Les 5S : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

A quoi correspond les cinq S ?

La méthodologie des 5 S provient de 5 verbes d'action japonais résumant les tâches essentielles à mener pour améliorer son environnement.

L'ordre des actions est important . On commence par débarrasser (Seiri)  pour finir par le maintien de la rigueur concernant les bonnes habitudes nouvellement acquises (Shitsuke)

Où appliquer la méthode 5S ?

Conçu originalement pour l'organisation des ateliers de production, cet outil est aujourd'hui utilisé pour l'optimisation de tout espace professionnel. En premier lieu, les bureaux. Il est applicable à tout type d'entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d'activité. Même pour les services. 

Il est applicable à tout type d'entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité et peut s'implémenter dans les services ou à titre individuel.

Autre terrain : l'espace numérique. Un dossier partagé ou une boîte mail se trient et se rangent avec la même logique.

À noter : le 5S ne corrige pas un processus mal conçu. Si les retards viennent d'un manque d'effectif, de consignes contradictoires ou d'une étape de validation trop longue, ranger les postes de travail ne changera rien. Même chose avant un déménagement prévu dans les semaines qui suivent : mieux vaut lancer le chantier dans le nouvel espace.

Fixer les objectifs d'un chantier 5S : équipe et organisation

L'objectif de la démarche est construire et maintenir un espace de travail optimisé où le désordre n'a plus sa place, tout document est facilement et rapidement trouvable (plus de perte), etc.

Chaque étape - chaque action correspondant à un "S" spécifique - a un objectif qui lui est propre. La démarche dans son ensemble revêt également des intérêts plus généraux pour les collaborateurs, l'équipe voire l'entreprise tout entière, parmi lesquels :

Au niveau des équipes :

• Améliorer le bien-être et les conditions de travail : un environnement de travail propre, organisé et sécurisé améliore le confort de travail, réduit le stress des collaborateur. Autant d'éléments qui contribuent à une meilleure satisfaction des employés et à leur engagement.
• Limiter les pertes de temps et d'énergie liées à un environnement mal organisé et/ou sale. En remédiant au désordre, chacun trouve plus rapidement ce qu'il cherche. Un bon point pour la productivité personnelle.
• Réduire les risques tant psychosociaux que d'accidents du travail, notamment dans les ateliers (absence de pièces qui traînent, etc.) grâce à un espace de travail bien rangé.
• Augmenter l'efficacité personnelle et collective, notamment dans les équipes projet. En créant un environnement de travail propice à la gestion de projet.
• Favoriser la concentration notamment en éliminant toute source de distraction.
• Responsabiliser les salariés en impliquant les premiers concernés dans la mise en oeuvre de la méthode 5 S.

Au niveau de l'organisation :

• Augmenter la qualité grâce à la standardisation des processus et l'optimisation de l'environnement de travail : moins d'erreurs et de défauts.
• Eliminer le gaspillage : l'identification puis l'élimination des gaspillages, la surproduction, dans les processus (temps, ressources, matériaux) permet à un fonctionnement plus efficient de l'organisation et des processus de production.
• Améliorer la performance industrielle : plus d'efficacité, de flexibilité, de réactivité, d'agilité, moins de les déchets contribuent à améliorer la fabrication et d'atteindre un niveau de performance industrielle supérieur. C'est élément important pour une meilleure compétitivité sur ses marchés.
• Optimisation des flux de travail en éliminant la variabilité et en facilitant une meilleure organisation des espaces de travail.
• Renforcement de la culture d'amélioration continue : l'intégration des 5S dans une démarche de progrès continu forge un véritable état d'esprit "kaizen".
• Satisfaction client accrue : en améliorant l'efficacité opérationnelle, la méthode 5S contribue indirectement à la satisfaction client.
• Résolution de problèmes plus rapide (dans le cadre du lean six sigma). En éliminant le désordre et en maintenant un lieu de travail bien organisé, il devient plus facile de repérer les anomalies ou les dysfonctionnements dès qu'ils surviennent. 

Cet environnement permet de travailler plus rapidement sans se perdre des tâches sans valeur ajoutée , de réduire les accidents de travail pour les ateliers (pas de pièces qui trainent sans raison), de se concentrer sur l'essentiel. A la clé : meilleure organisation des ateliers et des bureaux, clarté et propreté. Des enjeux saillants pour des conditions de travail efficaces, sécurisées et une excellente image reflétée à l'extérieur.

A savoir que la méthode 5S est un des outils d'amélioration continue du lean six sigma comme le juste-à-temps, le diagramme d'Ishikawa (cause à effet) ou l'analyse AMDEC (Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité).

Les étapes de la méthode 5S

Tout commence par une formation aux 5 étapes. Un stade important pour comprendre ce que les collaborateurs vont devoir faire par la suite.

Les managers fixent des règles et principes de rangement  : affectation de zones de stockage, les outils de classement à disposition, voire même des objectifs de mise en rebus.

Pour impliquer ses employés, ces actions prennent généralement la forme de "grandes messes" pour créer une certaine émulation.

1. Seiri - Trier

   L'idée est de se débarrasser du superflu, supprimer tout ce qui n'a pas/plus sa place. Il est essentiel d'agir de manière logique :

   1. jeter ou recycler lorsque possible tout ce qui n'a pas été utilisé depuis plus d'un an et ne sera plus utilisé,
   2. de ce qui reste, remiser, archiver ce qui sert moins d'une fois par mois,
   3. de ce qui reste, ranger à proximité ce qui sert moins d'une fois par semaine (armoire de bureau, étagère, etc.),
   4. de ce qui reste, ranger sur le poste de travail ce qui sert moins d'une fois par jour (tiroir de bureau, etc.),
   5. de ce qui reste, garder sur le bureau directement à vue, mais rangé ce qui sert moins d'une fois par heure (classeurs sur le bureau, banettes, pots à crayons, etc.),
   6. tout ce qui sert au moins une fois par heure est à portée de main voire sur le collaborateur (ordinateur, téléphone, oreillettes, casque audio, lunettes, etc.).

   Pour les objets dont personne ne sait s'ils servent encore : les regrouper dans une zone d'attente avec une étiquette rouge et une date limite. Sans réclamation à cette date, ils partent.

   Livrable : la liste des objets jetés, archivés ou déplacés.

2. Seiton - Ranger

   Découlant logiquement de l'étape précédente, vient le rangement. Il s'agit ici de concevoir un espace de travail ergonomique et efficace où chaque chose à une place bien définie facilitant son utilisation. Ainsi : 

   • ranger son espace de travail - bureau et pièce - de manière ergonomique (en fonction de l'espace à disposition, des individus présents dans la même pièce, des ouvertures, de l'utilisation, du volume ou du poids des objets, etc.)
   • définir des règles de rangement claires et précises,
   • rendre logiques les emplacements de rangement des outils et du matériel (en fonction de leur fréquence d'utilisation, leur emplacement d'utilisation, etc.),
   • classer les dossiers par couleurs correspondant à un code défini préalablement et partagé de tous,
   • garder les règles de rangement visibles, accessibles à tous.

   Outils à connaître : Kanban et les systèmes de management visuel.

   Livrable : un plan de la zone avec l'emplacement de chaque objet, et des étiquettes sur les rangements.

3. Seiso - Nettoyer

   Une fois tout rangé, il est plus facile de nettoyer les lieux. La propreté est un élément important du principe. Le nettoyage permet d'éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, sécurise les lieux et rend le cadre de travail sein. Il est ici indiqué de :

   • nettoyer, dépoussiérer, décrasser les objets et le matériel,
   • inspecter, détecter les anomalies et y remédier,
   • réparer, remettre en état,
   • faciliter le nettoyage.

   Livrable : un planning de nettoyage qui précise qui fait quoi, et à quelle fréquence.

4. Seiketsu - Maintenir l'ordre

   Une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre. C'est l'objectif de ce 4ème "S" : 

   • rappeler que le tri, le rangement et le nettoyage doivent être réalisés quotidiennement et non de manière très ponctuelle.
   • documenter des méthodes de travail
   • créer des standards
   • prendre en photo l'état de référence de chaque zone et l'afficher sur place

   Livrable : une fiche standard par zone, avec sa photo de référence et le nom de son responsable.

5. Shitsuke - Suivre

   Cette méthode n'est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C'est le sens de ce 5ème S :

   • cette étape consiste à s'assurer que la méthodologie est rigoureusement appliquée en maintenant la motivation, l'énergie et le dynamisme des troupes à ce sujet à son maximum. L'objectif est de s'assurer de la pérennité des principes appliqués.

   La mise en place d'audits réguliers pour évaluer l'application des standards, contribue à l'excellence opérationnelle à travers une boucle d'amélioration continue.

   Livrable : une grille d'audit et un calendrier de contrôle (voir ci-dessous).

Pratique : construire sa grille d'audit 5S en 5 questions

Une grille d'audit 5S est un tableau simple : une question par S, une note de 1 à 5, et un signe concret qui montre que le S est acquis. Le responsable de zone la remplit sur place, en quelques minutes. La note va de 1 (rien n'est fait) à 5 (excellent).  (JICA).

Les erreurs qui font retomber un chantier 5S

Dans un chantier 5S, les deux derniers S décrochent plus souvent que les trois premiers. Trier, ranger et nettoyer donnent un résultat visible dès le premier jour. Maintenir l'ordre et suivre demandent un effort régulier, sans effet visible.

Les erreurs les plus fréquentes :

• Mener le 5S comme une campagne. Une journée de lancement, des photos avant/après, puis plus rien : les anciennes habitudes reviennent.
• Former une partie de l'équipe seulement. Les personnes non formées appliquent mal des règles qu'elles ne comprennent pas, et les écarts se multiplient.
• Trier à la place des utilisateurs. Quand le manager décide seul de ce qui part, les objets retirés réapparaissent dans les tiroirs et l'équipe vit le chantier comme une sanction.
• Écrire un standard sans photo ni responsable. Une règle comme « garder la zone rangée » laisse chacun juger ce que « rangé » veut dire.
• Noter l'audit à l'impression. Sans critères précis, la note dépend de l'humeur de l'auditeur et perd sa valeur ; dans l'hôpital vietnamien, les évaluations reposaient souvent sur des impressions subjectives.

La « grande messe » de lancement, souvent conseillée pour impliquer les équipes, pèse peu dans le résultat final. Un contrôle court, répété chaque semaine par le responsable de zone, compte davantage. Si le temps manque, il vaut mieux sacrifier l'événement de lancement que le suivi.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.