Organiser un événement virtuel

Maj le 27/03/2020 par Raphaële GRANGER

Travailler à distance avec ses collaborateurs, clients, prestataires divers peut, lorsque le contexte l'oblige, s'avérer indispensable pour maintenir son travail à flot. Organiser un événement  à distance, quel qu'il soit, ne s'improvise pas, cela nécessite un minimum de préparation et d'organisation.

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Pourquoi organiser un événement en ligne ?

Une situation d'urgence, une obligation matérielle, un contexte spécifique, une stratégie de communication digitale visant à toucher un plus grand nombre de prospects, faire connaître son entreprise/ses services, des participants disséminés géographiquement sont autant d'éléments propices à l'organisation d'un événement virtuel plutôt que physique.

Objectifs

Selon le type d'événement organisé - réunion virtuelle, webinaires, conference call... - les objectifs différeront quelque peu. Globalement, organiser un événement en ligne vise, notamment à :

  • gagner en temps et en flexibilité : organisation plus rapide, nécessitant la mobilisation d'une équipe réduite et pouvant être relativement facilement reportée si nécessaire.
  • gagner en visibilité : communiquer directement tout en n'étant pas physiquement au même endroit, permettre à un nombre considérable de personnes de suivre une conférence, une formation, etc.
  • renforcer la relation entre l'entreprise/l'équipe et ses clients lorsqu'aucun magasin physique n'existe ou bien avec des contacts répartis sur la totalité d'un territoire plus ou moins vaste.
  • pallier à l'impossibilité d'organiser un événement physique : lorsque les participants sont trop largement disséminés géographiquement ou que des circonstances exceptionnelles proscrivent totalement une rencontre réelle, par exemple.
  • réduire son empreinte carbone : moins de logistique, de prospectus, documents imprimés, plaquettes, etc.

Avantages

  • Moins chronophage et moins onéreux à organiser qu'un événement physique
  • Cible/audience élargies
  • Interactivité renforcée
  • Flexibilité accrue
  • Optimisation du Retour sur Investissement

Limites

  • Possibilités techniques parfois aléatoires
  • Nécessité pour les participants d'avoir le matériel adéquat
  • Hésitation/mauvaise utilisation des participants novices en la matière, bugs divers...

Les différents types d'événements virtuels

Il existe une large palette de possibilités en la matière. Laquelle évolue à grande vitesse, offrant jour après jour de nouveaux outils, services tous plus performants les uns que les autres. 

Selon le type d'événement en ligne envisagé et les objectifs associés, il sera opportun d'utiliser plutôt telle ou telle formule. Parmi les événements les plus utilisés, on trouve notamment :

  • les conference calls : appels téléphoniques à plus de 2 personnes
  • les webinaires : conférences en ligne, podcasts
  • les salons virtuels : salons interactifs en ligne
  • les workshops : ateliers de travail sur une thématique spécifique
  • les Moocs : cours/formations en ligne
  • les Tchats : discussions sur des sujets particuliers
  • les réunions à distance : réunions avec certains ou tous les participants disséminés géographiquement

Comment organiser un événement virtuel ?

La présentation des événements est ici exposée brièvement.

Préparation de l'événement

Globalement, quel que soit le type d'événement virtuel, l'organisation s'articulera comme suit : 

  1. Définition des objectifs : attentes, retombées espérées, etc.
  2. Planning : date, horaire, durée
  3. Articulation/structuration : modalités, articulation de l'événement, thématique abordée, documents partagés, etc.
  4. Promotion : invitation ou site/page internet dédiée, description de l'événement, communication appropriée,
  5. Rappel : quelques jours avant l'événement en question, puis 1h avant, rappel des liens de connexion, identifiants et documents nécessaires le cas échéant...
  6. Mise en place et déroulement de l'événement,
  7. Remerciements et envoi éventuel d'un compte-rendu, de réponses aux questions posées, de documents annexes et d'un résumé - parfois une vidéo complète - de l'événement.
  8. Debriefing : ce qui a fonctionné, les difficultés rencontrées, ce qui a plu, ce qui peut être amélioré, etc.

Différents événements virtuels

Réunion téléphonique à plusieurs

Les "conference calls" ne sont pas nouvelles. De nombreuses personnes les utilisent régulièrement en entreprise.

  1. Déterminer la thématique abordée, les objectifs de la discussion et les différents points à aborder.
  2. Choisir le support adéquat.
  3. Définir d'une date et d'un horaire d'appel.
  4. Choisir un endroit calme et propice à une conférence téléphonique.
  5. Contacter les participants, les remercier pour leur présence, énoncer le sujet à aborder, la méthodologie choisie, le cas échéant, ainsi que les objectifs de l'appel, rappeler les règles de bonne conduite de la conférence téléphonique.
  6. Dérouler la discussion en prenant soin de ne pas parasiter la parole des autres (bruits environnants, etc. Il est conseillé d'utiliser le bouton "Mute" lorsqu'on ne prend pas la parole afin de ne pas perturber les autres avec le bruit d'un clavier, par exemple).
  7. Clôturer l'appel en remerciant tous les participants.
  8. Envoyer un compte rendu précis des discussions à tous les participants et éventuellement aux personnes tierces impactées.

Webinars

Les webinaires sont des leviers intéressants pour une entreprise. Ils permettent en effet de communiquer massivement, faire connaître une expertise, un nouveau produit/service, etc.

Tous les participants doivent être équipés de matériel et logiciels adéquats pour pouvoir suivre la conférence dans le format proposé (micro, haut-parleurs, casque, webcam peuvent être nécessaires) et bénéficier d'un débit suffisamment élevé.

  1. Définir les objectifs et choisir un thème et une présentation susceptibles d'accrocher l'audience ciblée.
  2. Planifier une date, un horaire, une durée.
  3. Envoyer une invitation à s'inscrire audit webinaire.
  4. Envoyer un rappel 1h avant la conférence en ligne à tous les inscrits et préciser les modalités de connexion.
  5. Dérouler le webinaire : accueil, présentation du contenu (l'animation doit être suffisamment dynamique et interactive pour ne perdre personne).
  6. Inciter les participants à... participer (réagir, donner leur avis, poser leurs questions...).
  7. Répondre aux questions dans un laps de temps défini. Inviter les participants ayant d'autres questions à les envoyer par mail.
  8. Clôturer et remercier.
  9. Envoyer un résumé du webinaire et/ou un lien pour visionner à nouveau la conférence.

Podcasts

Le podcast est un élément important dans la stratégie de communication digitale. Il permet à l'entreprise d'aborder un sujet lié à son activité, dans l'objectif de gagner en visibilité, et travailler son image auprès d'un large panel de prospects. 

Un podcast peut être présenté par une seule personne, experte dans son domaine et parlant seul du sujet ou bien intégrer différents experts réunis autour d'un animateur.

  1. Définir les objectifs du podcast et la thématique abordée
  2. Se documenter sur le sujet, rechercher éventuellement des experts susceptibles d'intervenir
  3. Dessiner le plan précis et/ou la scénarisation
  4. Enregistrer le podcast : réunir les différents intervenants si nécessaire, soigner apparence physique et langage non verbal
  5. Produire le podcast (montage, texte de présentation, mise en ligne...)
  6. Préparer la promotion et diffuser (mail, site internet, intranet, réseaux sociaux, etc.)

Réunion à distance

Voilà une pratique courante au sein de nombreuses entreprises. Lorsque l'on a certains - voire tous - collaborateurs en télétravail ou bien sur les routes ou régulièrement en déplacement, elles s'avèrent indispensables pour réunir tout le monde.

La réunion peut se faire soit uniquement en audio, soit en visio. Toutefois, la caméra peut être un frein pour certains : timidité, réticences à dévoiler son environnement personnel ou tout simplement connexion internet insuffisante.

Globalement, ces réunions virtuelles s'organisent comme suit : 

  1. Préparation : planification, définition de l'ordre du jour et du contenu, préparation des documents nécessaires divers, envoi des invitations et des modalités...
  2. Tenue de la réunion : en visio - avec la possibilité pour les participants qui le souhaitent de remplacer leur image par un avatar - ou bien uniquement en audio. L'animation se doit d'être travaillée en amont. L'enjeu étant de maintenir l'attention de chacun du début à la fin, permettre à chacun de s'exprimer et d'écouter les autres, répartir adéquatement les temps de parole...
  3. Débriefing et suivi : transmettre le compte-rendu de la réunion aux participants, lister les points positifs et à améliorer dans le processus de réunion à distance.

Workshop

Les ateliers en ligne ont le vent en poupe depuis plusieurs années. Ils permettent de rassembler un certain nombre de personnes autour d'un sujet spécifique. Avis, idées, propositions, solutions y sont échangés. Lorsque les collaborateurs d'une équipe se retrouvent dispersés géographiquement, il peut être opportun pour le manager d'organiser un atelier de travail en ligne. Pour être réussis, ces moments d'interaction à distance requièrent une organisation pointue.

  1. Définir l'objectif du workshop (enseigner une nouvelle compétence, expérimenter un nouveau mode d'animation de réunion, approfondir une thématique spécifique ou une compétence quelconque...), les raisons de sa tenue ainsi que la cible à laquelle il s'adressera.
  2. Déterminer le contenu de l'atelier, un plan de présentation et sélectionner les participants (niveau de compétence minimum, secteur d'activité, etc.).
  3. Définir le déroulement du workshop (accueil, introduction, sujets abordés, règles d'interaction, durée des différentes phases...).
  4. Préparer les éventuelles ressources (analyses, études, données diverses, cours, définitions, etc.).
  5. Choisir les outils qui seront partagés et utilisés par tous les participants.
  6. Réunir virtuellement les différents participants au workshop.
  7. Déterminer le rôle de chacun, les objectifs et les tâches, les délais et méthodologies.
  8. Animer dynamiquement l'atelier afin de maintenir un lien malgré la distance et conserver l'attention et l'assiduité de tous les membres du groupe.

Mooc

L'objectif est ici de mettre en ligne un/des cours ou formations que les participants/abonnés pourront suivre à leur rythme. La mise en place d'un tel événement requiert, en amont, un certain temps ainsi que des compétences diverses et variées.

  1. Constituer une équipe projet pluridisciplinaire aux compétences variées (experts en la matière enseignée, concepteurs multimédia, graphistes, informaticiens, marketing, etc.
  2. Définir sa cible
  3. Déterminer quel est l'objectif du Mooc : enseigner, informer
  4. Architecturer les grandes lignes du contenu
  5. Définir les technologies et outils qui seront utilisés
  6. Concevoir le contenu : fond et forme, ressources, vidéos, exercices, devoirs, tutoriels divers
  7. Concevoir les supports de communication : presse, intranet, réseaux sociaux, page web, mailing, marketing digital, etc.
  8. Tester le Mooc en effectif réduit et rectifier les éventuels bugs et dysfonctionnements divers, vérifier que toutes les ressources mises à disposition fonctionnent correctement, etc.
  9. Promouvoir le Mooc
  10. Lancer le Mooc

Ce dossier est référencé dans : Réunion à distance : de la planification au débriefing en ligne.

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