Comment déléguer efficacement ?

Maj le 03/12/2018 par l'équipe de Manager GO!

Savoir confier certaines tâches à ses collaborateurs, quand le faire et comment le faire vous sera précieux dans votre mission de manager. Découvrez ci-dessous comment doper votre productivité et celle de votre équipe.

L'un des premiers écueils auxquels se heurte un manager fraîchement promu est la délégation, souvent perçue comme une perte de contrôle. Or déléguer est l'une des compétences clés nécessaires à un management performant et fédérateur. 

Comment déléguer - fiche pratiqueQuels sont les apports de la délégation ? 

Se délester de certaines tâches n'est pas un exercice aisé. C'est même tout un art ! Une délégation efficace et réussie requiert quelques efforts et un certain temps afin de bien en comprendre les mécanismes et surtout les avantages que cela induira pour vous-même, mais également pour toute votre équipe  :

  •   Motiver vos collaborateurs  - En déléguant, nous seulement vous pourrez vous concentrer sur les missions essentielles de votre poste et les plus bénéfiques à votre entreprise, mais vous permettrez également à vos collaborateurs de s'impliquer davantage, prendre des initiatives, donner plus de sens à leurs propres missions et ainsi décupler leur motivation.
  •   Maîtriser votre temps  - Sur le papier, votre temps est bien réparti. Vous organisez vos journées de façon à être efficace et avoir une vision des projets en planifiant à court et long terme. Ça, c'est la théorie ! Car, en pratique, vous pouvez rapidement vous retrouver rattrapé par les tracasseries quotidiennes et les problèmes - plus ou moins envahissants - qui surgissent sans prévenir.
  •   Vous focaliser sur vos priorités  - L'objectif est donc de faire en sorte de perdre le moins de temps possible sur ces derniers et allouer un maximum d'efforts et de concentration sur l'essentiel. Après tout, c'est bien pour ça que vous êtes là ! Confier ces tâches non stratégiques à une personne de confiance et compétente pour ce type de mission vous permettra de vous concentrer sur votre mission première, à savoir : faire marcher votre équipe dans le bon sens et au bon rythme afin de contribuer à l'essor global de votre entreprise et lui permettre de continuer à se développer. 
  •   Responsabiliser les membres de votre équipe - En déléguant, vous insufflez un sens des responsabilités à vos collaborateurs, entraînant une valorisation de leurs compétences, une motivation accrue et une notion de sens dans l'effort fourni. La roue vertueuse est en mouvement !
 

Quand devez-vous confier une tâche à un collaborateur ? 

Maintenant que vous êtes convaincus des bienfaits de l'attribution de certaines tâches à vos collaborateurs, reste à définir quand le faire.

Concrètement, pour définir si telle ou telle mission peut être confiée à l'un des membres de votre équipe, vous pouvez vous appuyer sur quelques questions :

  •   si j'affecte telle personne à ce travail, cela me libérera-t-il du temps pour me concentrer sur des missions ayant un impact plus essentiel sur le développement de mon service, mon entreprise ?
  •   l'un des membres de mon équipe semble-t-il à l'aise dans le domaine que je souhaite déléguer ? Pourrait-il apporter un angle de vision novateur ?
  •   en confiant telle tâche à tel collaborateur, cela lui permet-il d'approfondir ses compétences, de les enrichir ? Cela induira-t-il un nouvel élan pour l'équipe dans son entièreté ?
  •   en acceptant de sous-traiter cette partie de mon travail, cela donnera-t-il davantage de sens à notre mission en tant qu'entité ?
  •   si je délègue cette tâche, cela permettra-t-il à mon équipe de s'impliquer davantage et de trouver une motivation supplémentaire ?
  •   cette transmission facilitera-t-elle la prise d'initiative chez mes collaborateurs ?

Si la réponse à l'une de ces questions est "oui", déléguez !

Afin de vous sentir à l'aise et de vous exercer à la maîtrise de la délégation de tâches, vous pouvez commencer par  confier de petits travaux routiniers ou de missions pour lesquelles vous avez noté un réel et enthousiaste intérêt de la part d'un membre de votre équipe. Ce peut être la  conception d'une présentation , la mise en pages d'un dossier réparti en plusieurs fichiers, le tri d'emails voire la réponse à certains d'entre eux, l'achat de matériel...

Peur de déléguer, pourquoi est-ce difficile ?

La peur de déléguer  vient très souvent du fait que le manager redoute que le collaborateur à qui il confie une tâche échoue dans sa mission . N'oubliez pas qu'en tant que manager, la responsabilité d'accomplir ladite tâche convenablement vous incombera toujours, que vous déléguiez ou non.

Déléguer n'est donc pas dénué de risque . A vous d'en mesurer l'importance et de confier chaque tâche à la bonne personne, de façon adéquate, de sorte à minimiser tout risque d'incapacité ou de compétence insuffisante.

Outre cette peur face à l'incapacité d'une personne à effectuer le travail au moins aussi bien que lui, le manager peut invoquer un manque de temps, un manque de confiance envers ses collaborateurs, un malaise induit par la croyance qu'il passerait ainsi pour un incompétent, une certaine anxiété à se trouver doublé par un subordonné, la crainte de ne pas savoir comment déléguer, voire une certaine culpabilité à confier des missions, un besoin de tout contrôler, une certaine fierté, etc.  Certains pensent même qu'en faisant tout eux-mêmes, ils justifient ainsi leur poste . Gare au burnout !

Or en tant que manager efficace, vous devez avoir en tête, outre de mener à bien les projets qui sont confiés à votre service, l'épanouissement des membres de votre équipe et  le développement de leurs compétences . Cela passe nécessairement par la délégation !

Comment déléguer ? Les points clés

Généralement, c'est là que les choses se compliquent. Car en matière de délégation, la communication tient une place primordiale ! Attention, communiquer ne veut pas dire assister de A à Z en détaillant comment vous, vous feriez la tâche que vous souhaitez confier. Il n'est pas question non plus de partir du principe que votre collaborateur lit dans vos pensées et connait le contexte dans le moindre détail !

   Sélectionnez le profil le plus pertinent

Déléguer est un acte de management. C'est pour vous l'opportunité de concilier réussite de la tâche confiée et objectif managérial. Un levier intéressant pour remotiver un collaborateur en dérive.

   Faites confiance

Bien déléguer commence par une confiance en l'intelligence de votre collaborateur, en ses capacités pour mener à bien la tâche confiée.

   Explicitez le résultat attendu 

Comme décrit plus haut, il est totalement proscrit et inutile de dérouler la mission telle que VOUS l'auriez conduite. Contentez-vous d'en décrire globalement le contexte et de donner le résultat attendu. Soyez précis dans la verbalisation de ce dernier et assurez-vous que votre collaborateur a bien compris. Vous pouvez, par exemple, utiliser la technique dite de reformulation qui consiste à demander à votre collègue de redire avec ses propres mots ce qu'il a compris de sa nouvelle mission.

   Fixez une échéance atteignable

 L'objectif n'est pas de reporter sur votre équipe la pression des délais que vous subissez. Organisez-vous pour donner une deadline raisonnable.

   Laissez votre collaborateur autonome

Pour l'accomplissement de la tâche, laissez faire votre collègue ! Quelle motivation aurait-il/elle à suivre à la lettre un mode d'emploi ? Laissez sa curiosité, sa créativité jaillir !  En agissant de tel, il/elle sentira votre confiance en lui/elle et en sera d'autant plus efficace et productif ! La motivation sera au rendez-vous ! Si tant est que vous ayez su présenter ladite mission de façon positive et en y donnant du sens, non seulement pour lui, mais pour toute l'équipe, voire toute l'entreprise. N'en faites pas trop quand même ! Ça pourrait être perçu comme du cynisme et avoir tout l'effet inverse...

   Mettez à disposition les ressources requises

Laisser autonome ne signifie pas pour autant priver de moyens. L'objectif pour votre collaborateur comme pour vous est le succès de le tâche confiée. Alors faites en sorte qu'il ait accès aux ressources nécessaires pour mener à bien le travail que vous lui avez délégué.

  Faites un point régulier

Il est important, notamment dans le cadre de missions longues, de planifier quelques points sur l'avancement du travail . Cela vous permettra de vous assurer de manière constructive que le projet est toujours sur la bonne voie.

  Restez en permanence à l'écoute !

Vous déléguez, certes, mais il ne s'agit pas de se débarrasser purement et simplement d'une tâche et de ne plus s'en préoccuper. Restez ouvert et disponible tout au long de l'exécution de la tâche.

 

Pour conclure,  déléguer est essentiel !   Vous - ni personne - ne sait tout faire ni déformer le temps. En tant que manager, l'une de vos missions est  d'organiser votre équipe  (dont vous faites pleinement partie) de manière optimale. Vous ne devez être ni un dictateur, ni une nounou, mais bien un modèle, un mentor, un leader et  devez conduire votre équipe vers le meilleur . Que ce soit dans l'intérêt de l'entreprise, mais également dans l'intérêt de chacun.

Alors... Souriez, vous managez !

Ce dossier est référencé dans : Savoir déléguer

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