Le rapport d'étonnement : pourquoi ? Comment faire ?

Qu'est-ce qu'un rapport d’étonnement ?

Outil stratégique de management des Ressources Humaines et du processus de recrutement, ce document est rédigé par les nouveaux arrivants dans les quelques semaines suivant leur intégration dans l’entreprise.

Il est généralement présenté en quelques pages sur un format papier. L’idée étant que dans les premières semaines de son arrivée, la nouvelle recrue vous donne une vision critique et constructive de l’image que peut renvoyer votre entreprise pour une personne venue de l’extérieur. C’est un moyen efficace d’avoir un regard neuf et spontané sur les potentiels dysfonctionnements de votre entreprise et d’effectuer des changements lorsque c’est nécessaire.

Objectifs de cet outil

Le rapport d’étonnement remplit un certain nombre d’objectifs à la fois pour l’employeur, mais également pour le salarié.

Utilité pour l’employeur :

• Il met en exergue des axes d’amélioration au sein de la structure globale, ou d’un service.
• L’entreprise est ainsi confrontée à une remise en question permanente de son fonctionnement, ce qui contribue à l’amélioration de ses performances.
• Ce document présente les atouts et points faibles de l’entreprise avec neutralité, dans la mesure où le milieu étudié est encore méconnu pour le collaborateur qui le rédige. Ce dernier n’est pas encore imprégné de la culture d’entreprise, des valeurs qu’elle porte et des rituels qui l’animent, il parle donc en toute objectivité. Une bonne façon de faire le point à travers un regard neuf.
• Le rapport d’étonnement peut faire émerger des idées novatrices qui n’avaient jamais été soulevées jusqu’alors.
• Il permet de montrer que l'entreprise est soucieuse de l'avis de ses collaborateurs. Une première pierre pour fidéliser les nouveaux embauchés et donc d'agir sur le turnover. Une excellente démonstration des valeurs de l'entreprise.
• C'est un élément du programme d'intégration.

Important : si en tant qu’employeur vous décidez de mettre en place cet outil, il convient bien évidement de jouer le jeu en acceptant les critiques.

Utilité pour le salarié :

• Le rapport d’étonnement facilite son intégration en le poussant à s’interroger. Il est tout de suite mis en condition pour chercher à comprendre le fonctionnement de l’entreprise et développer sa curiosité en son sein.
• Par ailleurs, la mise en place de ce document valorise le salarié dès son arrivée, en prenant en compte son besoin de reconnaissance. Par cet exercice, le nouvel employé se sent écouté, sa parole est considérée et a une valeur pour l’entreprise. Cet outil contribue donc largement à sa motivation et à son investissement personnel.

Comment faire un rapport d'étonnement : l'organisation

Tout commence dès son arrivée dans vos locaux

Pour la bonne exécution de cet exercice, une trame vierge du rapport d’étonnement est confiée à chaque collaborateur dès le premier jour de leur arrivée dans l’entreprise.

En effet, il convient que le nouvel arrivant puisse noter tout de suite ses premières impressions, dans la mesure où certains éléments vont lui sauter aux yeux dès son accueil dans vos locaux. D’autres idées émergeront avec le temps, au fur et à mesure qu’il se familiarisera avec son nouvel environnement.

Demandez aussi à vos stagiaires et alternants de rédiger un rapport d’étonnement. Malgré leurs profils souvent dénués d’expérience terrain, leurs idées sont souvent très innovantes et créatives. Par ailleurs, leur sens critique et premières impressions sont généralement assez justes.

A noter : dans certains cas, les managers utilisent cet outil dans le cadre d’une mobilité interne (un salarié devient manager , ou un collaborateur change de service par exemple). L’adaptation à un nouvel environnement au sein de la structure peut donner naissance à des idées intéressantes.

La présentation des conclusions du rapport

Il s’agit finalement d’un journal de bord dans lequel la nouvelle recrue sera invitée à faire part librement de ses remarques et interrogations. De manière générale, le rapport d’étonnement est remis directement au manager à la fin de sa période d’essai (dont la durée varie selon le statut occupé).

Ce document facilite la construction d’un bilan global, et renforce vos liens avec votre collaborateur en favorisant un échange objectif et en toute confiance.

Vous pouvez également demander au salarié de présenter oralement le bilan de son rapport d’étonnement devant votre équipe au complet. Cela contribue à valoriser son effort en crédibilisant son action. C’est également l’occasion pour lui de développer des liens relationnels au sein du service.

L'utilisation des informations

En bout de course, et afin d’apporter une réelle plus-value à l’entreprise, les informations contenues dans ces rapports doivent être recensées et des actions correctives doivent évidemment être mises en place quand cela s’avère nécessaire.

Modèle de rapport d’étonnement, trame à utiliser

Exemple d'un rapport d'étonnement

Voici un exemple de rapport d'étonnement rédigé par une nouvelle employée fraîchement recrutée. Ce document illustre les premières impressions et observations de Marie Dupont lors de son parcours d'intégration, embauchée au poste de chargée de communication.

Ce rapport, remis en fin de période d'essai, met en lumière les aspects positifs ainsi que les points d'amélioration de son expérience d'intégration, offrant ainsi un feedback précieux à la fois sur l'organisation interne et sur les ressources disponibles. 

Il vise à aider les managers à comprendre l'expérience des nouveaux arrivants et à identifier les opportunités pour optimiser l'environnement de travail et les processus de l'organisation. Il a permis à Marie de faire ses premiers pas dans l'entreprise en apportant sa vision neutre.

Conseils pratiques pour terminer

Pour plus de pertinence, il faut précisément cadrer vos attentes sur cet écrit au préalable. Le but étant d’orienter le collaborateur sur des pistes de réflexion concrètes.

• Posez-vous les bonnes questions  : en tant que manager, qu’attendez-vous de ce rapport ? Que souhaitez-vous faire ressortir comme informations ? Qu’allez-vous en faire ?
• Soyez vigilant quant au ton que pourrait employer votre collaborateur malgré lui. L’idée étant de faire des remarques constructives et objectives sur un fonctionnement et pas de juger à tort et à travers. Pour éviter ce genre de dérive, mettez tout de suite votre salarié en confiance.
• Précisez-lui que vous attendez de sa part une critique juste et honnête dans un réel souhait d’amélioration. Il doit pouvoir se sentir libre de s’exprimer spontanément.
• Expliquez-lui par ailleurs que vous n’attendez pas un jugement subjectif, mais une analyse et une prise de recul juste et réfléchie sur un fonctionnement global.
• Encore une fois, en tant que manager, sachez rester ouvert à la critique, lorsqu’elle est bien formulée, elle ne peut être que bénéfique.

Lorsque les salariés en mesurent l’importance et qu’il est bien utilisé par les managers à posteriori, le rapport d’étonnement est un véritable outil stratégique pour votre entreprise. C’est également un élément qui favorise la performance de votre activité par l’adhésion et l’implication de vos collaborateurs.