• D8 - Féliciter le groupe de travail.

À noter que la méthode 8D est basée sur le PDCA (Plan, Do, Check, Act), appelée aussi roue de Deming. Le 8D va plus loin pour chacune des étapes. Cette approche structurée intègre également les principes du Six Sigma, permettant une amélioration des processus basée sur des données factuelles et mesurables.

Les bénéfices concrets de cette méthode

Elle repose sur un enchaînement rigoureux de 8 étapes pour examiner toutes les facettes d'un problème dans l'objectif de trouver une solution pertinente et pérenne. Les outils de résolution intégrés dans cette méthode permettent une analyse systématique des causes potentielles. Ce canevas s'inscrit parfaitement dans une approche collaborative. Les membres d'un groupe de travail mettent en commun leurs compétences et expériences pour explorer la moindre hypothèse.

L'impact de cette méthodologie sur l'amélioration des processus est mesurable : réduction des temps de résolution, diminution des récurrences de problèmes, et augmentation de l'engagement des équipes grâce à l'approche participative).

Guide détaillé : les 8 étapes (+1) de mise en œuvre du 8D

Étape D0 - Planifier et préparer le terrain

Cette première étape consiste à réunir toutes les informations disponibles concernant le problème et définir les moyens pour le résoudre : choix des objectifs, définition des moyens et planification des différentes étapes du processus. L'audit interne préalable permet d'identifier les zones critiques et de prioriser les actions. Cette phase détermine une grande part du succès de la démarche selon les experts en résolution de problèmes.

Étape D1 - Construire le groupe de travail optimal

La composition de l'équipe qui va plancher sur le problème est importante. Elle doit être pluridisciplinaire pour représenter des points de vue et des angles d'attaque suffisamment différents pour apporter une grande richesse dans l'analyse. Les origines d'une situation se situent souvent en dehors du cadre immédiat du problème. Il est conseillé de mixer des personnes du terrain, de services connexes au problème, voire des profils administratifs. Pour certaines problématiques, il est également intéressant d'intégrer des clients et/ou des fournisseurs.

Le remue-méninges initial avec une équipe diversifiée multiplie par 3 les chances d'identifier les causes premières dès les premières séances. Limiter la taille du groupe afin de maximiser la valeur ajoutée apportée par le collaboratif. Une équipe de 5 à 8 personnes représente une configuration pertinente.

Définir les responsabilités et tâches de chacun. Préciser les objectifs, les clarifier si nécessaire. Compiler également toutes les informations et données nécessaires pour traiter le sujet (référentiels, audits, études, historique des pannes, des accidents...).

Étape D2 - Définir le problème avec précision

La résolution d'un problème passe par une connaissance fine de toutes ses dimensions. Le simple constat doit être dépassé pour qualifier précisément de quoi il s'agit : quelles est la nature du problème ? Qui est concerné ? Quelles sont les conditions d'apparition ? Quels sont les impacts ?... La représentation graphique des données collectées, sous forme d'histogramme par exemple, permet de visualiser rapidement les tendances et de classer les priorités.

Pour une recherche plus efficace - et si la situation le permet, le groupe peut se rendre sur les lieux d'apparition afin de capter davantage d'éléments pour nourrir la définition du problème : configuration des lieux, proximité, etc. L'observation directe du poste de travail révèle souvent des éléments invisibles dans les rapports.

Autre exigence : ne pas se contenter de termes vagues. Chercher au maximum à quantifier chaque fait. Les équations et métriques précises facilitent l'analyse des causes racines et permettent de mesurer objectivement l'efficacité des corrections apportées.

Étape D3 - Implémenter une solution corrective provisoire

Certains problèmes ne peuvent pas attendre l'aboutissement d'un processus de résolution. Une solution curative temporaire, mais immédiate doit être trouvée et mise en place pour éliminer les événements indésirables. Ce cas concerne notamment ceux qui ont un impact fort sur les clients, la sécurité des personnes, l'environnement, les coûts...

Les actions temporaires doivent être documentées et leur impact pondéré pour éviter les effets secondaires indésirables. Une matrice de décision peut aider à évaluer rapidement les options disponibles.

Étape D4 - Identifier les causes racines du problème

Pour une éradication permanente, il convient d'agir sur la/les véritable.s cause.s. Il n'est pas rare que les facteurs apparents ne soient que les effets d'une explication plus profonde. Seule leur identification permet l'élimination définitive du problème. L'analyse des causes racines constitue le cœur de la méthode 8D et mobilise plusieurs outils de qualité complémentaires.

Le diagramme de causes et effets reste l'outil privilégié pour visualiser l'ensemble des causes potentielles et leurs interconnexions. Cette étape mobilise généralement 30% du temps total du processus 8D.

Étape D5 - Définir les actions correctives permanentes

L'analyse des causes débouche sur une ou plusieurs solution.s pour corriger le dysfonctionnement. Des expérimentations sur un échantillon réduit sont dans certains cas nécessaires pour s'assurer de l'efficacité des options retenues. Les analyses des causes permettent de définir un plan d'actions structuré et hiérarchisé selon l'impact attendu.

La validation des conformités futures passe par la définition de critères mesurables et la mise en œuvre de tests rigoureux avant déploiement à grande échelle.

Étape D6 - Implémenter et valider les actions correctives permanentes

Une implémentation réussie passe par un plan de déploiement efficace : les tâches à mener, dans quel ordre, par qui, avec quels moyens... Les outils de résolution de problèmes incluent des matrices de planification pour orchestrer cette phase critique.

Ne pas oublier la mise en place des outils de suivi et la définition des critères de validation de la solution. Les indicateurs de performance doivent être définis en amont pour mesurer objectivement l'efficacité des corrections.

Dès la validation des actions correctives permanentes, le cas échéant, retirer les actions temporaires mises en place lors de l'étape 3.

En parallèle, un plan de communication est le bienvenu pour informer les parties prenantes de l'avancée du projet. La transparence favorise l'adhésion et limite les résistances au changement.

Enfin, lorsque les actions impactent des processus, notamment le contenu des missions des collaborateurs ou leur façon de travailler, ne pas oublier de gérer la gestion du changement. La réussite n'est pas seulement technique, elle repose beaucoup sur l'humain.

Étape D7 - Prévenir la réapparition du problème

Capitaliser la connaissance acquise dans le processus 8D pour mener des actions préventives. L'amélioration des processus passe par la standardisation des bonnes pratiques identifiées et leur diffusion à l'ensemble de l'organisation.

Il peut s'agir de situations proches (contexte identique, mais sur un lieu différent) ou encore de configuration (par exemple une organisation similaire). La mise en œuvre préventive évite la répétition des non-conformités sur d'autres sites ou processus.

Étape D8 - Féliciter et capitaliser

Reconnaître le travail réalisé, les efforts et les investissements consentis en félicitant les membres de l'équipe. Ce point est important pour entretenir une motivation sans failles des collaborateurs et faciliter ainsi leur implication dans un prochain processus.

Cette phase est également l'occasion de faire un bilan sur le processus lui-même : difficultés rencontrées, ce qui a bien fonctionné, etc. L'objectif étant d'améliorer ses pratiques. Le retour d'expérience enrichit le système de management et prépare les futures résolutions de problèmes.

 

Voir aussi notre dossier sur les méthodes de résolutions de problème

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.