Comment préparer un entretien annuel d'évaluation ?

Ce moment d'échange entre un manager et chacun de ses collaborateurs, s'il est relativement bien perçu par les salariés, demeure cependant une source de stress non négligeable. Ce qui en fait une pratique délicate en matière de management.

Il est essentiel d'investir du temps dans  la préparation de l'entretien annuel d'évaluation afin d'en faire un échange véritablement constructif pour les 2 parties, mais également pour l'entreprise dans sa globalité.

En effet, les entretiens annuels d'évaluation tournent bien souvent à la simple notation et sont rarement source de motivation et de reconnaissance . D'une part, car il n'est pas simple pour un manager d'évaluer ses troupes objectivement et de manière constructive - l'exercice demande un certain recul ; d'autre part, car les enjeux et les liens interpersonnels faussent parfois les échanges.

Par ailleurs, si autrefois souvent seuls les résultats étaient évalués, aujourd'hui, l' appréciation des compétences - et du potentiel - des collaborateurs, est au centre des intérêts . Or, le potentiel est quelque chose de relativement impalpable, délicat à mesurer, même si les outils pour le faire sont de plus en plus nombreux et pointus.

En quoi consiste un entretien annuel d'évaluation ?

Dans la plupart des entreprises, cette rencontre annuelle est l'occasion de faire le point sur l'année écoulée tant pour le manager que pour ses collaborateurs. Un échange qui permet :

• au manager d'apprécier l'évolution des membres de son équipe, réaligner les objectifs fixés, proposer des pistes d'amélioration ou de réflexion quant à tel ou  tel point spécifique afin d'optimiser l'efficacité individuelle et collective, mais également évaluer les compétences de son équipe et veiller à l'épanouissement personnel de chacun.
• au salarié de faire le point sur les missions qui lui sont confiées , échanger sur les points sensibles, analyser ses forces et faiblesses, recueillir un certain feedback   sur son travail, mettre en place des actions afin de progresser davantage (formation, coaching, etc.), négocier une augmentation ou une évolution au sein de l'entreprise.

Ce moment privilégié entre le manager et chacun de ses collaborateurs se base avant tout sur une relation de confiance, une bonne connaissance des personnalités rencontrées et un suivi régulier de l'évolution de chacun depuis son entrée dans l'entreprise.

 

Cadre de l'entretien et intérêt

2 situations se posent à vous : vous travaillez avec votre collaborateur depuis quelques années et vous le connaissez bien ou bien ce dernier est arrivé il y a moins d'un an et cet entretien annuel d'évaluation est son premier dans l'entreprise.

Collaborateur avec ancienneté

Votre collaborateur est dans l'entreprise depuis plusieurs années. Afin de préparer au mieux cette rencontre annuelle, reprenez la dernière évaluation ainsi que tout ce qui a pu être discuté sur le sujet au cours de l'année écoulée . Prenez également le temps de noter votre sentiment général sur le travail de votre collaborateur au cours de l'année écoulée (écueils, mais surtout réussites, la rencontre doit être constructive).

    Une bonne pratique consiste à noter régulièrement les réussites et écueils de vos collaborateurs tout au long de l'année afin de ne pas vous laisser influencer, le moment venu, par la dernière réussite ou le dernier échec et réagir de manière très subjective.

L'objectif étant la progression de votre collaborateur, il est essentiel de trouver, si nécessaire, en amont du jour J des réponses aux problématiques rencontrées par votre collègue. Par exemple, si votre collaborateur n'a pas atteint un objectif majeur, notez quelques pistes d'amélioration qui pourront l'aider à l'avenir. Cela permettra un échange constructif si ce dernier ne trouve pas de pistes par lui-même.

Anticipez ses ambitions professionnelles : en fonction de ses compétences, que pouvez-vous lui proposer qui débouche sur un contrat gagnant-gagnant entre lui et votre entreprise ? Pouvez-vous envisager une quelconque formation (certifiante ou non) qui pourrait lui convenir et le faire évoluer au sein de votre entreprise ? etc.

Nouveau collaborateur

Votre collaborateur est arrivé dans l'entreprise au cours de l'année et n'a encore jamais été évalué par vous. 

Pour préparer ce premier entretien, reprenez la fiche de poste ainsi que la feuille de mission de votre collaborateur et les objectifs initialement définis. Faites le point sur les objectifs fixés ainsi que les pistes d'amélioration éventuelles (si vous avez le recul suffisant pour ce faire au vu de son ancienneté dans l'entreprise).

Ce peut être l'occasion de débriefer sur ses premières impressions, son intégration dans l'entreprise , répondre à d'éventuelles interrogations de sa part, etc.

Documents préalables à un entretien annuel d'évaluation

Afin de mener au mieux cette rencontre, il est essentiel de travailler sur un certain nombre de documents.

Guide de préparation à l'entretien

Pour vous, manager

Ce mémento vous aide à appréhender l'entretien d'évaluation de manière objective et constructive. Un rappel de votre rôle dans cet exercice ainsi que le cadre dans lequel ce dernier doit se dérouler y sont souvent notifiés. Ce document peut également donner quelques explications/aides quant au remplissage de la grille d'évaluation et/ou présenter les logiciels utilisés pour l'évaluation ainsi que leur fonctionnement.

Les résultats de cette évaluation devront rester confidentiels.

Pour vos collaborateurs évalués

Ce guide présente à votre collaborateur le déroulement de la rencontre, la position de l'entreprise sur ce moment privilégié, les objectifs de l'entretien ainsi qu'une présentation des méthodes et techniques d'évaluation qui seront utilisées , notamment la grille d'évaluation, ainsi qu'une aide au remplissage de cette dernière ou bien à la bonne utilisation des logiciels utilisés.

Votre collaborateur pourra ainsi s'auto-évaluer de manière efficace avant votre entretien.

Par ailleurs, il lui est également stipulé que les résultats resteront strictement confidentiels.

Outil d'évaluation

Environ une semaine avant l'entretien en lui-même, l'outil d'évaluation sera transmis aux 2 parties afin que chacun puisse la remplir de son côté. Les 2 versions seront confrontées (votre collaborateur présente sa version en premier), analysées et débattues le cas échéant lors de la rencontre. L'objectif étant d'entendre et comprendre les arguments de l'autre afin d'arriver à un consensus. 

Voir notre exemple de grille d'évaluation .

 

Préparation concrète

En amont de vos entretiens annuels d'évaluation avec vos collaborateurs, une préparation minutieuse de la part des 2 parties est cruciale. Faute de quoi, l'entretien tournera au fiasco et à la démotivation.

Vous et vos collaborateurs faites le point par rapport à vos derniers entretiens. Cela permet à chacun de se poser et prendre un minimum de recul quant aux actions abouties, en cours, à mener, etc. Un moment nécessaire au bon fonctionnement du service, de l'entreprise, mais également à l’épanouissement personnel et collectif.

Objectifs

Les objectifs ont-ils été atteints : totalement, partiellement, pas du tout (quels écarts, quels écueils le cas échéant), comment se positionne chaque collaborateur par rapport aux autres membres de l'équipe, etc.

Quels ont pu être les freins à l'atteinte des objectifs : absence prolongée, maladie, autres motifs personnels pouvant entrer en ligne de compte, charge de travail augmentée de manière significative et impromptue, contexte économique soudainement tendu, contrats fournisseurs/partenaires rompus prématurément ou non remplis, etc.

Engagements

Les transactions précédentes ont-elles été réalisées : formation, augmentation de salaire, évolution de poste, etc. Si oui, ont-elles été bénéfiques ? Sinon, pourquoi n'ont-elles pas abouti ?

Compétences

Evaluer les compétences de chacun de vos collaborateurs par rapport à un référentiel donné pour son poste.

Si besoin, déterminez quelles ont pu être les causes possibles à une lacune : manque de formation, surestimation du niveau de compétence, etc.

Animation de l'entretien

Structurez dès à présent votre rencontre : définissez le lieu adéquat, la façon dont vous allez accueillir vos collaborateurs, les différents points clés de la rencontre, ainsi que ce vous souhaitez mettre en avant, etc. Il s'agit avant tout d'être capable de prendre le recul nécessaire à une évaluation la plus objective possible .

Par ailleurs, pour rester dans cet esprit constructif, il vous faut mettre l'accent sur les réussites, saluer les prises d'initiative positives , énoncer les écueils avec tact, etc. tout en restant sur les faits les plus marquants.  Ecoute active et empathie   sont ici 2 qualités essentielles.

Nouveau consensus

Quels nouveaux objectifs allez-vous fixer ? Quelle est la stratégie de votre entreprise ? Quels sont les moyens à votre disposition en matière de formation, coaching, etc. ? Quelles compétences manquant à l'entreprise sont potentiellement présentes au sein de votre équipe ? Comment les évaluer, les développer, les reconnaître, etc. ?

 

    Rappel : à l'issue de l'entretien, un compte-rendu de l'échange sera rédigé. Ce document - qui doit rester confidentiel - reprend ce qui a été dit tout au long de la rencontre (feedbacks sur l'année écoulée, atteinte ou non des objectifs fixés, pistes d'amélioration, succès, nouveaux objectifs, plans d'action à mener, etc.) et sera approuvé et signé par les 2 parties.