Faire un devis : infos essentielles et modèle gratuit

Qu’est-ce qu’un devis ?

Il est établi par le vendeur préalablement à l’éventuelle conclusion de la transaction avec son client professionnel ou consommateur. En pratique, ce document est utilisé dans le cadre d’une prestation de services. Il vaut offre de contrat : le professionnel s’engage à fournir la prestation décrite au prix indiqué. Une fois signé par le client, ce dernier est obligé de payer le prix aux conditions qu’il a acceptées, avant de recevoir une facture.

Dans quels cas est-il obligatoire  ?

Il n’est pas obligatoire dans le cadre des relations commerciales entre professionnels.

Lorsque le client est un consommateur, le vendeur de biens ou de services peut être obligé, dans certains cas, d’établir un devis préalablement à la conclusion de la transaction.

Il est toutefois obligatoire pour les prestations suivantes :

•  Travaux et dépannages
• Services à la personne lorsque le montant de la prestation dépasse 100 € ou que le client en fait la demande.
• Soins médicaux lorsque le professionnel de la santé pratique des dépassements d’honoraires supérieurs à 70 €.
• Produits d’optique médicale.
• Déménagement.

Hormis ces cas précis, faire un devis n’est pas imposé par la loi. Néanmoins, cette pratique commerciale est vivement recommandée.

A quoi sert-il ?

Le vendeur de biens ou prestataire de services trouve plusieurs intérêts à établir un devis :

• Ce document écrit, une fois signé par le client, constitue un contrat entre les 2 parties : le professionnel est obligé de fournir le bien ou d’accomplir la prestation, le consommateur doit lui payer le prix. En cas de contestation ou de litige – non-paiement ou retard de paiement du client, par exemple – Il vaut preuve, il sécurise la relation commerciale. 

  Bon à savoir  : un contrat écrit – sous forme de devis, éventuellement – est obligatoire pour toute transaction dont le montant est supérieur à 1 500 €.

• C'est un gage de crédibilité pour l’entreprise. En outre, la plupart des consommateurs exigent un devis, notamment lorsque la transaction porte sur une prestation de services.
• C'est un moyen pour le professionnel de remplir son obligation légale d’information précontractuelle . Il mentionne les caractéristiques essentielles du bien ou du service : description, prix et date de livraison ou d’exécution. 

  A noter  : le vendeur peut communiquer l’information précontractuelle par d’autres moyens. L’affichage des prix en magasin, la mention des CGV sur le site de e-commerce, le bon de commande lors de la fourniture de biens…

Payant ou gratuit ?

Dans tous les cas où il est imposé par la loi, le devis est obligatoirement gratuit.

Dans les autres cas, le professionnel peut faire un devis payant à condition d’en informer préalablement son client.

Les mentions obligatoires 

Obligatoire ou facultatif, ce document commercial doit obligatoirement mentionner les informations suivantes : 

• Intitulé : « devis », « lettre de mission », « proposition de mission », « proposition de prix », « proposition commerciale » ou « offre commerciale ».
• Informations légales et coordonnées de l’entreprise.
• Coordonnées du client.
• Date d’établissement et durée de validité.
• Description détaillée des biens ou des prestations objets du contrat.
• Date de début et durée de la prestation, ou délai de livraison.
• Prix : prix unitaires HT et TTC, montant et taux de TVA applicable, tarif horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre et frais de déplacement le cas échéant, montant total à payer HT et TTC.
• Modalités de paiement : retenue de garantie et versement d’acompte le cas échéant.
• Modalités de livraison ou d’exécution du contrat.
• Assurance professionnelle, coordonnées de l’assureur et couverture géographique.
• Conditions de garantie et service après-vente.
• Caractère payant ou pas du devis.

 

Pour accepter le devis et sceller la relation contractuelle, le client appose la mention manuscrite « bon pour accord » et signe le document.

Point important : l’entrepreneur veillera à éditer 2 exemplaires et à le conserver pendant 1 an au minimum.

Modèle de devis gratuit 

Il peut être fait au choix sous format papier ou sous forme électronique. De nombreux logiciels en ligne permettent d’automatiser l’édition de devis, en règle générale sous condition de paiement d’un abonnement.

• Exemple de devis en .doc (Word)
• Exemple de devis en .xls (Excel)

Voici la version que vous trouverez dans les fichiers à télécharger. A utiliser pour vous aider à concevoir le vôtre :

Pourquoi demander une avance sur commande ?

A condition de bien connaître la différence entre arrhes et acompte, la pratique qui consiste à exiger le paiement d’une avance sur commande – sommes déductibles du prix total – présente plusieurs intérêts, notamment :

1. Le professionnel – vendeur de biens ou prestataire de services – qui doit commander auprès de son fournisseur des produits ou du matériel onéreux engage sa trésorerie dans des proportions moindres.
2. Il minimise le risque d’annulation de commande par le client . 2 raisons à cela :
   • - Sur le plan psychologique, le client se sent engagé du simple fait d’avoir versé des sommes en avance.
   • - Sur le plan légal, le client qui ne souhaite plus contracter supporte une perte financière.
3. Le commerçant et l’artisan disposent d’une partie du prix des produits ou de la prestation, ils s’offrent ainsi une assurance partielle contre les impayés clients.

En contrepartie, le professionnel est également tenu de respecter ses engagements, et ce dans les délais impartis.

Attention : à défaut d’exécution de ses obligations dans un délai maximal de 3 mois, l’entreprise qui a perçu les arrhes ou l’acompte doit verser au co-contractant des intérêts au taux légal, sauf exceptions. En tout état de cause, les intérêts sont déduits au moment du paiement du reliquat par le client.

Arrhes ou acompte : quelles différences ?

Le Code de la consommation et le Code civil définissent et encadrent strictement le régime des arrhes et des acomptes.

Exiger des arrhes permet aux parties d’annuler la commande.

Lorsque le vendeur ou le prestataire demande le versement d’arrhes, il ouvre la possibilité aux 2 parties – lui-même et son client – de revenir sur sa décision d’achat. Mais renoncer à la commande implique des conséquences :

• Le professionnel qui n’honore pas la commande alors que le client a payé des arrhes doit lui rembourser 2 fois le montant versé.
• Le particulier qui a consenti une avance sur commande ne peut se faire rembourser le montant des arrhes en cas d’annulation.

L’acompte engage fermement les parties

La loi ne mentionne pas l’acompte en tant que tel. La jurisprudence admet que le fait pour le professionnel de recevoir une somme d’argent constitue un commencement de preuve du contrat de vente conclu avec le client : dans cette mesure, aucune des 2 parties ne peut valablement annuler la commande.

En pratique : si une partie ne respecte pas ses engagements – obligation de payer pour le client et obligation de fournir le bien ou la prestation à la charge du professionnel – son co-contractant peut mettre en jeu sa responsabilité pour inexécution contractuelle. Dans ce contexte, la partie défaillante s’expose au risque d’exécution forcée et de paiement de dommages et intérêts.

Exemple : le client commande un chantier auprès d’une entreprise de travaux. Il verse un acompte de 30 % à la signature du devis. Le jour du début du chantier, le client signifie à l’artisan qu’il ne souhaite plus réaliser les travaux. Sauf cas de force majeure, 2 conséquences :

1. Le particulier ne peut pas demander le remboursement de l’acompte.
2. L’entreprise peut demander au juge l’exécution forcée – réalisation des travaux contre paiement – et/ou des dommages et intérêts en cas de préjudice – si l’artisan a refusé d’autres chantiers ou loué du matériel, par exemple.

Dans la situation inverse où l’entreprise de travaux annule le chantier après versement de l’acompte, l’artisan supporte lui-même les risques d’exécution forcée et de dommages et intérêts en cas de préjudice.

Avance sur commande : des arrhes sauf mention contraire.

Les avances versées sont considérées par défaut comme des arrhes. Avant d’ établir son devis ou son bon de commande , l’entrepreneur doit donc être très attentif à la formulation utilisée pour mentionner le paiement des sommes à l’avance .

• S’il souhaite s’offrir la possibilité d’annuler le contrat sans risque de poursuite judiciaire – au seul risque de perdre le double des sommes perçues en avance – le professionnel peut simplement porter la mention « XXX(montant des arrhes) € payés à XXX(date) » ou préciser « XXX(montant des arrhes) € payés à XXX(date) à titre d’arrhes ».
• S’il est sûr d’honorer ses engagements et qu’il veut se prémunir contre tout risque d’annulation par le client, le professionnel doit obligatoirement porter une mention de type « Acompte de XXX(montant de l’acompte) € payé à XXX(date) ».

A noter : le montant de l’acompte ou des arrhes peut être indiqué sous forme de pourcentage du prix total de la commande.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 500 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.