Entretien professionnel : définition, préparation et conduite

Rédigé par l'équipe de Manager GO! - Mis à jour le 06/07/2022

Cette publication vous permettra de cerner ce qu'est un entretien professionnel, sa finalité, les exigences légales ainsi que sa mise en oeuvre. Elle apporte également un éclairage sur les différences avec l'entretien annuel d'évaluation.

Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

Il s'agit d'un outil managérial au service des Ressources Humaines. Son objectif est de construire un échange entre l'entreprise et les salariés afin de connaître leurs aspirations professionnelles, définir des perspectives d'évolution et enfin planifier les formations nécessaires pour acquérir les nouvelles compétences requises.

Il peut s'agir notamment :

L'objectif est en somme de maintenir l'employabilité des collaborateurs en organisant leur parcours professionnel.

Un outil au service de l'entreprise

L'entretien professionnel est un moment privilégié pour communiquer avec ses salariés, prendre le pouls des équipes et préparer son plan de formation . En effet, lors de ces rencontres, l'entreprise sera à même :

  • d'expliciter sa stratégie à ses collaborateurs ainsi que les derniers développements et ceux à venir,
  • recueillir un feed-back sur le ressenti de chacun et ses ambitions,
  • auditer les compétences et aptitudes actuelles ainsi que celles qu'elle pourra faire éclore,
  • alimenter sa démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC),
  • détecter les talents.

Les bénéfices en termes de management des Ressources Humaines sont réels : une meilleure écoute et prise en compte des aspirations. Soit une satisfaction des collaborateurs accrue qui se traduit par une fidélisation renforcée. 

Et du collaborateur :

C'est une opportunité pour échanger concrètement sur son parcours professionnel. Il permet à l'employé :

  • d'identifier des opportunités professionnelles à saisir,
  • d'obtenir plus de visibilité sur sa carrière (en interne ou en externe),
  • d' exprimer à l'entreprise ses envies, son projet,
  • d'accéder à un bilan de compétence, une formation...

 

L'entretien pro

Au cours de l'entretien, il est question de :

  • l'historique du parcours du salarié au sein de l'entreprise,
  • ses compétences et formations suivies, diplômes obtenus, etc.
  • son métier et sa fonction actuelle,
  • ses projets professionnels,
  • les besoins et les opportunités offertes par l'entreprise.

Un outil qui revêt une obligation légale :

La loi du 5 mars 2014 ( Loi n°2014-288, Code du travail -article L.6315-1) portant sur la réforme de la formation professionnelle a défini et rendu l'entretien professionnel obligatoire. Il doit être mené au moins tous les 2 ans.

De plus, la "loi Travail" de 2016, a créé une obligation d'information sur la VAE (validation des acquis de l’expérience) lors cette rencontre.

Un bilan tous les 6 ans (la référence étant l'ancienneté des collaborateurs dans l'entreprise) doit constater la réalité de la tenue de ces entretiens bisannuels et des actions qui ont en découlé. 

Sur cette période de 6 ans, la loi impose également que chaque collaborateur ait bénéficié d'au moins 2 des mesures suivantes :

  • au minimum une action de formation
  • acquisition d'un élément de certification professionnelle (diplôme ou autre certificat) validant une formation ou bien via une  VAE (Validation des acquis professionnels)
  • une progression salariale

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le non-respect de ces obligations est sanctionné par l'abondement du crédit du compte personnel de formation (CPF) du ou des salariés lésés. Elles encourent également une sanction financière à verser à l'OPCA.

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Attention de bien soigner le compte-rendu de l'entretien. Car, outre le fait que ce document soit obligatoire, il sert également de trace écrite pour constituer le bilan.

Différence entre entretien professionnel et entretien annuel d'évaluation

Il ne faut confondre ces 2 types d'entretien. Le premier imposé par la législation aborde le futur du salarié dans la structure. Le second, acte de management à la discrétion des entreprises, évalue le salarié dans ses missions sur la période considérée.

Il n'en sont pas moins complémentaires. L'entretien d'évaluation servant à faire un bilan de l'année passée , le volet perspectives professionnel mettant quant à lui en relief et organisant l'évolution du salarié. Les deux peuvent donc s’enchaîner naturellement.

    Si vous menez les deux à la suite, attention de bien différencier les objectifs de chaque entretien

Bon nombre d'entreprises n'ont pas attendu que la loi impose cette rencontre pour instaurer un échange sur l'évolution professionnelle et la mise en oeuvre d'un plan d'action pour former les salariés en conséquence.

Comment s'insère-t-il dans les différents dispositifs managériaux ?

L'entretien profession est un pilier d'une démarche GPEC. En effet, le processus comprend une phase dont la finalité est de définir les besoins en formation des collaborateurs. De fait, il se positionne en amont du plan de formation .

Il permet de lister les différentes compétences à développer et organiser par la suite les actions nécessaires pour former ceux qui doivent l'être. Enfin, il permet de définir le budget requis.

Comment mener un entretien professionnel ? 

Qui représente l'entreprise ?

Suivant la taille de la structure, le chef d'entreprise peut mener les débats, tout comme le manager direct ou encore le responsable RH.

Dans certains cas, l'entretien peut être mené en duo : le manager direct et le DRH, par exemple. L'un des avantages est de mettre en commun deux visions : la connaissance du métier et du poste pour le responsable hiérarchique et l'offre de formation pour l'expert des Ressources Humaines. 

La préparation

Chaque partie doit clarifier ses objectifs et préparer les points à aborder. L'employeur rassemble les informations sur la stratégie, les besoins en compétence de l'entreprise, les opportunités qu'il peut offrir. Il se dote de tout document utile (fiche de poste...). Le salarié affine son projet professionnel, prépare tout document nécessaire pour appuyer ses revendications. Voir plus bas pour plus de conseils sur la préparation.

L'entretien à proprement parler

Le représentant de l'entreprise doit savoir garder de la distance pour instaurer un dialogue en encourageant son interlocuteur à exposer ses sentiments et desiderata. Il doit maîtriser l'art du questionnement (reformulation, silences...).

L'entretien se structure en plusieurs phases :

  1. Introduction - rappel du déroulement, de l'objectif de la rencontre, retour sur les conclusions de la précédente entrevue.
  2. Bilan - synthèse des actions de formation, des évolutions professionnelles qui sont intervenues depuis l'entretien précédent.
  3. Diagnostic - échange sur les besoins du salarié d'un côté et ceux de l'entreprise de l'autre.
  4. Mise en oeuvre - élaboration du plan d'action, du calendrier rythmant le parcours professionnel.
  5. Conclusion (voir ci-dessous).

La fin de l'entretien

Il se conclut par la rédaction d'un compte-rendu. Ce dernier est important comme nous l'avons vu pour justifier légalement la tenue des entretiens. Il prend, en outre, la forme d'un contrat qui scelle un engagement mutuel sur :

  • les points d'accord ou de désaccord,
  • les objectifs,
  • les moyens et attentes de chacun. 

Le compte rendu est signé par les 2 parties. Chacun en possédant un exemplaire.

Managers, comment préparer un entretien professionnel ?

Par Serge Renard

Informer

La première étape consiste à  informer et expliquer  à vos collaborateurs en quoi consiste l’entretien professionnel et durant quelle période celui-ci va être réalisé.

Le guide d’entretien, qui est remis au salarié, permet à chaque protagoniste de prendre connaissance des différents éléments qui vont être abordés durant l’entretien et de ce faite limite les incertitudes.

Planifier

Pour l'organisation d'un entretien professionnel, il est judicieux de  choisir la meilleure période pour l’ensemble des protagonistes  en respectant la notion de tous les deux ans.

L’entretien peut se faire simultanément à l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise et donc en même temps que la fixation d’objectifs directement liée à l’entretien annuel. Cela vous permet une intégration complète et positive du collaborateur.

Concernant la durée de l'entretien,  une plage de 30 minutes à une heure  semble représenter une bonne moyenne en fonction du suivi que vous mettez en place avec vos collaborateurs.

Le  lieu le plus adéquat est à l’extérieur de votre bureau  afin de créer une relation « non hiérarchique ». Si vous n’avez pas le choix que de le faire dans votre bureau, privilégiez un entretien côte à côte de manière à « casser » la limite du bureau, les codes, valeurs ou interprétation qui vont avec.

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Préparation du collaborateur

Lors d’un rendez-vous fixé un mois à l’avance,  transmettez un guide d’entretien « d’appréciation »  avec les règles du jeu et les explications nécessaires pour qu’il puisse préparer cet entretien (en fonction de son niveau d’autonomie).

Il s’agit d’un document qui aide le salarié à structurer la réalisation du bilan des formations effectuées, du bilan de l’évolution de son projet professionnel et la mise en place des nouveaux éléments en fonction de ces souhaits et de ceux de son manager qui représente, d’une certaine manière, l’entreprise.

Préparation du manager

Appuyez-vous obligatoirement sur des  faits concrets , car la relation humaine est source de subjectivité. Reprendre les documents écrits des années précédentes.

Utilisez les  éléments des entretiens précédents . Vous allez y trouver les décisions prises à chaque entretien (évolution professionnelle, formations réalisées, etc..).

Prenez  du recul . Si vos appréciations sont très semblables à celles des mois ou années précédentes, vérifiez que vous n’êtes pas tombé dans ce que les psychologues appellent « l’effet de Halo ». 

Clarifiez vos propres souhaits d’évolution professionnelle et de formation pour votre collaborateur. Il ne s’agit pas d’imposer votre position, ni d’aborder l’entretien sans idées préconçues, mais d’avoir noté et réfléchi à deux ou trois souhaits que vous voulez atteindre au cours de celui-ci. 

Ayez un  entretien préalable avec votre propre hiérarchie . Cela vous permettra de :

  •  diminuer la subjectivité de vos attentes,
  •  intégrer les souhaits de votre salarié aux missions du service et de l’entreprise,
  •  connaître votre marge de manœuvre et les moyens dont vous disposer,
  •  garantir l’équité des appréciations interservices,
  •  donner du poids à vos propositions.

Posez-vous quelques questions clés :

  •  Sur les éléments liés aux règles sociales -  Ai-je clairement informé le salarié des objectifs de l’entretien ?
  •  Sur les possibilités d’évolution professionnelles du salarié  - dans l’entreprise ( Quelle évolution dans l’entreprise ? ) et en dehors de l’entreprise ( Dans le groupe ou hors périmètre groupe ? ).
  •  Sur les possibilités de l’entreprise -  Quels sont les principaux projets de l’entreprise ?
  •  Sur les éléments de formation -  En quoi consiste le Compte Personnel de Formation (CPF) ?

Conditions de réussite

Il s'agit de  rester crédible au niveau du couple contribution / rétribution  :

  •  Connaître et faire connaître les limites de la rétribution possible, y compris sa nature.
  •  Savoir le risque que l’on fait prendre, à terme, à l’évaluation si l’on cherche à développer la contribution des acteurs sans augmenter leur rétribution (pris au sens large) et vice versa (Équilibre / Équité).

serge renard

Auteur - Serge RENARD -            

 

Fort de 25 ans d’expérience managériale et commerciale plus d’une formation de formateur, Serge devient consultant-formateur-concepteur depuis 24 ans. Il met en œuvre une andragogie multimodale pour favoriser les intelligences multiples (à ce jour plus de 30 méthodes) et une approche inédite... Depuis 24 ans de formation, de conseil, de coaching, d’ingénierie de formation et de scénariste E-learning, Serge a développé un précieux savoir-faire dans l’analyse des besoins, dans l’adaptation des contenus et enfin un savoir être particulier.

 



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