Les 5S : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

A quoi correspond les cinq S ?

La méthodologie des 5 S provient de 5 verbes d'action japonais résumant les tâches essentielles à mener pour améliorer son environnement.

Japonnais	Français	Les actions
Seiri	Débarrasser	L'idée est de se débarrasser du superflu. Ce qui n'est pas utilisé régulièrement est rangé, voire jeté.
Seiton	Ranger	Concevoir un espace de travail efficace où chaque chose à une place bien définie facilitant son utilisation.
Seiso	Nettoyer	La propreté est un élément important du principe. Le nettoyage permet d'éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, sécurise les lieux et rend le cadre de travail sein.
Seiketsu	Maintenir l'ordre	Une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre.
Shitsuke	Etre rigoureux	Cette méthode n'est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C'est le sens de ce 5ème S.

L'ordre des actions est important . On commence par débarrasser (Seiri)  pour finir par le maintien de la rigueur concernant les bonnes habitudes nouvellement acquises (Shitsuke)

Applications de la méthode 5S

Conçu originalement pour l'organisation des ateliers de production, cet outil est aujourd'hui utilisé pour l'optimisation de tout espace professionnel. En premier lieu, les bureaux. Il est applicable à tout type d'entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d'activité. Même pour les services. 

Il est applicable à tout type d'entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité et peut s'implémenter dans les services ou à titre individuel.

Les objectifs et enjeux

L'objectif de la démarche est construire et maintenir un espace de travail optimisé où le désordre n'a plus sa place, tout document est facilement et rapidement trouvable (plus de perte), etc.

Chaque étape - chaque action correspondant à un "S" spécifique - a un objectif qui lui est propre. La démarche dans son ensemble revêt également des intérêts plus généraux pour les collaborateurs, l'équipe voire l'entreprise tout entière, parmi lesquels :

Au niveau des équipes :

• Améliorer le bien-être et les conditions de travail : un environnement de travail propre, organisé et sécurisé améliore le confort de travail, réduit le stress des collaborateur. Autant d'éléments qui contribuent à une meilleure satisfaction des employés et à leur engagement.
• Limiter les pertes de temps et d'énergie liées à un environnement mal organisé et/ou sale. En remédiant au désordre, chacun trouve plus rapidement ce qu'il cherche. Un bon point pour la productivité personnelle.
• Réduire les risques tant psychosociaux que d'accidents du travail, notamment dans les ateliers (absence de pièces qui traînent, etc.) grâce à un espace de travail bien rangé.
• Augmenter l'efficacité personnelle et collective, notamment dans les équipes projet. En créant un environnement de travail propice à la gestion de projet.
• Favoriser la concentration notamment en éliminant toute source de distraction.
• Responsabiliser les salariés en impliquant les premiers concernés dans la mise en oeuvre de la méthode 5 S.

Au niveau de l'organisation :

• Augmenter la qualité grâce à la standardisation des processus et l'optimisation de l'environnement de travail : moins d'erreurs et de défauts.
• Eliminer le gaspillage : l'identification puis l'élimination des gaspillages, la surproduction, dans les processus (temps, ressources, matériaux) permet à un fonctionnement plus efficient de l'organisation et des processus de production.
• Améliorer la performance industrielle : plus d'efficacité, de flexibilité, de réactivité, d'agilité, moins de les déchets contribuent à améliorer la fabrication et d'atteindre un niveau de performance industrielle supérieur. C'est élément important pour une meilleure compétitivité sur ses marchés.
• Optimisation des flux de travail en éliminant la variabilité et en facilitant une meilleure organisation des espaces de travail.
• Renforcement de la culture d'amélioration continue : l'intégration des 5S dans une démarche de progrès continu forge un véritable état d'esprit "kaizen".
• Satisfaction client accrue : en améliorant l'efficacité opérationnelle, la méthode 5S contribue indirectement à la satisfaction client.
• Résolution de problèmes plus rapide (dans le cadre du lean six sigma). En éliminant le désordre et en maintenant un lieu de travail bien organisé, il devient plus facile de repérer les anomalies ou les dysfonctionnements dès qu'ils surviennent. 
• Standardisation des processus : essentiel pour maintenir l'efficience dans la production.
• Excellence opérationnelle : c'est un élément clé dans l'atteinte de cet objectif.

Cet environnement permet de travailler plus rapidement sans se perdre des tâches sans valeur ajoutée , de réduire les accidents de travail pour les ateliers (pas de pièces qui trainent sans raison), de se concentrer sur l'essentiel. A la clé : meilleure organisation des ateliers et des bureaux, clarté et propreté. Des enjeux saillants pour des conditions de travail efficaces, sécurisées et une excellente image reflétée à l'extérieur.

A savoir que la méthode 5S est un des outils d'amélioration continue du lean six sigma comme le juste-à-temps, le diagramme d'Ishikawa (cause à effet) ou l'analyse AMDEC (Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité).

Les étapes de la méthode 5S

Tout commence par une formation aux 5 étapes. Un stade important pour comprendre ce que les collaborateurs vont devoir faire par la suite.

Les managers fixent des règles et principes de rangement  : affectation de zones de stockage, les outils de classement à disposition, voire même des objectifs de mise en rebus.

Pour impliquer ses employés, ces actions prennent généralement la forme de "grandes messes" pour créer une certaine émulation.

1. Seiri - Trier

   L'idée est de se débarrasser du superflu, supprimer tout ce qui n'a pas/plus sa place. Il est essentiel d'agir de manière logique :

   1. jeter ou recycler lorsque possible tout ce qui n'a pas été utilisé depuis plus d'un an et ne sera plus utilisé,
   2. de ce qui reste, remiser, archiver ce qui sert moins d'une fois par mois,
   3. de ce qui reste, ranger à proximité ce qui sert moins d'une fois par semaine (armoire de bureau, étagère, etc.),
   4. de ce qui reste, ranger sur le poste de travail ce qui sert moins d'une fois par jour (tiroir de bureau, etc.),
   5. de ce qui reste, garder sur le bureau directement à vue, mais rangé ce qui sert moins d'une fois par heure (classeurs sur le bureau, banettes, pots à crayons, etc.),
   6. tout ce qui sert au moins une fois par heure est à portée de main voire sur le collaborateur (ordinateur, téléphone, oreillettes, casque audio, lunettes, etc.).

2. Seiton - Ranger

   Découlant logiquement de l'étape précédente, vient le rangement. Il s'agit ici de concevoir un espace de travail ergonomique et efficace où chaque chose à une place bien définie facilitant son utilisation. Ainsi : 

   • ranger son espace de travail - bureau et pièce - de manière ergonomique (en fonction de l'espace à disposition, des individus présents dans la même pièce, des ouvertures, de l'utilisation, du volume ou du poids des objets, etc.)
   • définir des règles de rangement claires et précises,
   • rendre logiques les emplacements de rangement des outils et du matériel (en fonction de leur fréquence d'utilisation, leur emplacement d'utilisation, etc.),
   • classer les dossiers par couleurs correspondant à un code défini préalablement et partagé de tous,
   • garder les règles de rangement visibles, accessibles à tous.

   Outils à connaître : Kanban et les systèmes de management visuel.

3. Seiso - Nettoyer

   Une fois tout rangé, il est plus facile de nettoyer les lieux. La propreté est un élément important du principe. Le nettoyage permet d'éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, sécurise les lieux et rend le cadre de travail sein. Il est ici indiqué de :

   • nettoyer, dépoussiérer, décrasser les objets et le matériel,
   • inspecter, détecter les anomalies et y remédier,
   • réparer, remettre en état,
   • faciliter le nettoyage.

4. Seiketsu - Maintenir l'ordre

   Une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre. C'est l'objectif de ce 4ème "S" : 

   • rappeler que le tri, le rangement et le nettoyage doivent être réalisés quotidiennement et non de manière très ponctuelle.
   • documenter des méthodes de travail
   • créer des standards

5. Shitsuke - Suivre

   Cette méthode n'est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C'est le sens de ce 5ème S :

   • cette étape consiste à s'assurer que la méthodologie est rigoureusement appliquée en maintenant la motivation, l'énergie et le dynamisme des troupes à ce sujet à son maximum. L'objectif est de s'assurer de la pérennité des principes appliqués.

   La mise en place d'audits réguliers pour évaluer l'application des standards, contribue à l'excellence opérationnelle à travers une boucle d'amélioration continue.