Réunion à distance : de la planification au débriefing en ligne.

Organiser et tenir une réunion à distance : le meeting à l’ère des nouvelles techs.

Le 31 août 2017, la ministre du travail Muriel Pénicaud l’affirmait en conférence de presse(1) : 17 % des salariés télétravaillent déjà de manière effective, 2 salariés sur trois y aspirent. Sans compter les indépendants et les libéraux qui ne disposent pas de bureau – choix guidé par un souci d’économie ou de confort – ni, a fortiori , de salle de réunion.

Les mœurs évoluent et avec elles la manière pour les actifs d’envisager leur activité professionnelle. Quand les cadres quittent Paris, à l’heure où le statut d’autoentrepreneur gagne des suffrages, au moment où de plus en plus de jeunes parents passent à 80 % et à une époque où la population voyage, l’immeuble de bureaux se vide et les ordonnances Macron(2) prennent des dispositions en faveur du télétravail. De leur côté, les acteurs techs se mobilisent pour proposer des outils en ligne collaboratifs de nature à permettre aux freelances et aux chefs d’entreprise d’organiser et de mener des réunions à distance avec leurs clients et leurs collaborateurs.

A noter : au-delà de rendre possible la conférence virtuelle entre des participants qui ne se trouvent pas en un même lieu ou qui ne disposent pas de salle dédiée, les outils de réunion en ligne ont l’avantage de faire gagner du temps.

Réunion virtuelle, mode d’emploi

Une réunion à distance prolifique est une réunion virtuelle bien préparée, bien menée et bien résumée. Le caractère virtuel de la réunion emporte des difficultés spécifiques qu’il est important d’anticiper.

1. Préparation en amont

   1 ^ère étape de la réunion à distance, sa planification  : fixer une date et une heure, inviter les participants et enregistrer leurs réponses.

   La difficulté spécifique : lorsque les clients ou les collaborateurs invités à participer à la conférence à distance ne se situent pas tous dans le même fuseau horaire, attention au décalage horaire avant de fixer l’heure de la réunion !

   L’avantage propre au meeting en ligne : la conférence « online » peut désormais être suivie quel que soit l’endroit où se trouve la personne. Dans ces conditions, les participants à une réunion à distance ont toutes les chances de se mettre plus facilement d’accord sur un jour et une heure.

   Une préparation rigoureuse du fond : comme toute réunion, la préparation est la clé. D'autant que les séances à distances sont plus difficiles à animer.

   A lire : comment préparer une réunion de travail ?

2. Tenue de la réunion

   Conf call ou visioconférence, opter pour une conversation exclusivement audio ou autoriser l’intrusion d’une webcam  ? C’est là la difficulté principale propre au pilotage de la réunion « online ».

   • CONTRE la possibilité de voir les participants : les télétravailleurs qui exercent à leur domicile n’ont pas nécessairement envie de dévoiler leur sphère personnelle, certains peuvent même s’avérer intimidés. La caméra peut être un frein à leur participation.
   • POUR la possibilité de voir les participants : lorsque les invités au chat ou à la conférence téléphonique ne se voient pas, ils ont tendance à s’interrompre et se couper la parole plus souvent. Lorsque les participants ne se connaissent pas, l’absence de vidéo empêche en outre de savoir quel interlocuteur est en train de parler. L’absence de webcam peut ainsi être source de désorganisation de la réunion à distance.

   L’astuce : proposer une conférence virtuelle visuelle, avec possibilité pour le participant qui ne le souhaite pas de remplacer son image par un avatar.

   Autre difficulté à tenir une conférence en ligne : animer la participation et capter suffisamment l’attention pour éviter aux clients et collaborateurs d’être déconcentrés par l’environnement dans lequel ils se trouvent – chez eux, sur un lieu de vacances, dans la rue…

   Les qualités d’animateur et d’organisateur du meneur de la réunion à distance doivent dans ce contexte être mobilisées dans une large mesure. Il s’agit par exemple d’offrir à chacun un temps d’accueil personnalisé et de présentation, d’accorder des temps de parole égaux, de transmettre en temps réel des supports visuels favorisant la compréhension et l’attention, de poser un maximum de questions pour inciter à la prise de parole – et la concentration – de chacun…

3. Débriefing et suivi

   L’après-réunion donne son sens au meeting : il s’agit de conserver et de communiquer par écrit le résumé de la conférence, afin de pouvoir agir sur cette base en vue de rendre utile la réunion à distance.

   L’astuce : l’utilisation d’une plateforme collaborative ou de toute autre application avec fonction de partage peut être utile à cet effet. Partage de points de vue et de documents, c’est l’occasion pour toutes les personnes présentes lors de la conférence en ligne de se sentir concerné en se manifestant.

Comment choisir son outil collaboratif de réunion à distance ?

Les outils innovants favorisant une réunion à distance organisée et efficace sont nombreux, voici les critères principaux pour guider votre choix :

• Un outil adapté aux spécificités de vos meetings en ligne. Nombre de participants, options messagerie texte, audio et/ou vidéo, possibilité de partager et commenter des documents en simultané, système de sondage en ligne et fonction de vote à distance, fonctionnalité whiteboard virtuel, espace collaboratif, tableau de bord et statistiques… chaque outil de réunion à distance propose des fonctionnalités et des options distinctes. Il est important de s’y référer pour choisir une solution adaptée.
• Une interface attractive et un mode de fonctionnement intuitif. Pour faciliter la réunion à distance, d’autant plus avec des invités pas nécessairement habitués aux technologies numériques, il est intéressant de vérifier la simplicité d’utilisation du logiciel SaaS.
• Une version d’essai gratuite et un prix compétitif. Pour vérifier que la plateforme est adaptée à l’usage que vous envisagez, il peut être judicieux de la tester gratuitement en amont. Comparez ensuite les tarifs des concurrents pour choisir le meilleur rapport qualité-prix, et prenez connaissance des conditions de résiliation !
• Le cryptage et la sécurisation des données, êtes-vous concerné ? La grande majorité des outils de réunion à distance proposent des systèmes de sécurité de nature à assurer la confidentialité des données et l’absence de « fuites » d’informations. Pour un cryptage renforcé, veillez à vous attacher à ce critère pour bien choisir votre outil de communication virtuelle.

Les leaders de l’outil de réunion à distance

La notoriété d’une solution de conférence en ligne est également un critère judicieux lors du choix de la solution la mieux adaptée. Pour cela, voici quelques éditeurs déjà largement testés et approuvés :

• WebEx par Cisco (3) : fonction vidéo avec partage d’écran et annotations simultanées, le système de vidéoconférence est à partir de 15 € par mois pour 8 personnes maximum par réunion à distance. Les + : partage du rôle d’animateur, enregistrement des conférences et whiteboard.
• GoToMeeting (4) : sur ordinateur, tablette ou téléphone, le logiciel de visioconférence se dote d’un tableau de bord à l’interface intuitive et fonctionnelle, pour une organisation sans faille. Le + : 14 jours d’essai gratuit pour tester par vous-même.
• Google Hangouts (5) : moins « pro » que les 2 solutions précédentes, l’outil de réunion à distance de Google se distingue par son ultra simplicité d’utilisation et son aspect ludique.
• Skype Entreprises (6) : des réunions en ligne gratuites jusqu’à 10 participants, avec partage d’écran et messagerie instantanée, cet outil perso devient votre solution pro le temps d’un meeting à distance !
• Tamashare (7) : cette « salle de réunion virtuelle » met l’accent sur ses technologies de cryptage et de sauvegarde des données, l’assurance de travailler et de collaborer en toute sécurité.

A lire nos conseils pour réussir une réunion de travail.

 

(1)   http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf

https://www.goto.com/fr/meeting

(2)   https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo

(3)   https://www.webex.fr/

(4)   https://www.gotomeeting.com/fr-fr

(5)   https://hangouts.google.com/

(6)   https://www.skype.com/fr/business/

(7)   https://www.sofa-collaboration.com/