Lean management : tout ce qu'il faut savoir sur la méthode Toyota

Toyota et la genèse du lean manufacturing

Le concept de lean manufacturing est né dans les années 40 au sein de l'entreprise automobile Toyota, au Japon. L'objectif est alors de minimiser les tâches qui n'apportent pas de valeur au produit final. L'organisation du travail est repensée pour réduire les gaspillages de ressources, notamment les stocks inutiles et le temps de travail. La surproduction et les opérations de transport ou de maintenance inutiles sont supprimées. La performance industrielle est en ligne de mire.

L'objectif est d' ajuster la production à la demande . Pour une satisfaction client optimum, il faut néanmoins respecter les exigences de délai et de qualité attendues par les clients. Cela implique donc d'optimiser les processus pour produire plus vite. C'est la définition d'une production "juste à temps".

Le lean conduit à l'optimisation des processus de production et plus globalement de la chaîne de valeur ( savoir ce qu'est la chaîne de valeur ).

Quels sont les principes du lean management ?

Dans la philosophie développée par Toyota se distinguent plusieurs principes de gestion et d'organisation du travail au service de la performance de l'entreprise. Le principe de l'amélioration continue (lire : qu'est-ce que le  kaizen ?) vise à éliminer toutes les actions superficielles. Tous les objectifs sont alignés par rapport à la valeur attendue par le client.

La méthode repose aussi sur la maîtrise de la qualité de la production ( judoka ). Elle vise à rechercher le meilleur équilibre entre les coûts de production, les délais et la qualité des produits. Enfin, le principe de la variabilité de la demande implique de produire juste à temps et en fonction des besoins.

Les 5 principes de la méthode lean

Concrètement, la méthode de lean management , aussi appelée méthode de régulation des flux de travail, repose sur cinq piliers clés.

1. La valeur du travail : la part du produit que le client est prêt à payer

La production de valeur ajoutée ne concerne que la part du produit que le client est prêt à payer. Tout ce qui est annexe est un gaspillage du temps de production.

2. La cartographie des processus ou flux de travail

La cartographie de l'organisation du travail vise à identifier tous les flux de travail nécessaires pour aboutir à cette création de valeur. Cette démarche permet de définir tous les salariés impliqués dans un processus et les actions liées. C'est l'analyse de toutes les tâches à mener pour produire de la valeur.

3. La création d'un flux de travail continu pour les équipes

Les équipes doivent être alimentées de travail en continu. Cela renforce leur concentration et leur productivité. Une fois identifiées, les différentes tâches sont morcelées et réparties aux salariés selon les besoins. Pour que le flux de travail soit stable, il faut lutter contre les interruptions ou arrêts de production liés à une mauvaise organisation. Souvent, un flux de travail implique plusieurs équipes. Les points de blocage et d'étranglement sont alors difficilement identifiables. Pour résoudre les problèmes, il faut segmenter les processus en plus petits lots.

4. La régulation du flux de travail pour une production à la demande

L'objectif est de trouver le bon équilibre entre une production à la demande et un flux de travail continu. Le management doit donc anticiper et réguler la répartition des tâches entre les membres de l'équipe. Cela passe aussi par la mise en place d'un système de traction. Concrètement, aucun travail n'est engagé tant qu'il n'y a pas de demande concrète du client. L'objectif est de répartir et concentrer les ressources sur les besoins réels .

5. La mise en place d'un système d'amélioration continue

Dans ce système, l'organisation n'est pas statique. Pour ajuster en permanence l'organisation à la demande, les collaborateurs doivent être impliqués et responsabilisés. Ils sont parties prenantes dans l' identification des problèmes sur le terrain et leur résolution. Chaque acteur est ainsi responsable de la fluidité de son flux de travail et de l'amélioration continue des processus. 

Les avantages des méthodes de lean management

Un projet de transformation de l'organisation du travail inspiré de la méthodologie lean offre plusieurs avantages. Parmi les principaux :

• Un recentrage sur les activités créatrices de valeur qui génère plus de sens au travail .
• Un flux de travail stable qui permet aux salariés d'être plus concentrés et plus impliqués.
• Une amélioration de la productivité des équipes qui renforce la performance économique de l'entreprise.
• Une meilleure gestion des ressources et des stocks qui évite les gaspillages inutiles.

Comment mettre en place une démarche de lean management en entreprise ?

Le développement d'une démarche de lean management est structurel et doit être adapté au secteur d'activité . Bien que le concept ait été développé en milieu industriel, la méthode peut être mise en œuvre dans plusieurs domaines.

Les cas d'application d'une méthode lean management hors production

Il existe plusieurs variantes du lean management , en dehors des applications classiques en industrie (lean production).

Parmi les principales, en voici quelques exemples.

• Le lean engineering : conception de l'offre produit et des moyens de productions dans le respect des principes lean.
• Le lean construction vise à coordonner les différents corps de métiers afin d' éviter les retards de livraison d'un chantier .
• Le lean purchasing s'applique aux services achats. L'objectif est d'identifier les sources de dépenses superflues.
• Le lean thinking est très utilisé par les start-up. La démarche permet de concevoir un produit au plus proche des besoins du client, sans fonctionnalités superflues.
• Le lean marketing consiste à tester chaque canal d'acquisition pour ne garder que ceux qui convertissent.
• Le lean office : pour un environnement administratif hautement efficace et productif. L'objectif est d'éliminer le gaspillage à l'intérieur et à l'extérieur du bureau, ce qui se traduira par des services de meilleure qualité pour les clients et par une réduction des coûts de fonctionnement de l'entreprise.

Les différents outils du lean management

Plusieurs outils de lean management cohabitent. Zoom sur les principaux.

La méthode 5 S : éviter le gaspillage et organiser l'environnement de travail

Le but est de débarrasser son espace de travail de tout le superflu. Les salariés sont appelés à débarrasser, ranger, nettoyer, normaliser et progresser afin de maintenir leur environnement de travail dans des conditions optimales. En ne gardant que l'essentiel, ils éliminent les temps d'attente ou les opérations superflues liées à un espace mal organisé.

Voir : qu'est-ce que les 5S ?

La méthode PDCA : 4 étapes pour l'amélioration continue des processus

Planifier, faire, vérifier, agir : la mise en place d'un processus de travail itératif et routinier favorise l'efficacité et élimine la perte de temps.

A lire : que signifie PDCA (cas pratiques) ?

La méthode Kanban : visualiser pour planifier la production et réguler les flux

Lorsqu'il faut produire juste à temps, il est nécessaire d'anticiper. La démarche Kanban est une méthode de visualisation et de planification des tâches à mener selon leur degré de priorité.

Pour aller plus loin : qu'est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Six Sigma : piloter le travail en fonction des retours clients

La méthode Six Sigma se fonde sur des données fiables et mesurables. Elle met au centre l' analyse des retours des clients . L'objectif est d'adapter les processus en fonction de critères de performance objectifs. Ensuite, il faut tester les nouvelles organisations et trouver une excellence opérationnelle durable.

Le management visuel : communiquer les informations importantes

Il s'agit d'un un concept axé sur la perception visuelle. Son objectif est de rendre l’information plus concrète, visible, perceptible au sein de l’entreprise.

Découvrir à quoi sert le management visuel et quand l'utiliser ?

Sans oublier la méthode Value Stream Mapping (VSM) , la démarche SMED ou la méthode KAIZEN, chaque outil a ses applications et ses avantages. Tout dépend des priorités de l'entreprise et des types flux de travail à réguler et à optimiser.