Comment construire un tableau de bord RH ? Quels indicateurs choisir ?

Pourquoi utiliser un tableau de bord pour le pilotage des Ressources Humaines ?

Construire un tableau de bord RH peut sembler superflu : de nombreux indicateurs sont déjà obligatoirement suivis dans le rapport annuel unique ou le bilan social. Mais ces riches bases de données permettent tout au plus une analyse rétrospective, elles ne sont pas des outils de gestion.

Le tableau de bord RH n’est pas un simple reporting : il est tourné vers la prise de décision et l’action afin de corriger des écarts constatés et à venir.

La mise en place d’un tableau de bord pour les Ressources Humaines peut s’avérer délicate : un vaste champ d’action, des processus et données pléthoriques, des freins parfois forts entre confidentialité des données et réticences à réduire la gestion des Ressources Humaines à des indicateurs chiffrés.

Mettre en place un tableau de bord est cependant décisif pour passer d’une vision RH = charges à celle de partenaire stratégique créateur de valeur. Outil de pilotage et de partage des enjeux des Ressources Humaines, le tableau de bord RH apporte en effet :

• une aide opérationnelle pour s’assurer de l’efficacité des actions RH :  en alertant sur des dérives et déséquilibres critiques de coûts, effectifs, compétences, obligations réglementaires…
• un outil de mesure de la performance des processus RH  et leur contribution aux objectifs de l’entreprise,
• une vision de la capacité des Ressources Humaines à répondre aux exigences du plan stratégique , demain et après-demain.

Construire l'outil

Copier-coller un tableau clés en main vous ferait passer à côté de l’intérêt de l’outil : il doit être conçu selon les problématiques et le contexte propres à votre entreprise en suivant 4 étapes clés.

1. Définir les destinataires de votre tableau de bord
   • le Comité de Direction  : votre tableau de bord RH sera centré sur quelques indicateurs-clés stratégiques
   • la DRH : il doit apporter une vision plus complète des enjeux RH et/ou par processus RH
   • les managers et RRH attendent une déclinaison opérationnelle par département, établissement, projet…
2. Lister les processus RH à intégrer au tableau de bord

   En définissant :

   • les facteurs-clés de succès RH permettant de répondre aux enjeux et objectifs de l’entreprise,
   • les données RH présentant un risque ou exigeant une vigilance particulière.

   Vous anticipez des changements importants de process ou outils ? Le tableau de bord RH devra mesurer :

   • l’acquisition des compétences nécessaires : formation, recrutement externe, interne
   • les alertes de résistance au changement  : climat social, suivi des effectifs (départs, absentéisme …)
3. Définir le contenu de votre tableau de bord
   • a) Identifiez les données mesurables et fiables permettant de mesurer des résultats et d’identifier des leviers d’action correspondants.
   • b) Sélectionnez parmi elles au maximum une dizaine d’indicateurs : votre outil doit rester synthétique.
   • c) Vérifiez la disponibilité des données : paie, SIRH , entretiens annuels, bilan social, revues de postes-clés… Sont-elles régulièrement actualisables ? Pouvez-vous trouver celles qui manquent ? Le cas échéant, ajustez votre liste d’indicateurs.
4. Construire votre tableau de bord

   a) Collectez les données

   • - relatives à la période à analyser
   • - permettant de les contextualiser : objectif, chiffre précédent et benchmark (moyennes et/ou best in class du groupe, secteur …)

   b) Choisissez le support de votre tableau de bord RH : tableur, SIRH, outils en ligne…

   c) Mettez en forme un tableau de bord RH orienté utilisateur : hiérarchisez les informations, privilégiez la data visualisation, limitez-vous à 2 pages.

Quels indicateurs de performance RH ?

Dresser un catalogue exhaustif des indicateurs RH est impossible, mais voici quelques pistes pour vous aider à définir vos propres KPI RH.

Les indicateurs de gestion sociale

Ces grands classiques mesurent :

• La maîtrise des coûts : masse salariale, coûts salariaux
• Les données démographiques : pyramide des âges, répartition par sexe, CSP…
• La conformité aux obligations légales : taux d’accidents du travail, taux de travailleurs handicapés…
• Le climat social : turn-over, absentéisme

Ils ne sont pas nécessaires à l’analyse de vos processus clés  ? Laissez-les au bilan social.

Les indicateurs par processus RH fonctionnels

Ils mettent en évidence l’efficacité des processus RH dans une optique d’optimisation des coûts, délais, qualité, efficacité ou conformité. Par exemple :

Recrutement

• Coût moyen par process
• % de réalisation du plan de recrutement
• Délai entre publication du poste et embauche effective
• Efficacité du sourcing : répartition des candidatures, ratio de sélection
• Qualité des recrutements : % d’embauches confirmées
• Répartition des embauches par sexe, âge …

Formation 

• Dépenses engagées/obligations légales
• % de collaborateurs formés, jours de formation par âge et qualification
• % de réalisation du plan de formation
• % de satisfaction des stagiaires et managers

Gestion des carrières

• % de postes pourvus par mobilité interne
• % de salariés ayant bénéficié d’une mobilité interne

Rémunération

• Salaire moyen et médian par âge et sexe, répartition autour de la médiane interne (équité) ou externe (compétitivité)
• Evolution des parts variables/résultats de l’entreprise

Pour mesurer la contribution des RH aux objectifs globaux, sélectionnez les indicateurs de différents processus fonctionnels. Vous souhaitez évaluer et améliorer votre gestion prévisionnelle ?

• Anticipez les pertes de compétences avec des indicateurs démographiques (pyramide des âges par qualification, métier) et de gestion des carrières (% de postes critiques avec successeur identifié, efficacité de la mobilité interne…)
• Surveillez les processus permettant de les surmonter : efficacité et qualité du recrutement sur les postes-clés, capacité à attirer et retenir les talents (compétitivité de la rémunération, attractivité de votre marque employeur…)

Rendre votre outil de pilotage opérationnel

Pour que décisions et actions suivent, votre tableau doit être :

• flexible  : il s’adapte en permanence aux objectifs et problématiques.
• réactif, mais pas court-termiste , au risque de précipiter des actions injustifiées contre-productives :
  • - orienté stratégie et prévisionnel il est semestriel ou annuel
  • - opérationnel, il est plutôt mensuel, calqué sur la paie
  • - un gros enjeu sur les heures d’intérim ou supplémentaires ? un plan de recrutement massif ? Une fréquence hebdomadaire a du sens.
  • - a contrario, sur des sujets développement RH, un tableau trimestriel peut suffire.
• un support partagé : vos tableaux de bord éclairent mais n’analysent pas, ce n’est pas leur rôle. Pour éviter qu’ils restent inutilisés dans vos tiroirs, prévoyez dès leur mise en place leur mode de partage et d’exploitation. Mise à disposition, envoi ou présentation ? Suivi des actions ? Dans l’idéal, ne le construisez pas seul, mais avec toutes les personnes qui devront l’alimenter et l’utiliser.

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Auteur - Gaëlle Ruby -

Après des études supérieures en Gestion des Ressources Humaines et des Organisations, Gaëlle a occupé différentes fonctions RH dans le secteur des services, de la logistique, du transport, de l’IT. D’abord généraliste RH opérationnelle, elle a ensuite plus particulièrement développé son expertise en développement RH, recrutement et GPEC. Aujourd’hui consultante en recrutement et gestion des carrières, elle intervient auprès d’entreprises de toutes tailles et secteurs.