Comment définir un système de primes ?

Qu'est-ce qu'une prime de performance ?

Il s'agit d'un type de rémunération complémentaire au salaire fixe. La prime de performance est utilisée pour récompenser les collaborateurs lorsqu'ils atteignent des objectifs. Elle se décline en prime individuelle et en prime collective. Ces primes peuvent être évaluées et versées selon différentes périodicités : mensuellement, semestriellement ou annuellement.

Différences principales entre primes individuelles et primes collectives

Les primes de performance sont des leviers essentiels pour motiver les collaborateurs et aligner leurs actions sur les objectifs de l'entreprise. Elles se déclinent en deux catégories principales : les primes individuelles et les primes collectives.

• Les primes individuelles ont pour finalité principale d'impliquer les collaborateurs dans la réalisation de leur mission. En récompensant les résultats individuels, elles permettent également de fidéliser les employés, notamment les meilleurs, convoités par d'autres entreprises, voire des concurrents. La limite de ce type de prime est de créer une compétition interne où chaque salarié peut adopter un comportement individualiste pour servir ses propres intérêts. C'est là qu'interviennent les systèmes d'incitation collectifs.
• Concernant les primes collectives, leur but est de renforcer la communication et la collaboration au sein de l'équipe. De plus cela favorise une mise en commun de son expérience et de ses compétences pour un succès collectif. Pour que ce système fonctionne, il est impératif que les efforts de chacun soient équitables pour éviter des risques de tension préjudiciable à la performance du groupe.

Démarche pour définir un système de primes

Voici un exemple d'étapes à suivre pour concevoir des primes, qu'elles soient individuelles ou collectives.

1. Concevoir l'enveloppe budgétaire

   La fixation des niveaux de prime passe par la construction d'une enveloppe budgétaire. Cela permet d'allouer les ressources nécessaires tout en respectant les contraintes financières de l’entreprise.

   En termes de management de la performance, il est très intéressant de mener une analyse budgétaire précise pour apprécier le coût de ces moyens + les autres dépenses engagées, au regard des gains espérés générés par les choix stratégiques.
   C'est un processus vertueux pour une bonne gestion de la performance.

   Voici comment procéder de manière efficace :

   Définir un pourcentage de prime basé sur la rémunération globale

   L'une des méthodes les plus courantes consiste à fixer un pourcentage de la rémunération annuelle des salariés dédié aux primes. Ce pourcentage varie en fonction du secteur, des pratiques de l’entreprise et de ses objectifs stratégiques.

   Exemple : une entreprise peut décider de consacrer 10 % du salaire annuel d’un employé aux primes, en fonction des résultats individuels et collectifs.

   Intégrer le cout des primes dans le budget global

   L’enveloppe budgétaire dédiée aux primes doit être incluse dans les prévisions budgétaires de l'entreprise. Cela garantit que les primes restent soutenables sur le long terme.

   Point de vigilance : s’assurer que l’ensemble des coûts variables (primes, avantages divers) ne dépasse pas un seuil déterminé, afin de préserver la rentabilité.

   Analyser les coûts et les bénéfices attendus

   Une bonne bonne pratique consiste à mener une analyse approfondie des coûts liés au système de primes et le rapporter aux bénéfices engendrés

   • Coûts directs : montant total des primes à verser.
   • Coûts indirects : temps et ressources consacrés à la gestion et à l’évaluation des performances.

   Ensuite, comparez ces coûts aux gains attendus :

   • Augmentation du chiffre d’affaires grâce à une meilleure productivité ou une augmentation des ventes.
   • Amélioration de la qualité des services ou des produits, réduisant les retours ou réclamations et impactant positivement la satisfaction client.
   • Renforcement de la fidélisation des collaborateurs, limitant le coût du turnover.

   Anticiper les fluctuations de l’activité

   L’enveloppe budgétaire doit être conçue pour s’adapter aux variations de la performance de l’entreprise. Par exemple, une augmentation exceptionnelle des ventes peut générer un montant de prime pouvant compromettre l’équilibre financier. Il convient alors d'anticiper en prévoyant des plafonds. C'est un point important pour garder la maîtrise du système et éviter qu'il s'emballe.

   Définir des niveaux de déclenchement

   Pour optimiser l’utilisation de l’enveloppe budgétaire, définir des niveaux de déclenchement des primes. Cela signifie qu'elles ne seront attribuées que si certains seuils de performance sont atteints.

   Exemple de prime de performance individuelle : une prime peut être versée uniquement si l’augmentation des ventes dépasse 5 %, garantissant que les gains générés compensent largement le coût des primes.

   Communiquer sur l’enveloppe et sa transparence

   Bien que le montant exact de l’enveloppe budgétaire ne soit pas toujours partagé avec les salariés, il est important de communiquer sur la structure du système de primes. Cela renforce la transparence et la confiance dans le dispositif.

   Décliner les objectifs de l'entreprise par service, puis individuellement

   Il s'agit d'une phase importante. Afin d'assurer une cohérence entre les actions de chaque service et la stratégie de l'entreprise.

   Il convient de :

   • choisir la nature de l'objectif (exemple : amélioration du taux de satisfaction client)
   • sa cible (exemple : passer 60% à 80% de taux de satisfaction),
   • l'horizon temporel (exemple : sous un an). >Un bon objectif doit être SMART ((Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini).). C'est un point important pour ne pas démotiver ses collaborateurs devant la montagne à gravir ! A contrario, le niveau fixé demande obligatoirement une performance qui dépasse la simple exécution "normale" de ses tâches quotidiennes .

2. Définir les objectifs collectifs

   Il convient de définir, pour chaque entité, quelle doit être sa contribution aux objectifs du niveau supérieur. Par exemple, si un axe retenu est de maximiser la satisfaction client, pour la logistique, la traduction directe de cet objectif est de fiabiliser la livraison des produits.

3. Définir les objectifs individuels

   Décliner cet objectif au niveau individuel. Cela consiste à transformer les objectifs du service en missions précises pour chaque collaborateur. Pour reprendre l'exemple de la logistique, un responsable d'entrepôt pourrait avoir pour objectif de réduire le taux d'erreurs de préparation des commandes, tandis qu'un chauffeur-livreur pourrait se voir assigner un taux minimum de ponctualité dans les livraisons. Cette déclinaison garantit que chaque employé intègre sa contribution dans l'atteinte des objectifs stratégiques. Il sait précisément ce qui est attendu de lui. Cela donne du sens à son activité.

   Outils / méthodes : GROW, DPPO

   Pour analyser les objectifs de l'entreprise et ses déclinaisons, la carte stratégique est un excellent outil. Et bien-sûr, les managers concernés doivent participer impérativement à ces réflexions .

4. Choisir les indicateurs de performance

   Analyser les leviers qui ont une influence sur les objectifs par service . Ce sont des mesures complémentaires au suivi d'objectifs qui permettent d’évaluer si l’on avance vers la cible. Voici un travail à mener de concert entre les responsables de service et chaque membre leur équipe. Ils choisissent ensemble les critères pertinents qui concourent à l'atteinte de l'objectif collectif. Ces échanges peuvent être initialisés lors des entretiens annuels en projection de la période à venir.

5. Formaliser les règles de récompense

   Il est fortement recommandé d’instituer un système à paliers afin de récompenser un minimum l'effort, même si l'objectif n'est pas tout à fait atteint.

   Et bien sûr, à partir du moment où le palier cible est dépassé, prévoir une prime conséquente pour marquer la réussite.

   Ce système de paliers permet de valoriser les efforts progressifs tout en encourageant l'atteinte des résultats ambitieux. Par exemple, un premier palier peut récompenser 80 % de l’objectif, tandis qu’un second palier, correspondant à 100 % ou plus de l’objectif, offre une récompense supérieure.

   En parallèle, il est essentiel de définir des règles claires et transparentes :

   • Préciser les niveaux d'atteinte d'objectif : quels résultats ou comportements sont attendus pour chaque palier.
   • Établir des montants précis ou des pourcentages pour chaque palier afin que les collaborateurs sachent à quoi s’attendre.
   • Communiquer les délais : les périodes d’évaluation et les dates de versement des primes doivent être clairement spécifiées.

   Pour une question de transparence et pour favoriser d'adhésion au système, il est important de porter par écrit ces règles et rendre le document accessible à tous.

Déploiement et animation du système de bonus

Une fois le système défini, il convient de le mettre en oeuvre et de l'animer. C'est un rôle clé du manager, surtout dans une approche de management par les objectifs.

Voici les points clés pour cette étape :

• Présenter les objectifs et expliquer les règles Au niveau individuel lors d'un entretien. Lors d'une réunion avec l'équipe concernée par les résultats collectifs : rôle de chaque membre, l’objectif collectif à atteindre et la méthode de calcul de la prime.
• Assurer un suivi régulier

  Mettez en place des points d’étape pour vérifier la progression vers l’objectif. Communiquez les résultats intermédiaires pour maintenir la motivation.

• Récompenser et célébrer

  Une fois l’objectif atteint, verser les primes rapidement. Accompagnez cette distribution d’un moment de célébration (réunion, événement informel) pour renforcer la dynamique d’équipe.

• Évaluer et ajuster le système

  Analysez l’efficacité du système (impact sur la performance et la cohésion) et ajustez les critères ou les modalités si nécessaire.

Voir aussi la publication sur la rémunération variable.