Evaluer une formation : les pratiques

À quoi sert l'évaluation de la formation ?

La formation professionnelle est une obligation pour les entreprises. La mise en place d'un plan de formation contribue largement à développer les compétences des salariés tout en améliorant la compétitivité de l'entreprise. Dans ce cadre, l'évaluation de la formation est un dispositif stratégique nécessaire.

L'évaluation de la formation a pour but de mesurer l'efficacité des dispositifs mis en place pour les collaborateurs et les écarts entre les objectifs fixés par la formation et les résultats effectivement obtenus. Et d'une manière plus large, s'assurer de la pertinence et de la rentabilité des actions de formation au niveau de l'entreprise.

Il s'agit d'un processus qui démarre en amont de chaque formation et prend fin après avoir pu en analyser toutes les retombées. C'est un moyen d'analyser l'impact des formations sur la performance des salariés et sur les résultats de l'entreprise.

Le plan de développement des compétences est très coûteux pour votre entreprise, l'évaluer favorise son optimisation. Quand les écarts sont jugés trop importants, le dispositif de formation peut être ajusté.

Au-delà de la simple mesure de satisfaction, une évaluation bien conduite permet d'identifier les modules à réviser, de valoriser les actions de formation auprès de la direction. De plus (point souvent négligé) cela permet également de renforcer la motivation des apprenants eux-mêmes en leur montrant la progression accomplie.

Évaluation à chaud, évaluation à froid : définitions

• L'évaluation "à chaud" correspond à une évaluation immédiate à la fin de la formation. Les participants sont invités à donner leur avis sur la qualité de la formation, à partager leur satisfaction et à émettre des suggestions d'amélioration.
• L'évaluation "à froid" a lieu quelque temps après (semaines, mois...). Elle est réalisée par un tiers (formateur, responsable RH…). Son objectif est de mesurer la valeur apportée par l'apprentissage suivi.

Ces deux approches sont complémentaires et non interchangeables. L'évaluation à chaud capte le ressenti immédiat. Elle est utile pour améliorer la pédagogie et les conditions d'apprentissage. L'évaluation à froid, plus exigeante à mettre en œuvre, est celle qui révèle la vraie valeur ajoutée d'une formation : les comportements ont-ils évolué ? Les objectifs opérationnels sont-ils atteints ?

Autre point de définition : distinguer l'évaluation formative et l'évaluation sommative. La première est réalisée en cours d'apprentissage. Elle permet d'ajuster le rythme et le contenu en temps réel si un groupe rencontre des difficultés spécifiques sur un module. La seconde intervient une fois la formation terminée.

Qui mène l'évaluation ?

C'est à l'entreprise que revient la charge d'évaluer la formation.

Cette dernière appréciera à la fois :

• les impacts d'un dispositif sur les salariés concernés (performances individuelles, valeur ajoutée et retour sur investissement pour l'entreprise),
• le formateur en charge de dispenser la formation (étude du contenu de la formation, de la méthode d'enseignement, de ses qualités pédagogiques propres).

Concrètement, plusieurs acteurs interviennent selon les étapes :

• le service RH pilote le cadrage et la collecte des données, mais aussi l'évaluation du formateur,
• le responsable hiérarchique évalue le transfert sur le terrain,

A noter que le formateur ou l'organisme de formation apporte sa propre analyse pédagogique. Croiser ces regards est ce qui donne à l'évaluation sa fiabilité.

Processus pour évaluer une formation

Avant de se lancer à corps perdu dans l'évaluation de la formation, il convient d'être certain des éléments que l'on souhaite en tirer.

En amont, il convient de bien définir le cadre de l'évaluation. Que cherche-t-on à évaluer ? Qu'attend-on des formations ? Quels sont les impacts souhaités à l'échelle de l'entreprise ?

Il faut ensuite déterminer les outils permettant d'évaluer ces attentes. Ils doivent impérativement rentrer dans le cadre préalablement délimité.

Il s'agira ensuite de collecter les informations recueillies et d'analyser les écarts pour une meilleure interprétation des résultats.

À l'issue de ce travail d'évaluation, il convient de modifier les dispositifs lorsque cela s'avère nécessaire. Les formations mises en place ne permettent pas toujours d'atteindre les objectifs fixés. L'évaluation peut en déceler les raisons et mettre en évidence la révision qui s'impose.

Étapes et outils de l'évaluation de formation

Quatre grandes étapes encadrent l'évaluation de la formation en entreprise :

1. Avant la formation : analyser les besoins

   Avant même d'entamer le processus de formation, il s'agit d'évaluer les besoins spécifiques. La mise en place d'un plan de formation a un coût certain qu'il convient d'optimiser au mieux en l'anticipant.

   Les entretiens annuels ou entretiens professionnels (qui eux ont lieu tous les deux ans) aideront à mettre en avant les besoins prioritaires.

   Il faut ensuite réaliser une évaluation des prérequis. Avant de démarrer un dispositif, il est primordial de déterminer le niveau de connaissances du stagiaire afin d'avoir à l'esprit sa marge de progrès et de faciliter la mesure du chemin parcouru avant et après la formation.

   Pour ce faire, rien de plus efficace qu'un test de connaissances en amont ou un entretien avec le formateur.

2. Pendant la formation : valider les acquis en continu

   Tout au long de la formation et ce, quelle qu'en soit la durée, le formateur valide la compréhension et l'acquisition des connaissances de l'apprenant. C'est encore le meilleur moyen de valider l'efficacité du dispositif sur place.

   La plupart des formateurs utilisent dans ce contexte des tests ou des jeux de mise en situation qui confirment la compréhension et facilitent la mémorisation de l'apprentissage sur le long terme (évaluation formative)

3. À l'issue de la formation : mesurer la satisfaction à chaud

   À la fin de chaque formation, il est crucial de prévoir un outil de mesure de la satisfaction des participants sur tous les éléments du dispositif tels que le contenu, la méthode du formateur, ses compétences pédagogiques, l'organisation du cursus…

   Ce retour d'expérience peut être fait de façon orale, en prévoyant un tour de table par exemple, ou de façon individuelle et écrite, en distribuant des questionnaires en fin de formation (ce dernier présente l'avantage d'être plus complet).

   C'est également à ce moment-là qu'il faut prévoir une évaluation finale des connaissances des stagiaires pour valider l'efficacité du cursus à chaud.

   Les outils les plus fréquemment utilisés restent les quizz, les questionnaires vrais-faux, ou encore les questionnaires d'auto-évaluation avant-après.

4. Quelques mois après : évaluation à froid et transfert

   Trois à six mois après la formation, il est nécessaire de mesurer son impact en situation professionnelle et plus précisément sa valeur ajoutée pour le salarié (on appelle ça l'évaluation de transfert) et pour l'entreprise. On parle d'évaluation à froid.

   Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour évaluer cette étape :

   • une grille d'analyse de l'évolution des comportements suite à la formation,
   • une analyse de l'évolution des objectifs individuels,
   • de l'efficacité et de l'efficience du salarié à son poste,
   • une analyse de l'évolution des indicateurs de performance.

   À noter : il n'est pas toujours évident de délimiter ici ce qui tient de la formation et ce qui n'a pas de lien direct avec elle.

L'évaluation de la formation est multiple et peut être fastidieuse, mais elle est nécessaire pour obtenir un solide retour sur investissement en validant les apports bénéfiques des dispositifs dispensés.

Ce que dit la réglementation

En formation professionnelle, l’enjeu n’est pas tant de produire un document d’évaluation unique et obligatoire que de pouvoir démontrer, preuves à l’appui, les objectifs de la formation, son déroulement réel et les moyens mis en œuvre. 

Concrètement, cette traçabilité peut s’appuyer sur plusieurs types de pièces : listes d’émargement, relevés de participation, évaluations des acquis, bilans, comptes rendus d'entretiens individuels, attestations et autres outils d'évaluation. L’important est moins le support pris isolément que la capacité de l’organisme ou de l’employeur à reconstituer de manière crédible la réalité de l’action de formation.

Dans certains cas, les textes vont plus loin. Pour les formations à distance, par exemple, des évaluations doivent jalonner ou conclure le parcours. Des exigences comparables existent aussi pour l’AFEST, avec des évaluations spécifiques des acquis.

À cela s’ajoutent, pour certains prestataires, les exigences qualité liées à Qualiopi lorsqu’ils veulent bénéficier de financements publics ou mutualisés. Ce référentiel contribue à structurer les pratiques de suivi, d’évaluation et d’amélioration continue, sans pour autant créer à lui seul une obligation uniforme applicable à toutes les situations.

Conclusion : l'évaluation pour boucler le cycle

L'évaluation de la formation n'est pas une formalité administrative, c'est un levier stratégique pour piloter l'efficacité des dispositifs et justifier les investissements en développement des compétences. En combinant évaluation à chaud, évaluation à froid et le cadre structurant du modèle de Kirkpatrick, les responsables de la formation disposent d'une vision complète pour améliorer en continu leurs pratiques pédagogiques.

Pour aller plus loin dans la structuration de votre politique de formation, consultez également notre guide sur le plan de développement des compétences et nos ressources sur les outils d'évaluation.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.