Les processus administratifs au régime sec

Maj le 16/09/2019 par l'équipe de Manager GO!

Emprunté aux techniques d'optimisation industrielles, l'objectif du Lean Office est de maximiser la performance des processus administratifs et des activités de service.

Pour atteindre cet objectif, cette approche s'appuie sur des méthodes et outils qui ont fait leurs preuves. En ligne de mire : l'amélioration des coûts, des délais et de la qualité du service rendu.

Les processus dans ces domaines d'activité sont généralement complexes et sources d'importantes optimisations.

L'intervention de l'humain est ici prépondérante. En effet, à l'inverse des processus industriels faisant appel à des machines de production, pour ces métiers, les producteurs sont les collaborateurs eux-mêmes. Une autre différence notable est la typologie des flux concernés. Il s'agit essentiellement de flux d'information contrairement aux flux physiques lorsqu'il s'agit de fabrication de produits manufacturés.

Des gains de productivité parfois spectaculaires

En posant à plat les processus administratifs, les sources d'efficacité apparaissent au grand jour : gaspillages en tout genre, interface entre services bloquants (le cloisonnement inter-services est une source classique d'inefficacité. ), goulots d'étranglement, objectifs inexistants... 

Les résultats d'une telle approche sont très étonnants sur ces flux spécifiques et propres aux activités tertiaires. En procédant avec méthode et en sortant la boite à outils chère au Lean manufacturing (diagrammes, cartographie VSM...),  l'organisation gagne en qualité et en réactivité, tout en réduisant les coûts.

Mais attention il ne suffit pas de s'appuyer uniquement sur des outils vulgarisés tels que le 5s , mais adopter une démarche structurée en définissant un objectif précis, chiffré. Avec en toile de fond le fameux kaizen car les améliorations apportées ne se sont pas appliquées une bonne fois pour toutes, mais s'inscrivent dans un cycle d'amélioration continue .

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Articles

Mise en place dans les processus administratifs et de services

Retour d'expérience d'un consultant sur les apports et les difficultés rencontrées pour ce type de projet.

latribune.fr


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