Comment rendre votre entreprise agile ?

Qu'est-ce qu'une entreprise agile ?

C'est une organisation qui sait s'adapter aux changements de son environnement et qui est capable de réagir rapidement. Dans une entreprise agile, les processus de travail ne sont pas fixes, mais flexibles. Ils peuvent être modifiés rapidement. L'organisation a la capacité d'apprendre de ses erreurs afin qu'elles ne se reproduisent pas.

En bref : l'agilité signifie être capable de changer rapidement ! Le changement est inscrit dans leur ADN. Elles ne tergiversent pas pendant des mois lorsqu'elles doivent adopter une nouvelle option sur leurs marchés pour prendre de court la concurrence.

Elles mettent en oeuvre des pratiques agiles éprouvée dans le métier du développement logiciel. Elles ont de plus réalisé leur transformation digitale notamment pour capitaliser sur le collaboratif et tous les leviers offerts par les technologies associées.

10 actions pour construire votre organisation agile

Leur structure, organisation et process de fonctionnement leur confèrent une grande souplesse et réactivité. Transformer votre entreprise en organisation agile exige une approche méthodique et structurée. Voici les 10 actions prioritaires à mettre en œuvre pour développer votre agilité organisationnelle.

Action 1 : aplatir votre structure hiérarchique

Il est contre-productif pour une organisation de s'encombrer de niveaux hiérarchiques inutiles, ralentissant la circulation de l'information, voire déformant les décisions, et coupant la direction générale de la réalité du terrain. Il est important de posséder une structure agile pour une maximiser la performance organisationnelle.

Concrètement, visez un maximum de 3 à 4 niveaux hiérarchiques entre la direction et le terrain. Chaque niveau supplémentaire allonge la prise de décision. Commencez par cartographier vos circuits de décision actuels et identifiez les goulots d'étranglement.

Action 2 : s'organiser en petites unités autonomes

Une organisation autour de petites unités pour développer l'agilité opérationnelle. Une organisation claire et simple, facile à comprendre et pour une gestion d'entreprise efficace. Mais avec des passerelles pour éviter la formation de silos organisationnels.

Structurez vos équipes autour de missions client ou par processus que par fonctions. Nommez un manager d'équipe responsable des résultats, pas seulement de la coordination. Important, justement pour éviter les silos, instaurez des rencontres de synchronisation entre équipes.

Action 3 : simplifier radicalement vos procédures

Comment être capable de changer rapidement de fonctionnement si un maximum de tâches dépend de lourdes procédures écrites qui sclérosent le fonctionnement de l'entreprise. Pour faire preuve d'agilité et pouvoir s'adapter à des situations inattendues, la souplesse va jusqu'aux méthodes de travail.

Lancez un audit de vos processus existants avec cette question clé : "Cette procédure apporte-t-elle plus de valeur qu'elle ne coûte en temps et en complexité ?" Vous découvrirez probablement qu'une grande part de vos procédures sont obsolètes ou contre-productives.

Action 4 : transformer le rôle des managers

Les managers sont responsables de la coordination générale des activités de l'entreprise et non de leur mise en œuvre. Ils appliquent les principes du coaching à leur équipe. Grâce à leur leadership, ils développent un état d'esprit ouvert à la nouveauté et au changement. C'est une révolution managériale dans bien des entreprises qui doivent sortir du poids hiérarchique historique du "chef".

Cette transformation implique un changement radical de posture : du contrôle vers l'accompagnement, de l'expertise technique vers le développement des personnes. Le manager agile pose plus de questions qu'il ne donne de réponses. Il facilite plutôt qu'il ne décide. Il développe l'autonomie au lieu de créer la dépendance.

Investissez massivement dans la formation de vos managers aux techniques de coaching, de facilitation et d'intelligence collective. Alignés vos systèmes d'objectifs. Intégrez dans leur grille une évaluation sur le développement de leurs équipes, pas uniquement sur les résultats opérationnels de court terme.

Action 5 : développer l'autonomie et la responsabilité

Une large place doit être laissée à l'autonomie et à la responsabilité des salariés. Ce ne sont pas des mots vides de sens, mais une réalité appliquée au quotidien. Les processus doivent courts et performants. Privilégiez l'auto-organisation pour une prise de décision décentralisée au plus près du terrain.

L'autonomie ne signifie pas pour autant ... l'anarchie. Elle s'exerce dans un cadre clair défini par la vision, les objectifs et les valeurs de l'entreprise. Une fois posé et intégré, l'intérieur de ce cadre, les équipes disposent d'une liberté totale sur le "comment" pour atteindre leurs objectifs.

Dans le cadre, instaurez des règles de délégation explicites : qui peut décider de quoi, dans quelles limites, avec quelles validations requises. Pour déployer cette nouvelle façon de travailler, commencez petit avec des décisions à faible risque. Puis élargissez progressivement le périmètre d'autonomie au fur et à mesure que la maturité augmente.

Action 6 : investir dans les compétences et l'intelligence collective

Des investissements soutenus dans le développement de compétences de leurs collaborateurs. Chacun dans son domaine de responsabilité peut ainsi exercer son métier au mieux et ajuster ses tâches en fonction de la situation.

La pratique de l'intelligence collective. Il s'agit d'un processus de résolution collective des problèmes fondé sur les connaissances et les compétences des membres de l'équipe agile.

Allouez un budget formation conséquent, bien plus qu'une entreprise traditionnelle "classique". Mais surtout, diversifiez les formats : mentorat, communautés de pratique, rotations de postes, etc.

Autre type d'action : créez des espaces dédiés à l'intelligence collective. Par exemple des ateliers de co-création, des sessions de design thinking, etc.. Formez des facilitateurs internes capables d'animer ces moments collaboratifs en leur apportant une valeur maximale.

Action 7 : ancrer l'amélioration continue et l'expérimentation

L'amélioration continue doit être omniprésente. L'objectif est de travailler quotidiennement à l'amélioration des processus et des produits. Cela nécessite un apprentissage et un développement permanents. Instaurez des rituels d'amélioration continue à tous les niveaux : rétrospectives d'équipe hebdomadaires, kaizen mensuels par service, revues stratégiques trimestrielles. Le principe : identifier systématiquement ce qui fonctionne, ce qui dysfonctionne, et les actions d'amélioration concrètes.

Action 8 : adopter un fonctionnement en mode projet agile

Un fonctionnement en mode projet pour gagner en agilité, car l'organisation agile doit sans cesse se réinventer.

L'entreprise est capable de changer de stratégie pour coller aux opportunités offertes par son environnement et/ou pour faire face à des menaces.

Organisez votre entreprise autour de flux de valeur transverses plutôt que de départements fonctionnels cloisonnés. Chaque initiative stratégique devient un projet doté d'une équipe dédiée, d'objectifs mesurables et d'un sponsor au niveau direction.

Cette agilité stratégique se traduit par des cycles de planification plus courts (trimestriels plutôt qu'annuels), des revues stratégiques fréquentes et la capacité de pivoter rapidement quand les hypothèses de départ sont invalidées. Certaines entreprises agiles révisent leurs priorités stratégiques tous les 3 mois.

Action 9 : analyser l'environnement et placer le client au centre de l'entreprise

Une capacité d'analyser finement son environnement, de percevoir des signaux faibles annonciateurs de menaces à venir ou de nouvelles opportunités à saisir, et de concevoir des réponses adaptées.

Développez une orientation client forte en plaçant la satisfaction client est au cœur des instruments de pilotage.

Mettez en place une veille stratégique structurée couvrant vos marchés, vos concurrents, les évolutions réglementaires et technologiques. Désignez des "scouts" dans différents services chargés de capter et partager les signaux faibles pertinents.

Côté client, instaurez des boucles pour recueillir rapidement leur feedback : NPS mensuel, interviews utilisateurs récurrents, tests utilisateurs systématiques avant tout lancement. Chaque équipe doit avoir un contact direct et régulier avec ses clients finaux, pas uniquement via les commerciaux ou le service client.

Action 10 : cultiver le partage d'information généralisé

Le partage au centre de l'organisation. Chacun et quelque soit son niveau dans la hiérarchie, partage les informations qu'il collecte. Les nouveaux outils facilitent cette transmission. Le travail d'équipe n'en est que meilleur.

Cette pratique est un accélérateur puissant d'agilité. Quand tous les collaborateurs ont accès aux mêmes informations stratégiques, commerciales et opérationnelles, ils peuvent prendre de meilleures décisions au quotidien sans attendre la validation hiérarchique.

Déployez des outils collaboratifs modernes (Slack, Teams, Notion, Confluence) mais surtout, établissez des rituels de partage : stand-up meetings hebdomdaires, démonstrations... où la direction partage en toute transparence les résultats, les défis et les orientations.

Comment prioriser ces actions dans votre contexte ?

Comme l'adaptabilité, le pragmatisme est aussi une caractéristique forte de la culture d'entreprise.

Toutes les organisations ne partent pas du même point. Réalisez d'abord un diagnostic de maturité agile pour identifier vos forces et vos faiblesses. Les entreprises fortement hiérarchisées gagneront à commencer par les actions 1, 4 et 5 (structure, management, autonomie). Les organisations déjà décentralisées mais peu structurées bénéficieront davantage des actions 2, 3 et 8 (petites unités, processus, mode projet).

Une approche éprouvée consiste à sélectionner 3 actions prioritaires pour les 6 prochains mois, avec des pilotes sur des périmètres restreints. Mesurez les résultats, ajustez la méthode, puis déployez progressivement. Cette démarche incrémentale réduit les risques et facilite l'adhésion.

Les outils et méthodes à déployer dans votre entreprise agile

Focus sur la gestion de projet en mode agile

Caractérisé par un rythme rapide, un mode de fonctionnement itératif, des cycles courts, des versions et livraisons fréquentes, une adaptation constante aux changements de l'environnement de travail, un suivi de l'avancement des tâches et activités... le projet agile implique une gestion permanente du changement. Les outils utilisés par le chef de projet facilitent ce processus :

• Sprints,
• Itérations
• Kanban,
• User stories,
• Product owner
• Backlogs,
• etc.

Les parties prenantes sont prises en compte au plus tôt dans le projet et font l'objet d'un véritable management. Le sponsor est fortement impliqué dans la définition et le suivi de l'avancement du projet.

Les approches innovantes au service de l'agilité

Elle met en oeuvre des approches et méthodologies innovantes comme :

• le "lean startup", dans lequel un produit minimum viable (MVP) est rapidement développé et testé auprès des clients pour valider l'idée commerciale. L'accent est mis sur l'obtention d'un retour d'information de la part des utilisateurs dès que possible, puis sur une itération rapide sur cette base.
• le "Design thinking", qui consiste à concevoir de manière collaborative des solutions à des problèmes complexes en combinant les principes de conception centrée sur l'humain avec le pouvoir des équipes d'innovation.

Ces méthodes agiles prennent le pas sur les démarches classiques de gestion de projet en cycle en V et des autres modèles en cascade.

Elle utilise également des méthodes de gestion plus classiques, mais qui ont fait leurs preuves comme :

• la méthode Kanban : un moyen simple et efficace de gérer les flux, d'optimiser les processus (à lire : qu'est-ce que la méthode Kanban ?)
• le management visuel : un ensemble d'outils et de pratiques qui aident les équipes à visualiser leur travail, à améliorer la communication et à prendre de meilleures décisions.

Agilité et flexibilité : un impératif stratégique

On en parlait déjà au siècle dernier... pour s'adapter aux changements de son environnement, l'entreprise doit se doter d'un mode de fonctionnement suffisamment flexible pour être capable de saisir les opportunités lorsqu'elles se présentent et revoir son organisation lorsque les difficultés apparaissent.

C'est encore plus vrai aujourd'hui avec une crise qui n'en finit plus, une concurrence exacerbée et des consommateurs qui prennent le pouvoir avec l'avènement des réseaux sociaux.

Pour résister à tous ces facteurs, il faut être capable de réduire la voilure lorsque le vent tourne et de la redéployer lorsque le vent devient favorable. Une véritable transformation agile.

Ce qui était une option est aujourd'hui une obligation. On ne compte plus les entreprises qui se sont éteintes par trop de rigidité. Elles ne s'étaient pas dotées d'une organisation suffisamment flexible pour faire face aux aléas de leur environnement : nouveaux concurrents, mutation de la demande, nouveaux modes de consommation de leurs clients...

 

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.