Méthode Kanban : définition et utilisation

Les principes du Kanban : la vision gestion de production

A l’origine, c’est une méthode de gestion de production dite de « juste-à-temps ». Le Kanban signifie « Carte, Etiquette ». 

Elle a été mise en place par les Japonais, car ils manquaient de place.

•  Kan : Signe
•  Ban : tableau

La méthode Kanban est considérée comme une méthode de gestion d’appel par l’aval.

Contrairement à un ordonnancement de type MRP (flux poussé), qui consiste à créer des produits avant que la demande ne soit exprimée (en se basant sur des prévisions), le Kanban consiste en une gestion en flux tendu (ou flux tiré).

C’est-à-dire, dans une ligne de production, un poste en amont ne doit produire que ce qui lui est demandé par son poste aval. Le poste le plus en aval ne devant produire que pour répondre à la demande du client.

Cette méthode fait partie des  méthodes dites AGILES  .

Les principes du Kanban : la vision gestion de projet

En gestion de projet , la méthode Kanban permet de visualiser des tâches disposées dans différentes « colonnes » selon leur état d’avancement.

Chaque colonne est régie par un pilote. Chaque tâche est attribuée à une ou plusieurs personnes.

C’est une méthode rentrant dans le cadre du Management visuel . C’est pourquoi elle permet de :

• Avoir une vue d’ensemble sur un projet
• Visualiser les tâches à réaliser
• Répartir les tâches entre les collaborateurs
• Suivre toutes les tâches sur son cycle de vie
• Connaitre l’état d’avancement du projet

Les avantages du Kanban

Le Kanban présente de nombreux avantages dans la gestion d’un projet. Il permet d’avoir une vision d’ensemble rapide de l’avancement du projet. Il limite grandement les échanges de mails et la perte d’informations.

Ainsi, la méthode Kanban apporte les avantages suivants :

• La gestion du flux des informations : rapidité des informations données et reçues
• La transparence entre tous les collaborateurs : chacun connait l’état d’avancement des différentes tâches à accomplir
• Une participation collaborative : tout le monde participe à la gestion du projet
• C’est une méthode simple et efficace, nul besoin d’une longue formation pour comprendre cette méthode
• Une traçabilité sur l’avancement du projet : un atout lors de retour d’expérience
• Un très bon complément au diagramme de GANTT

Ses limites 

Bien que la méthode Kanban possède de nombreux avantages, elle est limitée par son système d’exploitation.

Cette méthode demande une exemplarité de chaque collaborateur pour renseigner les informations nécessaires à l’évolution du projet.

C’est-à-dire que chacun doit utiliser le même cahier des charges :

• Connaitre un minimum la méthode Kanban
• Utiliser l’outil le plus approprié au projet et à l’entreprise
• Former chaque utilisateur à l’outil si besoin
• Utiliser l’outil de manière similaire
• Faire vivre l’outil le plus souvent possible

Dans le cadre de projets de grande ampleur et d’un nombre important de collaborateurs, cela peut rapidement se complexifier.

Quelles sont les étapes de la méthode Kanban ?

Etape 1 : Sélectionner l’outil Kanban

Le Kanban peut être utilisé avec des feuilles, stylos, étiquettes, etc. ou bien à l’aide d’un outil spécifique.

Par exemple, le système TRELLO ou ASANA utilise cette méthode.

Etape 2 : Déterminer l’équipe projet et le champ du projet

Créer un groupe de travail avec un chef de projet. Le nombre de collaborateurs doit rester raisonnable (voir les limites du Kanban)

Puis, découper le projet en sous-projets (si nécessaire). Pour chaque projet ou sous-projet :

• Donner un titre
• Attribuer un pilote
• Définir une date limite (si possible)
• Définir une priorité
• Détailler les tâches
• Attribuer un ou plusieurs collaborateurs pour chaque tâche
• Le lier à d’autres sous-projets (si nécessaire)
• Apporter le plus d’information possible tout en restant le plus concis

Etape 3 : Renseigner toutes ces informations dans différentes colonnes

Dans le Kanban trois colonnes sont fréquemment représentées :

• A faire : la tâche prête à être réalisée
• En cours : la tâche est en cours de réalisation
• Fait : la tâche est terminée

Deux autres colonnes peuvent également être ajoutées :

• Les idées ou appelées le backlog : ce sont des idées qui émergent au cours du projet et qui à ce stade n’ont pas encore prévu d’être intégrées au projet
• En attente : c’est une phase pouvant être utilisée pour différents objectifs
• Phase « tampon » : en attente d’éléments manquants permettant d’avancer sur cette tâche
• Phase de test : la tâche est en cours de test pour passer à l’étape suivante
• En attente de finalisation d’une autre tâche. C’est-à-dire que cette tâche ne peut aboutir que si une autre tâche est elle-même en cours de finalisation (par exemple)

Etape 4 : Réaliser des revues régulières du projet

En amont du projet, des points importants doivent être mis en place puis réaliser tout au long du projet, soit :

• Déterminer la récurrence des revues : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.
• Définir une durée de la revue : de 15 min à 1h par exemple
• Poser régulièrement ces questions :
• Qu’est- ce qui a été fait hier ?
• Quelles sont les étapes en cours ?
• Est-ce qu’il y a des points bloquants ?

Cette étape est à conduire jusqu’à la fin du projet.

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Auteur - Clarisse GUIGON

La satisfaction client a toujours été l’objectif de Clarisse que ce soit pour le client interne ou externe.

Depuis son entrée dans le monde du travail, il y a 10 ans, ses expériences l’ont amenée à gérer de multi-projets dans les industries ou les services.

Diplômé de Master en Management de la Qualité, Sécurité et Environnement, rédiger des articles permet à Clarisse de partager ses connaissances et vous éclairer sur votre travail au quotidien.