SIPOC : définition et étapes pour améliorer les processus métiers

Qu'est-ce que le SIPOC ?

Le SIPOC est un outil d'amélioration de processus métiers qui permet d'identifier les parties prenantes, les exigences, les entrées, les différentes étapes et les sorties du processus. Il offre une vue d'ensemble synthétique pour aider à comprendre comment les actions d'une organisation affectent ses clients externes et internes.

Pourquoi le terme "SIPOC" ?

Cet acronyme signifie  Supplier Input Process Output Customer  (FIPEC en français pour Fournisseurs - Intrants - Processus - Extrants - Clients ou encore  FITEC, le "P" de processus devenant le "T" de Transformation).

Il s'agit d'une méthode présente dans la boite à outils du 6 sigma (dans la phase "Define" de la démarche d'amélioration DMAIC  : définition du problème ). Nous vous rassurons, nul besoin d'être "black belt" pour savoir l'utiliser. D'autant qu'il s'avère pertinent pour un grand nombre de projets dans l'étape d'analyse et de diagnostic. Notamment dans des projets BPM.

Fonctions de cet outil

Utilisé par une équipe projet, cet outil simple d'utilisation facilite la compréhension globale du fonctionnement d'un processus pour différentes finalités :

•   préparer une cartographie de processus
•   documenter un processus
•   analyser un dysfonctionnement
•   cerner le périmètre d'un projet et des acteurs impactés
•   décrire une situation présente versus une situation future
•    ...

En apportant des réponses à des questions telles que :

• Quels sont les éléments en entrée ?
• Quelles sont les parties prenantes ? Fournisseurs et clients ?
• Quelles sont leurs exigences ?
• Quelles sont les différentes étapes du processus ?

Un outil très opérationnel

Le SIPOC se matérialise par un document visuel tel que :

 

Les étapes de mise en oeuvre du diagramme

En suivant une démarche logique, l'utilisation du SIPOC est efficace tout en restant simple.

1. Préalable - constituez une équipe qui va travailler sur le projet.

   L'outil s'utilise sous forme  d'atelier de travail , à l'aide d'un tableau blanc et des Post-It, ou bien d'un diagramme prêt à l'emploi réalisé sous Excel, PowerPoint, etc. 

   Le brainstorming est la méthode de prédilection  pour identifier les éléments permettant de caractériser une organisation.

2. Décrivez le processus

   C'est la première étape. Il est plus simple de commencer par cet angle : décrire les 4 à 6 opérations principales réalisées au sein du processus étudié . En procédant de la sorte, vous entrez dans le vif du sujet.  Il est conseillé de fixer les opérations de début et de fin, puis de compléter par les activités s'enchaînant entre les 2 extrémités.

   Un point important est bien de se cantonner aux principales activités sans se perdre dans trop de détails. L'objectif du SIPOC est de construire une vue synthétique d'ensemble.

   Exemple de questions :  que réalise le processus ? Quelles sont les principales activités ?

3. Notez les sorties

   Une fois que vous savez ce que fait le processus, décrit sa mécanique, vous pouvez lister les sorties. 

   Questions :  que produit le processus ? Quelles informations, services, documents... trouve-t-on en sortie ?

4. Dénombrez les clients

   Notez les clients externes et internes qui bénéficient des "outputs" de l'étape précédente

   Questions :   à qui sont destinés les éléments en sortie ? Qui va les utiliser ? Qui les attend ? 

5. Identifiez les entrées

   Faites l'inventaire des entrées qui alimentent le processus.

   Questions :  qu'est-ce qui alimente le processus ? De quoi a-t-il besoin pour fonctionner ? 

6. Repérez les fournisseurs

   Répertoriez les fournisseurs qui délivrent les éléments en entrée.

   Question :   qui fournit les données, matières, services, documents repérés dans la phase précédente ? 

Autre intérêt de ce diagramme : chaque étape permet de verrouiller la précédente et de compléter les manques le cas échéant. Par exemple : en listant les clients, l'équipe peut se rendre compte qu'une sortie a été oubliée.