Processus de recrutement d'un collaborateur : les étapes

Publié le 14/06/2017 - Mis à jour le 17/06/2017

Vous êtes manager et devez recruter un nouveau collaborateur. Voici une fiche outil présentant les principales étapes d'un recrutement : un processus en 3 phases.

Procedure de recrutement en 3 étapes Objectifs et enjeux du processus de recrutement

L'équation à résoudre parait simple : trouver le candidat le plus proche possible du profil que vous avez déterminé. Toutefois, dans les faits, recruter est un art difficile. En effet, des facteurs humains, délicats à évaluer, interviennent dans le processus - de même que les résultats d'un recrutement deviennent aléatoires si la qualification en amont du poste et du profil recherché n'est pas assez précise. 

Autre point de vigilance : l’intégration. Tout l'effort et le professionnalisme mobilisé dans la sélection des candidats peuvent être annihilés si la phase d'intégration est négligée. Vu les enjeux du recrutement, il vaut mieux être rigoureux du début à la fin de processus.

 

Les étapes du recrutement

Tout commence par un besoin :

  • Remplacement d'un collaborateur suite à un départ, une mutation...
  •  Création d'un poste pour absorber une charge de travail supplémentaire, etc.

Le besoin se matérialise par une décision de recruter, c'est le point d'entrée du processus.

Les étapes du recrutement

L'embauche en interne ou en externe n'est pas toujours la seule réponse à un besoin. Des solutions alternatives peuvent être possibles selon les situations : réorganisation du travail, déplacement de personnel, recours à un intervenant ponctuel, etc.

Etape de préparation

Etape 1 - Préparation du recrutement : qui et comment ?

1.1- Définition du poste 

L'objectif est de décrire précisément le contenu du poste à pourvoir. La description est simple, directe, elle s'appuie sur des verbes d'action. Elle donne lieu à une fiche de poste. 

Cette dernière contient :

  • les grandes missions (finalités du poste dans l'activité de l'entreprise)
  • les principales tâches et activités
  • le positionnement du poste dans la structure (relations hiérarchiques...)
  • les responsabilités et prérogatives (management d'équipe, budget géré, etc.)
  • les liaisons avec les autres fonctions
  • les conditions de travail
  • les spécificités du poste (difficultés ...)

Voir aussi comment rédiger une fiche de fonction, un document proche, mais avec des finalités différentes.

1.2 - Elaboration du profil du candidat

Après avoir rédigé une fiche de poste décrivant de manière générique l'emploi proposé, vous devez définir le profil du candidat idéal à mettre en face. Il est principalement question de compétences.

Vous pouvez utiliser un tableau comme celui-ci pour classifier les compétences que vous recherchez

Grille de compétences pour fiche de poste

En colonne le type de compétences : 

  • Savoirs : connaissances - matérialisés par le cursus et les diplômes obtenus
  • Savoir-faire : les pratiques maîtrisées, de l'ordre de l'expérience
  • savoir être : qualités personnelles, comportementales, sociales 

En ligne, l'importance accordée à chaque item :

  • Indispensables : requises absolument pour la tenue du poste. Un manque éliminatoire
  • Importantes :  les compétences "normales" attendues pour exécuter ses missions convenablement
  • complémentaires : un plus, pas indispensable, mais intéressant

Par exemple, la maîtrise de l'Anglais peut être une compétence indispensable pour un poste en relation avec des partenaires internationaux. 

En plus de ces compétences, d'autres informations peuvent venir compléter le profil. Par exemple : la mobilité géographique, la détention du permis de conduire ou encore la disponibilité (avec la date de début souhaité)

Cette grille est importante, car elle vous aidera à rédiger vos annonces d'offre d'emploi, évaluer et sélectionner vos candidats.

1.3 - Choix des méthodes et moyens de recrutement

La première question à vous poser est : faut-il recruter en interne ou externe ? Chaque alternative possédant ses avantages et ses inconvénients, à vous de bien peser le pour et le contre et faire le bon choix.

Ensuite se pose la question de la méthode à retenir...

Qui mène le recrutement ? Un cabinet extérieur ? Etc.

... et des canaux de recrutement (appelé aussi canaux de sourcing) :
  • publication d'offre d'emploi (insertion dans la presse, sur des sites de recrutement appelés aussi jobboards, via les réseaux sociaux, dans les écoles...),
  • exploitation d'une base de CV (Pôle emploi, APEC),
  •  recherche dans votre vivier de candidatures spontanées,
  •  approche directe (chasseur de têtes),
  •  cooptation,
  •  affichage sur place (pour une boutique un restaurant...),
  • job dating (rencontre flash entre candidats et recruteurs),
  • forums et salons,
  •  gamification,
  • ...

Attention de bien choisir les canaux et les médias (ou sources) en fonction du profil des cibles.

Par exemple : publication d'une offre d'emploi sur le site de l'APEC pour recruter un responsable marketing, sollicitation du vivier de pôle emploi pour un mécanicien.

Autre question : quels vont être les outils pour évaluer les candidats ?

  • tests (de personnalité, d'aptitude, d'intelligence, mise en situation...)
  • entretien en face en face
  • entretien de groupe

 

Ces décisions débouchent sur l'estimation d'une enveloppe budgétaire pour mener la campagne de recrutement.

Une fois les choix méthodologiques arrêtés, les sources de candidats choisies, il est temps de passer à la phase d'action.

Lancement

Etape 2 - Conduite du recrutement : recherche des candidats et sélection

2.1 - Préparation de la campagne de recrutement et de la sélection des candidats

La campagne de sourcing

Négociation des contrats avec les prestataires en cas d'externalisation, organisation du planning du recrutement (à l'aide d'un diagramme de Gant ), fixation des dates et fréquences de publication, rédaction des petites annonces, rédaction du plan d'action (si la complexité l'exige).

La sélection des candidatures

Formalisation du processus de sélection, exemple avec 2 entretiens :

  Processus de selection des candidatures

 Mais aussi organisation des journées de recrutement, briefing des intervenants, etc.

2.2 - Lancement du recrutement

Mise en oeuvre de plan d'action : réservation des espaces, mise en ligne des annonces, etc. 

2.3 - Sélection des candidatures

2ème partie de la phase opérationnelle : lancement du processus dès réception des candidatures. Réalisation des tests, tenue des entretiens, sélections intermédiaires et décision finale.

intégration du nouveau collaborateur

Etape 3 : Intégration du nouvel embauché dans l'entreprise

Pour donner le maximum de chance de réussite au nouveau venu, il est indispensable qu'il suivre un programme d'intégration digne de ce nom. Il serait dommage de voir un bon élément démissionner durant sa période d'essai à cause d'une intégration sommaire, voire inexistante.

3.1 - Accueil du nouvel embauché

La réussite de cette phase repose sur une organisation bien ficelée des premiers jours, des premières semaines, des premiers mois du nouveau collaborateur dans votre entreprise. Cette intégration est émaillée de rencontres et de présentations pour bien connaître l'organisation et le fonctionnement de l'entreprise, les gens qui la composent, ainsi que sa culture. 

Puis des rencontres plus focalisées avec le n+1 lui permettent de prendre son poste en main.

Un livret est généralement remis.

3.2 - Réalisation des formalités administratives

Recruter implique de nombreuses formalités qu'il convient de remplir le plus tôt possible dans le processus : 

  • rédaction du contrat de travail,
  • envoi de la déclaration unique d'embauche,
  •  mise à jour du registre unique du personnel
  • ...

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