Exemple de grille d'entretien annuel d'évaluation

Réaliser une grille pour l’évaluation annuelle est un exercice délicat. Nous vous proposons un exemple de questionnaire qui pourra vous servir de base de réflexion.

Le choix des items dépend grandement du profil de votre entreprise, de sa culture, de ses objectifs stratégiques, etc. Même si globalement des rubriques phares reviennent d'un questionnaire à un autre, il convient d' adapter l'outil à vos spécificités et surtout valider son contenu auprès de vos collaborateurs. Il est tout indiqué de construire un groupe projet composé de salariés représentants les différents niveaux hiérarchiques de votre entreprise.

Objectifs de l'entretien annuel

Pour rappel, l'entretien annuel a pour objectif :

•  la communication, le feedback entre le collaborateur et son manager : un moment privilégié d'échange entre les 2 parties 
•  L'évaluation de la performance passée
•  Un échange sur les aspirations professionnelles du collaborateur et les opportunités que votre entreprise peut lui offrir
•  L'établissement d'un plan de progrès pour la période à venir : fixation d'objectifs, définition d'actions de formation...

Les rubriques du questionnaire annuel

La performance annuelle repose sur 3 dimensions. Ce sont les fameux savoirs, savoir-faire et savoir-être. 

• Savoirs :  les connaissances métiers et autres savoirs indispensables à la conduite de ses missions.
• Savoir-faire : la mise en application de ses connaissances, l'enrichissement de son expertise, son expérience.
• Savoir-être : les comportements individuels liés à ses caractéristiques personnelles

Les compétences techniques sont un mix de savoirs et de savoir-faire. Les compétences comportementales correspondent plutôt au savoir-être.

Exemple de grille d'entretien

La partie objectifs "techniques" (par exemple pour les commerciaux : objectifs de chiffre d'affaires, etc.) n'est pas incluse dans cette grille. Elle fait l'objet d'une évaluation à part avec un barème particulier.

Prévisualisation d'un extrait de la grille :

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Nous avons adopté l'échelle suivante :

Evaluation	Note correspondante
Point d'amélioration prioritaire	1
En dessous du niveau attendu	2
Atteinte du niveau attendu	3
Au-dessus du niveau attendu	4
Excellence	5

Nous avons volontairement banni le terme "médiocre" qui a été remplacé par " Point d'amélioration prioritaire" afin de rester dans une dynamique constructive. D'autres systèmes de notation sont possibles : une note sur 20, sur 100, un pourcentage, etc.

Remarque : la note globale peut être utilisée pour fixer une prime. 

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Utilisation de la grille dans le processus d’évaluation annuelle

• 1

  Validation des critères d'évaluation

  Il est important de recueillir un consensus sur les critères d'évaluation.  Encore une fois, il s'agit d'un outil de progrès et non de sanction. La grille doit être validée par un groupe pilote représentant les collaborateurs.

• 2

  Remise de la grille au collaborateur et à son manager avant l'entretien

  Un entretien annuel se prépare. Les 2 parties doivent travailler chaque item de leur côté. Le collaborateur s'autoévalue tandis que le manager remplit lui aussi la grille en tenant compte de sa perception. Chacun prépare des exemples concrets pour appuyer son évaluation et permettre l'ouverture d'une discussion factuelle.

• 3

  L'entretien d'évaluation

  Il comprend plusieurs phases clés :

    Echanges sur un bilan général de l'année écoulée 

   Point sur l'atteinte des objectifs fixés

    Evaluation des savoir-faire et savoir-être avec la grille d'entretien

   Discussion sur les points à améliorer 

   Echanges sur les projets professionnels du collaborateur

    Définition d'objectifs et de plans d'action pour l'année à venir : formation, accompagnement, etc.

    Conclusion de l'entretien : avis général du collaborateur et du manager sur le déroulé de l’entretien, formalisation des échanges et objectifs sur un document et signature des parties