N'oubliez pas le SIPOC pour travailler sur vos processus

Publié le 14/04/2017 - Mis à jour le 31/05/2017

Avant de se lancer dans un  projet d'amélioration de processus, il est impératif de bien saisir ses caractéristiques et son fonctionnement. Le SIPOC est un outil très intéressant donnant une vision d'ensemble. (Re)découvrez comment l'utiliser.

Utiliser le S.I.P.O.C Qu'est-ce que le SIPOC ?

Cet accronyme signifie  Supplier Input Process Output Customer  (FIPEC en français pour Fournisseurs - Intrants - Processus - Extrants - Clients).

Il s'agit d'une méthode présente dans la boite à outils du 6 sigma (dans la phase "Define" de la démarche d'amélioration DMAIC : définition du problème). Nous vous rassurons, nul besoin d'être "black belt" pour savoir l'utiliser. D'autant qu'il s'avère pertinent pour un grand nombre de projets dans l'étape d'analyse et de diagnostic.

 

Fonctions de cet outil

Utilisé par une équipe projet, cet outil simple d'utilisation facilite la compréhension globale du fonctionnement d'un processus pour différentes finalités :

En apportant des réponses à des questions telles que :

  • Quels sont les éléments en entrée ?
  • Quelles sont les parties prenantes ? Fournisseurs et clients ?
  • Quelles sont leurs exigences ?
  • Quelles sont les différentes étapes du processus ?

Un outil très opérationnel

Le SIPOC se matérialise par un document visuel tel que :

SIPOC vue d'ensemble  

S       SUPPLIERS : identification des fournisseurs internes et externes, délivrant des éléments en entrée

I          INPUTS : liste des entrées (informations, matières...) alimentant le processus et transformées par les activités à venir

P       PROCESSUS : description des activités, étapes, tâches et opérations principales (sans entrer dans le détail) qui transforment les entrées en sorties

O       OUTPUTS : liste des sorties (résultats, productions, documentation...) à destination des clients (ou bien pour d'autres processus en aval)

C       CUSTOMERS : repérage des clients internes et externes, intermédiaires et finaux

Les étapes de mise en oeuvre du diagramme

En suivant une démarche logique, l'utilisation du SIPOC est efficace tout en restant simple.

Mise en oeuvre, les étapes du SIPOC

  1. Préalable - constituez une équipe qui va travailler sur le projet.

    L'outil s'utilise sous forme d'atelier de travail, à l'aide d'un tableau blanc et des Post-It, ou bien d'un diagramme prêt à l'emploi réalisé sous Excel, PowerPoint, etc. 

    Le brainstorming est la méthode de prédilection pour identifier les éléments permettant de caractériser une organisation.

    Décrivez le processus

    C'est la première étape. Il est plus simple de commencer par cet angle : décrire les 4 à 6 opérations principales réalisées au sein du processus étudié. En procédant de la sorte, vous entrez dans le vif du sujet.  Il est conseillé de fixer les opérations de début et de fin, puis de compléter par les activités s'enchaînant entre les 2 extrémités.

    Un point important est bien de se cantonner aux principales activités sans se perdre dans trop de détails. L'objectif du SIPOC est de construire une vue synthétique d'ensemble.

    Exemple de questions : que réalise le processus ? Quelles sont les principales activités ?

    Notez les sorties

    Une fois que vous savez ce que fait le processus, décrit sa mécanique, vous pouvez lister les sorties. 

    Questions : que produit le processus ? Quelles informations, services, documents... trouve-t-on en sortie ?

    Dénombrez les clients

    Notez les clients externes et internes qui bénéficient des "outputs" de l'étape précédente

    Questions : à qui sont destinés les éléments en sortie ? Qui va les utiliser ? Qui les attend ? 

    Identifiez les entrées

    Faites l'inventaire des entrées qui alimentent le processus.

    Questions : qu'est-ce qui alimente le processus ? De quoi a-t-il besoin pour fonctionner ? 

    Repérez les fournisseurs

    Répertoriez les fournisseurs qui délivrent les éléments en entrée.

    Question : qui fournit les données, matières, services, documents repérés dans la phase précédente ? 

Autre intérêt de ce diagramme : chaque étape permet de verrouiller la précédente et de compléter les manques le cas échéant. Par exemple : en listant les clients, l'équipe peut se rendre compte qu'une sortie a été oubliée.

Ce dossier est référencé dans : Gestion des processus - Organisation de l'entreprise

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